HERRAMIENTA MÁS ÚTIL EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

No creo que sea justo categorizar una herramienta o un método por encima del resto. Es cierto que hay métodos que son más complejos que otros y que contienen mayor información, pero esto no significa que sean una herramienta más válida. Lo que hace un método más útil que otro es la adecuación del mismo al proyecto que lo requiere. Un método demasiado complejo puede ser muy válido para una dirección de proyecto y darnos mucha información, pero si lo que necesitamos podemos obtenerlo con herramientas de menor control o más simples, puede ahorrarnos costes de control y evitar una posible infoxicación, que supondría retrasos y por lo tanto un mayor coste.

Por lo dicho anteriormente voy a escoger el método que entiendo más adecuado para mi labor profesional. Soy miembro de un equipo en un departamento de marketing estratégico de una empresa, donde se han de tomar decisiones y medidas que involucran a toda la firma y que toda la empresa debe conocer para aplicarlas de forma coordinada, creo que el método que más se adapta es el de Estructura desagregada del proyecto EDP/WBS.
La elección se debe a que esta herramienta incluye todas las actividades a realizar en el proyecto. como he dicho esto es básico en mkt estratégico ya que en cualquier proyecto de marketing la campaña la rompe el eslabón más débil, que puede ser el trabajador de cara al público, manager, director, publicidad, producto final… que no esté coordinado. Además descompone el proyecto en distintos subpartes a alcanzar y ayuda a aplicar conocimientos antiguos tanto de logros como de costes de anteriores proyectos. Por todo esto será el método que aplique y que en mi caso creo mejor.

Francisco Javier Vázquez González

Enviar comentario / 25 Nov 2014 por fvazquezgonzalez
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LAS HERRAMIENTAS DE DIRECCION DE PROYECTOS Y EL FUTBOL

 

Quisiera realizar esta entrada con una analogía muy particular. Consiste en comparar las herramientas de Dirección de Proyectos con el deporte mas famoso del mundo, el fútbol, con el fin de realizar una analogía comprensible para la mayoría.

Dirigir un equipo de fútbol a lo largo de una campaña anual se puede comparar con la dirección de proyectos de cualquier naturaleza. Todo inicia con un equipo de personas comprometidas con alcanzar un objetivo final, el cual debe estar encabezado por un Director Técnico con habilidades especiales. Se denomina director técnico porque precisamente esta persona requiere el manejo de diferentes técnicas que le permitan afrontar cada situación. A decir verdad, cualquiera no tiene lo que se necesita para ser un Director.

Una vez existe el director, entran a desempeñar su papel los demás jugadores. Cada jugador tiene una función definida que busca aportar para alcanzar los objetivos. Ya supondrán ustedes quien es la persona encargada de velar para que cada jugador cumpla con su función; esto consiste en supervisar y coordinar que los jugadores no actúen a destiempo, que no sobre dimensionen su espacio, que no extralimiten sus funciones y que no actúen en contra de lo planificado. Suena fácil o sencillo, pero detrás de todo esto hay una serie de habilidades claves que cualquier Director debe manejar si quiere llevar a su equipo a la final.

El fútbol y los proyectos requieren de decisiones rápidas, de no dejar pensar al rival. Si no actúas a tiempo puedes empatar o perder. A ningún hincha, a ningún sponsor le llama la atención esas opciones. Todos los interesados en el equipo tienen un único fin: ganar.

Ahora bien, no digo que no se cometen errores. La clave está en la manera de corregirlos y prevenir que vuelvan a ocurrir. La capacidad para manejar esos riesgos va desde que inicia el partido hasta que suena el silbato que indica el final. Así mismo funciona un proyecto; en el ultimo minuto puede perderse todo. Cuando tu equipo va ganando, cada minuto que pasa aumenta la probabilidad de llevarte los tres puntos. Recordemos, todo proyecto disminuye su riesgo a medida que avanza. Así mismo es el fútbol, pero no olvides que son 90 minutos, no 89 sino 90.

Si no te has dado cuenta hemos analizado de manera intrínseca las habilidades y técnicas requeridas en la dirección de proyectos: En primer lugar la habilidad de liderazgo. De igual manera la habilidad técnica y conocimiento especifico para planificar resultados. También está presente la gestión de alcances, tiempo, recursos y riesgos.

Se dice que nada en el fútbol está escrito, tampoco en los proyectos.  Me atrevo a realizar tal afirmación respaldado en el hecho que donde hay variables humanas que no se pueden controlar en un 100%, habrá espacio a los errores y será la misma capacidad humana la única que pueda encaminar esfuerzos para resolver cada situación.

 

Enviar comentario / 25 Nov 2014 por mdelgadocarvajal
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Herramientas de gestión de proyectos

 

Dentro de las diferentes herramientas que hemos estudiado, considero que las estructura desagregada del proyecto, nos da una visión de lo que debemos hacer y en que fase del proyecto estamos, junto con su evolución, que nos permite tener el proyecto bajo control, y adaptar los posibles cambios y desajustes.

Esto en organización de eventos es muy útil, dado que la gestión de los tiempos, proveedores, contratos etc. tiene que ser muy riguroso, ya que el trabajo de mucho tiempo se ejecuta en unas horas, y todo debe estar perfectamente coordinado.

Además el método del valor ganado es una visión muy real de cómo analizar los desajustes que se producen a la hora de realizar un proyecto, y el control de las desviaciones presupuestarias. Esto en organización de eventos es muy útil, ya que los precios tiene una gran flexibilidad según el momento de su reserva.

Asimismo el conocer los diferentes tipos de contratos, a la hora de elegir proveedores es muy importante, ya que los posibles problemas en la ejecución del evento, deben estar perfectamente reflejados, con sus penalizaciones etc.

Conocer a cada uno de los stakeholders es básico, ya que los posibles choques de intereses pueden provocar fricciones, y saber a quién debe de dirigirse cada uno, o lo que debemos exigir a cada uno , nos ayuda a que se cumplan todos los roles correctamente.

 

Enviar comentario / 24 Nov 2014 por dbarrio
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Técnicas o herramientas útiles en la gestión de un proyecto

Desde la experiencia y después de haber tenido en la oportunidad de estudiar diversas herramientas y técnicas para la dirección y la gestión de un proyecto creo que independientemente de si unas son mejores o peores lo importante es su combinación a lo largo de la vida de un proyecto.

Técnicas de control, ciclo lógico, ajustes, las herramientas deben adaptarse cada vez al entorno y la temática del proyecto.

Durante mi experiencia como jefa de proyectos primero en Fundesate y ahora en EOI he aprendido que las herramientas son útiles siempre que estas sean flexible y adaptables a la especificad del proyecto o su envergadura.

Yo estoy especialmente motivada con los mecanismos de control de un proyecto como el EV y la toma de decisión en lo que a los ajustes se refiere.

Enviar comentario / 24 Nov 2014 por tmartinez
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Técnicas o Herramientas mas útil para Gestión de Proyectos.

Dentro de los temas estudiados durante el curso de Dirección de Proyectos he podido ver que existen muchas herramientas que se pueden utilizar para realizar un buen proyecto.

Si bien en cierto, durante mi experiencia laboral,  no he trabajado directamente en un proyecto establecido como tal, es decir, utilizando las plantillas, evaluando el avance de los mismos, calculando los costos planificados vs. los costos reales; la gestión de proyectos se puede aplicar a los trabajos o tareas que se tienen que presentar a las personas interesadas.

Como experiencia, trabaje como Auditora Interna en una empresa de Seguros, en donde tenía que presentar los informes de las revisiones a los principales procesos al Directorio y al ente regulador. Para poder cumplir con todos los informes, se elaboraba un plan de trabajo, para ésto nos ayudábamos con el Diagrama de Gantt, donde se establecían las tareas y el tiempo que duraría cada revisión. Asimismo, revisábamos los riesgos e identificábamos cuales eran los críticos (dependiendo de su probabilidad y su impacto) y evaluábamos las recomendaciones sobre los mismos, es decir, si se iban a eliminar, transferir, mitigar o acepta.

Otro punto que me pareció interesante fue la Gestión de Compras y la relación con los tipos de contratos que se deberían de considerar dependiendo del servicio o producto que se necesita para cumplir con el Proyecto.

 

Giannina Rivera

Enviar comentario / 24 Nov 2014 por Giannina
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Técnica Más Util en la Gestión de Proyectos

Las herramientas que hemos estudiado hasta ahora, tanto las que hemos utilizado anteriormente, como las que hemos visto por primera vez, serán de gran utilidad en nuestro devenir profesional y personal. Todas ellas tienen más ventajas que puntos contras en su aplicación. Sin embargo, el método que considero fundamental para el desarrollo exitoso de un proyecto (o para el descarte de uno no tan exitoso) es el de la Estructura Desagregada del Proyecto (EDP).

La EDP proporciona, en un solo elemento, una visión panorámica del conjunto total del proyecto y al mismo tiempo el detalle de cada uno de sus niveles más inferiores, los paquetes de trabajo.

La EDP define con detalle cada una de las actividades que se van a realizar así como el resultado o entregable que esas actividades debe producir.

El diseño mismo de la organización que se hará cargo del desarrollo del proyecto se fundamenta en la EDP.

Las otras técnicas, utilizadas para la gestión del alcance, tiempos, costos, riesgos, etc. todas utilizan como base la información obtenida de la EDP.

Obviamente, al realizar cualquier  proyecto se requiere definir con la mayor claridad posible las actividades que lo integran. No es una idea nueva realmente. No obstante la metodología de desarrollo de la estructura desagregada del proyecto, permite que esta se haga de manera sistemática y que el resultado que se obtiene sea de valor crítico para el resto del desarrollo del proyecto.

Adicionalmente la documentación que se asocia con la EDP constituye la base de conocimiento de proyectos para la organización ejecutante.

Sin duda, la EDP, realizada de forma adecuada,  es la base para la gestión exitosa de un proyecto.

 

Enviar comentario / 23 Nov 2014 por jfumero
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Herramientas mas utilizadas en la dirección de proyectos

La Dirección de proyectos surge de una idea pequeña o grande para desarrollar un producto o servicio bien sea para nuestra propia empresa y convertirlo en un proyecto para lograr un objetivo  con una planificación, gracias a las habilidades y herramientas  del recurso humano o de las organizaciones buscando un fin económico o social .

Luego de  concretar la idea debemos diseñar las tácticas y estrategias  para tener en cuenta los recursos humanos y económicos que vamos  necesitar para la ejecución del proyecto en un tiempo previamente planificado, finalmente debemos realizar una revisión o evaluación  de los resultados según los objetivos que nos trazamos inicialmente.

Las personas que tengan el expertis para apoyar  el desarrollo del proyecto  pueden guiarnos antes de iniciar la planificación del proyecto y escoger el recurso humano idóneo para participar en cada una de las etapas del proyecto.

Una de las principales herramientas para alcanzar los objetivos del proyecto mas el trabajo necesario es la estructura de desagregada del trabajo ya que nos permite dividir las actividades necesarias y precisar los recursos en coste y duracion para facilitar la asignación y cumplimiento de las actividades. Este método se utiliza bastante en las empresas de tecnología donde nos entregan a cada departamento el tiempo y las actividades para su cumplimiento y desarrollo.

La segunda herramienta son los diagramas de red que me permiten secuenciar e identificar las actividades  del proyecto, de esta manera puedo identificar que actividad depende de mi trabajo, cùal antes o despues ; con el método PERT puedo visualizar  los tiempos optimistas, probable o pesimista de las actividades durante su ejecución y puedo determinar los tiempos críticos de las actividades que necesitan mas tiempo en su consecución  para revisar constantemente que no me afecte los tiempos de entrega y no me genere perdidas económicas .

 

 

 

Enviar comentario / 23 Nov 2014 por mprada
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LA HERRAMIENTA MÁS ÚTIL EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

La Dirección de Proyectos es una disciplina de gestión que tiene gran relevancia en el entorno empresarial. Consiste en la aplicación de distintas herramientas, técnicas y metodologías con el fin de transformar una serie de objetivos en realidades.

Se puede definir un proyecto como un proceso único compuesto por una serie de actividades coordinadas, controladas y de carácter temporal, llevadas a cabo con el fin de lograr un objetivo previamente definido.

Un proyecto debe ser categorizado según su naturaleza, algo de vital importancia a la hora establecer sus fases y ciclo de vida, aplicar unas herramientas u otras o definir sus stakeholders, entre otras cosas.

No obstante, lo fundamental en la Dirección de Proyectos es llegar al objetivo sin devaluarlo buscando el equilibrio en los recursos disponibles y en el tiempo de ejecución. Para ello hay distintas herramientas; pero quizás la que más me ha llamado la atención es el Método Pert.

Se trata de un método de análisis de red que calcula el grado de flexibilidad de la planificación para las distintas ramas que componen la red del proyecto y que permite calcular su duración mínima total (camino crítico).

Es muy útil en proyectos que impliquen muchas tareas, establece las relaciones lógicas que existen entre ellas y, en función de la holgura de cada una, permite al Director del Proyecto saber en qué puntos tiene que prestar más atención (actividades críticas) para evitar retrasos que condicionen la duración total del proyecto y, por tanto, la buena marcha del mismo.

Es curioso, pero esta semana lo he aplicado al estudio de la materia de este módulo para poder organizarme correctamente y llegar a tiempo con cada actividad. Para mí, que soy un desastre con los plazos, creo que ha sido de muchísima ayuda tener presente la holgura total de cada actividad.

Enviar comentario / 22 Nov 2014 por lpilo
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TÉCNICA O HERRAMIENTA MÁS ÚTIL EN DIRRECCIÓN DE PROYECTOS

La Gestión de Proyectos, es una disciplina que consiste en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la definición, planificación y realización de actividades temporales con el objeto de transformar ideas en realidades. Es decir, se puede considerar como una aproximación estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes.

Se puede observar a partir de estas definiciones que todo gira en torno a esas actividades temporales y no recurrentes, por lo que el METODO PERT-COM para la elaboración del cronograma, considero que es una herramienta muy útil en dirección de proyectos.

El método incluye todas las operaciones necesarias para cumplir con el objetivo de fecha de entrega y no sólo las identifica, también  las secuencia y estima su duración.

Esta herramienta también nos permite identificar y reflejar los recursos que la organización para llevar a término cada una de esas actividades, especialmente mano de obra y equipos de la organización que deberá poner a disposición de esa actividad (personal, equipos…) y con que limitaciones de tiempo, ya que hay actividades que según el cronograma podrán o no retrasarse y todo esto, es una información muy valiosa para la gestión del proyecto.

Por último, esta herramienta también permite un control del progreso del proyecto, ya que al establecer una ruta crítica, nos está señalando las actividades que van a requerir de una mayor monitorización por su papel más determinante en la consecución del alcance del proyecto.

Como Veterinaria Asesor Integral de Explotaciones Ganaderas, podré usar esta herramienta para reflejar de manera gráfica el conjunto de actividades prioritarias, con sus tiempos y recursos que el sector primario deberá acometer en breve, si no adopta la condición/mentalidad de «empresa» antes de que los cambios legislativos que están por venir, les aboque a la desaparición. No será la herramienta prioritaria, pero como punto de partida y entendimiento podría resultar muy útil.

Patricia Sierra Fernández.

1 comentario / 22 Nov 2014 por psierra
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Herramientas mas utiles para la Dirección de Proyectos

Desde mi punto de vista para la dirección de proyectos hay varias herramientas muy útiles lo que nos ayudan a dirigir de forma más eficiente los proyectos. Actualmente estoy participando en un proyecto de complementación de Clarity, una herramienta que permite gestionar proyectos enfocado en horas hombre, ayuda a controlar las lineas base, es util para diseñar la Edt del proyecto, se puede parametrizar o personalizar de acuerdo a las necesidades de la empresa.

A continuación alguna de las herramientas utilizadas en la dirección de proyectos:

Brainstorming, es una herramienta muy sencilla utilizada por muchas empresas. sirve para análisis de ideas en torno a un tema, estas ayudan a la estimular la creatividad para los equipos de proyectos. Útil en cualquier etapa del proyecto.

Análisis FODA (Fortalezas- Oportunidades- Debilidades- Amenazas), sirve para trabajar con la informacion que trabaja con la informacion del proyecto. Con este podemos analizar interna (fortalezas – debilidades) y externamente (oportunidades- amenazas) la situación de nuestro proyecto con relación al entorno de una manera realista y objetiva.

El diagrama de Gantt es una herramienta bastante utilizada actualmente, esta tiene como objetivo mostrar las diferentes tareas o actividades a ejecutar en el proyecto así como también las fechas de inicio y fin de dichas actividades a lo largo de tiempo total estipulado para el proyecto. Método de PERT, es una herramienta ampliamente utilizada en la gestión de proyectos.

Los diagramas de PERT son de mucha utilidad para tener una perspectiva secuencial correcta de todas las tareas del mismo modo dar seguimiento al tiempo y recursos necesarios para completar los objetivos planteados. La relación existente entre los gráficos de Gantt y PERT es que ambos utilizan vínculos para mostrar la secuencia delas tareas ejecutadas. Las herramientas expuestas anteriormente son de mucha utilidad en la dirección y ejecución de proyectos, con la correcta utilización y análisis de estas se puede asegurar que cualquier proyecto en el cual nos encaminemos tendrá éxito.

Marcela Leal G Master en Dirección y Administración de Empresas

Enviar comentario / 22 Nov 2014 por cleal
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