La Comunicación como herramienta de Dirección

La comunicación es fundamental para el ser humano, puesto que a través de ésta logra establecer relaciones interpersonales, las cuales son la base del buen funcionamiento de una organización.  No es posible «no comunicar» en presencia de otro, ya que el no querer comunicar, comunica que el hecho de que no queremos comunicar, y como todo lo que hacemos comunica, debemos cuidar nuestro lenguaje lingüístico y no lingüístico para evitar que sea descodificado de manera desvirtuada.

En un directivo debe existir o debe desarrollar la habilidad para comunicar de manera eficaz, lo cual no es algo sencillo, ya que un buen comunicador deberá poseer las siguientes características:

• Vasta cultura para entender conceptos y significados.
• Dotes receptivas para escuchar activamente.
• Dotes de comprensión para ponerse en el lugar del otro
• Dotes de persuasión para modificar actitudes.
• Facilidad de Expresión utilizando diversos canales.
• Saber elegir el entorno adecuado.

Existen diferentes niveles de comunicación, los cuales deberán ser utilizadas de manera oportuna por el directivo, según la necesidad del momento, tales como:

• Comunicación Cara a Cara
• Comunicación Grupal
• Comunicación Organizacional

Asímismo, dentro de las organizaciones existen diferentes tipos de comunicación en función de la dirección:

1- Descendente: Es cuando se dirige desde la máxima autoridad hacia el subordinado. Se puede mejorar si: a) Se adquiere una actitud positiva ante la comunicación, b) Los gerentes ofrecen información de interés para los subordinados, c) Se planifica la comunicación, d) Se crea confianza entre emisores y receptores y e) Que importe más la calidad que la cantidad de información.

2- Ascendente: Es cuando la comunicación fluye de abajo hacia arriba. Es un tipo de comunicación difícil dependiendo de los niveles de la organización, pero si no existe, el directivo no podrá tomar decisiones adecuadas. Para lograr que esta comunicación sea efectiva, se han desarrollado algunas técnicas: a) Reuniones informales (fiestas, eventos informales que permitan de manera no planeada comunicar ciertos sentimientos y opiniones), b) Encuestas y cuestionarios, c) Reuniones Formales, d) Buzones de preguntas, e) Dominación de niveles jerárquicos y f) Defensor de los derechos públicos.

3- Comunicación Cruzada: Es aquella que se da sin seguir los cauces jerárquicos habituales. En las organizaciones futuras, debido a la descentralización del trabajo, se empleará más profundamente, se trabajará más por proyectos que departamentalmente, lo que significa un intercambio de posiciones de liderazgo, dándose la paradoja de que una persona pueda ser subordinada en un proyecto y líder en otro, así que se habla de liderazgo intercambiable.

4- Comunicación Escrita: Es la comunicación habitual de las organizaciones y tiene gran peso y alcance, se sintetizan las palabras y pueden controlar los rumores, pero no hay retroalimentación, tardanza en rectificación y exige planificación. Es oportuna cuando se necesita enfatizar situaciones y se busca rapidez y claridad comunicativa.

5- Telecomunicaciones: Es una herramienta comunicativa a tono con la actualidad tecnológica y de gran utilidad, ya que permite lograr mantener la comunicación sin importar la distancia, la desventaja es que si se abusa de ésta, se puede perder el trato humano cercano.

6– Los Rumores: Son formas de comunicación que se dan dentro de una empresa cuando la comunicación descendente es bloqueada y no quiere dar cierta información. Aparecen por la necesidad de encontrar respuestas a las preguntas de los colaboradores, y es la que se difunde con mayor rapidez en detrimento de las distorsiones que produce en la información transmitida. tiende a producir incertidumbre provocando temor en los empleados, siendo foco de atención bajando la concentración y la eficiencia del personal, por lo que se debe contrarrestar proveyendo una información clara y a tiempo.

Barreras que dificultan los procesos de comunicación interpersonal.

El proceso de comunicación es sensible y se deteriora con facilidad, por lo que debe cuidarse y crear los mecanismos necesarios para conservar su fluidez. La cultura, la atención, el interés, la semántica, la experiencia, las emociones, los códigos lingüísticos, los escenarios, los canales y los ruidos son factores que intervienen en un sistema de comunicación, y cada uno debe ser tomado en cuenta para lograr una comunicación efectiva, de lo contrario podrían convertirse en barreras comunicativas.

Barreras que provocan: 

Falta de planificación: Antes de comunicar, es necesario definir el mensaje, el canal y sus posibles efectos.

Suposiciones no aclaradas: Es preciso escuchar antes de hablar para poder aclarar suposiciones erróneas.

Distorsión semántica: El significado que atribuimos a ciertas palabras o frases, depende de nuestra cultura, experiencia o uso particular, por tanto, hay que cuidarlas.

Mensajes mal expresados: Frases mal hechas o palabras mal elegidas podrían distorsionar el mensaje.

Culturas Internacionales: Conocer los mensajes ocultos que hay detrás de frases o gestos de otras culturas es una tarea ardua.

Desconfianza y temor: En este estado no hay clima adecuado para una comunicación afectiva.

Sobrecarga Informativa: El exceso de información no permite una asimilación adecuada de la misma.

En definitiva, la mayoría de los problemas en la comunicación surgen por las malas condiciones en las que esta se desarrolla, pero podemos mejorar la eficacia, mejorando los siguientes sistemas:

Feed-Back: Este proceso permite al emisor ser partícipe del nivel comprensivo del receptor, con la desventaja de que toma tiempo.

Escucha Activa: Hacer el mensaje del otro propio. Dejar hablar y hacer sentir al otro relajado,  demostrar interés, eliminar distracciones, sentir empatía, ser paciente, contener el temperamento, ser cuidadoso en discusiones y críticas, hacer preguntas.

Identificación Semántica: Un significado encierra tres componentes:

1- Cognitivo = Ideas y conceptos asociados.

2- Afectivo = Sensaciones y Emociones que despierta

3-  Conductual = Comportamiento derivado del significado

La posibilidad de de entender el significado exacto que otras personas atribuyen a los conceptos es la verdad clave de la comunicación, ya que es la posesión de un código común.

Control Emocional: Hablar en un estado emotivo, muchas veces no nos permite ser objetivos, pero se puede tratar de controlar emocionalmente los sentimientos saliendo de nosotros mismos concentrándonos solo en el componente cognitivo.

La comunicación se podría mejorar en la organziación si aplicamos las siguientes reglas:

• Hay que saber y estar segur de lo que se dirá
• Se usarán significados vulgares en la medida de lo posible
• Se usará un nivel informativo adecuado a los conocimientos y cultura de los interlocutores
• Se deberán comunicar contenidos de interés para los receptores
• Deberá haber armonía entre el lenguaje verbal y no verbal
• Deberá existir feed-back
• La comunicación es vehículo de la transmisión de emociones positivas
• Se deberá practicar la escucha activa

En conclusión, la comunicación es una herramienta que encierra un sin número de factores que deben ser tomados en cuenta a la hora de seleccionar e implementar un sistema de comunicación dentro de una organización, fortaleciendo las relaciones interpersonales con códigos y canales claros y de entendimiento común, acorde con la cultura y la formación de los colaboradores. De igual forma, los directivos deben ser un ente de comunicación efectiva, practicando la escucha activa y la empatía para lograr el feed-back necesario que permita un mayor y mejor enfoque de las necesidades de los empleados y la organización en sí, haciendo uso efectivo de esta información creando la sinergia adecuada para la consecución de los objetivos de la empresa.

Para recalcar la importancia de velar por un sistema de comunicación eficaz dentro de una empresa, les dejo este video:

28 comentarios / 18 Jun 2012 por Elizabeth Montes De Oca Almonte
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Sostenibilidad

La sostenibilidad, lejos de ser una moda, es un tema que va ganando terreno a medida que pasan los anos, convirtiendose en una necesidad para las empresa, ya que el entorno lo demanda. Es una herramienta de gran vision con la cual las empresas logran el equilibro para mantenerse en el  tiempo, conjugando la parte economica con la social y la medioambiental, tema ultimo que cada vez se hace de mayor notoriedad e importancia a nivel global.

Las empresas siempre han persguido un fin economico, el cual no ha dejado su razon de ser, pero para magnificar su proposito, deben involucrar la parte social y medioambiental, que al final son los que les generan sus beneficios.

Dentro de esta sostenibilidad, las empresas deben trabajar para ser socialmente responsables, y no solo en el marco de cuestiones legales o lo que les corresponde como organziacion, es decir, no solo cumplir con el fin para lo que fueron creadas, satisfacer las necesidades de su publico objetivo, sino que debe ir mas alla, debe trabajar para generar el win-win, pero no solo a nivel comercial, sino que trascienda a su entorno social y medioambiental.

El tema de la sostenibilidad esta creciendo de tal manera que cada vez son mas las universidades y escuelas de negocio que insertan dentro de sus ofertas formativas programas de maestrias en el tema, puesto que esta creciendo el numero de empresas que estan asumiendo una estructura organizacion sostenible, mientras que otras aun lo manejan como estrategias aisladas para perseguir un fin determinado, pero esto va a depender de su naturaleza.

Si todas las organizaciones asumieran una vision generadora de la triple cuenta de resultados, podriamos decir que nos espera un futuro brillante, pero como es un tema que para muchos es una fantasia, nos toca exigir que esos resultados lleguen a ser realidades.

Enviar comentario / 06 May 2012 por Elizabeth Montes De Oca Almonte
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Ideas practicas para reducir costes

La reduccion de costes es una tarea que los administradores tratan de llevar a cabo cada dia. Para ello se realizan un sin numero de acciones que tienen un impacto positivo en el resultado final.  Algunas de las que se realizan en la empresa donde trabajo son las siguientes:

– Consolidar las compras de varias empresas del grupo para obtener mayor volumen  y por ende, mejores precios.

– Al importar, consolidar varios materiales de poco volumen para amortizar los costes de fletes.

– Comprar directo a los fabricantes o con los menos intermediarios posibles.

– Compra de combustible para todo el grupo empresarial obteniendo precio de distribuidor.

Pero tambien hay otras formas con las que se puede obtener buenos resultados, y es eliminando o controlando el mal que padecen muchas empresas en la actualidad, puesto que los empleados hacen uso inadecuado de los recursos de dicha empresa. «Hagamosle fiesta a lo que nada nos cuesta»  Cuando la alta gerencia expone que hay que reducir costes, generalmente atinan en dejar de comprar tal o cual cosa, sin detenerse a pensar que implementando ciertos lineamientos de control, tambien podemos reducir costes.

A continuacion algunos ejemplos de los controles que utilizamos:

– Designar un responsable de los materiales gastables de oficinas, con control de entrega. Ej: Si alguien se le termina el boligrafo, debe retornar el vacio para que le entreguen uno nuevo. Con esto se ha logrado mayor tiempo de reposicion.

– Control en los insumos de mantenimiento de maquinarias. Ej: De igual forma, para solicitar un aerosol nuevo, deben retornar el envase  vacio al encargado de almacen. Con esto se ha conseguido un mayor rendimiento en estos insumos.

– Asignacion de herramientas al personal especifico del area. Ej: Cada mecanico tiene asignada sus propias herramientas de trabajo, las cuales estan bajo su responsabilidad. Con esto se ha logrado comprar herramientas con menos frecuencia, puesto que antes se perdian y nadie daba razones.

En fin, existen muchas formas con las que podemos eficientizar los recursos de la empresa, lo cual ayuda a la reduccion de costes, obteniendo el mayor beneficio posible. Esto me recuerda el caso de una aerolinea que gano miles de dolares con tan solo reducir una aceituna del almuerzo ofrecido en los vuelos, tan simple como eso. Aveces creemos que un centavo no cuenta o no significa mucho, pero como dice el presidente y dueno del grupo empresarial donde trabajo (mas de 50 empresas) «Hay que caerle atras a los centavos que los millones llegan solos».

Enviar comentario / 02 May 2012 por Elizabeth Montes De Oca Almonte
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Papel Directivo en la Creacion de Valor

En sentido general, el directivo es el protagonista en las actividades empresariales, ya que sobre este descansa la responsabilidad de definir las estrategias a seguir para que la empresa alcance los objetivos planteados, además, marca las pautas y directrices sobre las cuales la empresa debe caminar y regirse, por tanto, es un propulsor de creacion de valor.

Al vivir en una actualidad donde el costo financiero es cada vez mayor, se precisa de contar con habilidades directivas aficaces, que aseguren la rentabilidad de la empresa, generando mayor valor para el accionista. Por ende, el directivo debe evaluar cada eslabon de la cadena de valor de manera constante para tomar las decisiones que entienda pertinente, ya sea para reestructurar, reforzar o eliminar en caso de ser necesario, puesto que a través de una eficientización y optimización de su cadena de valor, es como puede crear y añadir valor.

Una gestión basada en valor simplifica la evaluación de la estrategia empresarial permitiendo a su vez, la evaluación de los negocios sobre una base contable y facilitando la asignación de recursos de manera adecuada, alineando los objetivos de gestión con la generación de valor.

La creación de valor no es solo un compromiso directivo, sino que involucra a toda la estructura organizacional, pero es el directivo quien debe crear los mecanismos necesarios para se pueda dar esta sinergia.

El profesor y escritor Finlandés Karl Sveiby, ha profundizado la idea de la gestión del conocimieno para innovar generando valor, y habla de un futuro inevitable basado en una nueva organización del trabajo con nuevas formas organizativas que garantizan la interacción de los trabajadores del conocimiento en redes de creación de valor.

Sveiby ve la organización como una red de relaciones mediante cuya activación se produce valor, y para tratar de entender esa creación de valor y realizar las distinciones precisas para comprender y hablar del fenómeno, Sveiby propone un esquema de tres nodos, representados en el siguiente triángulo:

Dependiendo de las aptitudes, actitudes, capacidades y valores de las personas que intervienen en una organización, será la calidad de la relación con las estructura interna y externa, y del resultado de esta relación es que obtenemos la creación de valor.

Por tal razón, los directivos deben contar aptitudes, actitudes, capacidades y valores que generen valor a la organización, los cuales al final deben traducirse en $$$. Deben utilizar estas cualidades para integrar las estrategias, las tácticas y la operatividad basados en la metodología integradora de procesos empresariales con medición de desempeño y creación de valor.                            

Enviar comentario / 28 Abr 2012 por Elizabeth Montes De Oca Almonte
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Creatividad e Innovación Empresarial

La creatividad junto con la innovación son elementos que han venido interactuando en el entorno empresarial desde hace mucho tiempo, pero que a medida que los mercados se hacen más competitivos, dichos elementos han tomado un papel protagónico, ya que por medio de éstos las organizaciones pueden desarrollar aquellas ventajas competitivas que les permitan mantenerse con exito.

• Proponer retos
• Motivar
• Fomentar una participación activa
• Dar mayor autonomía
• Generar variedad, evitando el estancamiento.

• Fomentar la creatividad (Que es la que genera las ideas para innovar)
• Erradicar el miedo al fracaso
• Estar atentos a los cambios del mercado
• Lanzar nuevos productos, servicios o cambios de procesos. 

La creatividad es una herramienta valiosa para el gerente emprendedor, ya que le permite salir de la rutina y los métodos de costumbre, además de que la práctica de soluciones creativas genera un ámbito fértil para el surgimiento de la innovación como conducta de la organización.

 «Creativity is a driver for innovation and a key factor for the development of personal, occupational, entrepreneurial and social competences and the well-being of all individuals in society». Creativity and Innovation, European Year 2009.

1 comentario / 13 Mar 2012 por Elizabeth Montes De Oca Almonte
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