Ideas prácticas para reducir costes.

Ideas prácticas para reducir costes.

Ya sea que la empresa este recibiendo el impacto de la globalización, se vea sometida a una baja rentabilidad o muestre pérdidas al final de su cuadro de resultados, este perdiendo participación en el mercado debido a los altos costos, carezca de capacidad de maniobra, desee dar guerra en el mercado, o se vea ante una falta de liquidez, recurre invariablemente a la reducción de costos. Una reducción de costos aplicada generalmente sin proyección estratégica, carente de método y sistema, que muchas veces no produce los resultados esperados en el corto plazo, y nunca logra objetivos ni en el mediano ni en el largo plazo.

¨En las empresas pequeñas el desvío de rentabilidad o altos costos se debe a la falta de formalización de los procesos del negocio, los cuales no se limitan únicamente a los procedimientos del área de producción”, señala Bruno Blackmore Sánchez, gerente de Investigación de Fraudes de la firma de consultoría Ernst & Young.

Viáticos, impresiones, tarjetas de presentación, papelería, cafetería, insumos de limpieza, mensajería, comidas, regalos corporativos y todo lo que se requiere al interior de una compañía para que ésta funcione, son algunos gastos de operación que se encuentran esparcidos en diversas áreas de una compañía. Por lo tanto, asegúrate de que éstos se utilicen correctamente, sobre todo, en las áreas relacionadas con el funcionamiento de tu negocio en donde no se registran ingresos, sino sólo egresos, como administración, seguridad, logística, telecomunicaciones y recursos humanos.

La reducción de gastos tiene como objetivo final maximizar recursos y lograr mayor eficiencia en una empresa. Aquí los primeros pasos para iniciar este proceso.

1. Conoce tus gastos de operación y piensa que reducirlos tendrá un beneficio inmediato en tus estados de resultados.
2. Define tus necesidades, es decir, establece qué requiere tu negocio y en qué áreas crees que gastas de más.
3. Observa el mercado. Recuerda que debes satisfacerlo y quizá haya cosas que puedas mejorar del interior hacia afuera.

Antes de involucrarte en un proceso de maximización de recursos también tienes que entender en qué consiste cada gasto. Para ello, platica con el responsable de cada una de las áreas que intervienen en la operación para justificar y describir el beneficio de los egresos. Apóyate en las siguientes preguntas.

• ¿En qué se invierte el dinero?
• ¿Cuál es el objetivo que se busca?
• ¿Cómo se beneficia la empresa?

Una vez entendido el gasto, el siguiente paso es delegar la responsabilidad del proceso a la dirección de finanzas o a la dirección general. Los titulares de estos departamentos serán los encargados de revisar área por área en qué se invierten los recursos. Otra herramienta útil es contar con las estadísticas semanales y mensuales del departamento de compras.

Para reducir los gastos no hay reglas generales. Por el contrario, “cada caso es diferente y cada proceso es un caso. No puedes aplicar un ahorro o reducción de determinado material a toda la empresa, porque tal vez afectes a tus vendedores o clientes. Esto a largo plazo será contraproducente”, afirma Perales.

Visión de ahorro

Uno de los problemas más comunes en las empresas es la resistencia al cambio. “Existen usos y costumbres arraigadas que con el paso del tiempo se convierten en mitos: ‘esto no se puede’ o ‘siempre se ha hecho así’.

Una de las políticas no escritas en la mayoría de las empresas es el uso de la caja chica. Este es un recurso que puede generarte un gran ahorro si realizas compras de economía a gran escala, es decir, al mayoreo. No olvides que la falta de tiempo y las urgencias del día a día elevan considerablemente tus costos de operación, por lo que siempre lleva un estricto control sobre las compras.

Para entrar de lleno al análisis de estos gastos es importante familiarizarse y analizar las órdenes de compra, los recibos y las facturas. Otra recomendación es asegurarte que tus colaboradores no perciban la reducción de gastos como algo negativo; al contrario, hazles notar que al igual que en una casa, el objetivo de ahorrar en una empresa es encontrar soluciones para no sacrificar la calidad de vida e incrementar su rentabilidad. Al final, esto traerá beneficios para todos que pueden reflejarse, por ejemplo, en utilidades por ventas o bonos de trabajo.

TÍPICOS ERRORES
• Ver al mercado como el único factor que afecta la rentabilidad de tu negocio, sin tomar en cuenta razones internas.
• No reconocer que toda empresa puede mejorar y hacer más eficientes sus procesos.
• No poner atención a los gastos de operación y considerarlos a todos como necesarios e imposibles de reducir.
• Hacer de algunos gastos y compras leyes no escritas y no debatibles para su modificación.

TIPS PARA ECONOMIZAR
• Realiza compras mensuales (o anuales) al mayoreo. Esto evitará desvíos de recursos diaria o semanalmente a través de la caja chica.
• Afíliate a algún club de precios para economizar. Recuerda que si compras a escala puedes obtener mejores ofertas.
• Inscríbete en un sistema de intercambio empresarial, en donde puedas pagar en especie algunos productos y servicios que tu negocio utilice como insumos de operación.
• Aprovecha los espacios dentro de tu empresa, negocio u oficina, siempre y cuando los empleados no se encuentren incómodos.
• Analiza la posibilidad de adquirir o renovar maquinaria, vehículos o equipo de cómputo por medio de arrendamiento.

No hay comentarios / 19 Feb 2013 por Mergil de Jesús Rodríguez Acosta
madeon /

Comentarios cerrados.