Técnicas y herramientas de gestión de proyecto

La gestión de proyectos es una actividad intrinsecamente relacionada con la colaboración colectiva del ser humano. A lo largo de la historia se aplicaron, desarrollaron e implementaron infinitud de técnicas y herramientas de gestión, con diferentes fines y en diferentes ámbitos. Desde la disciplina militar hasta las jerarquias socio-politicas han servido de marco para aplicar estas técnicas con más o menos fortuna. Y si existe un vinculo entre estas herramientas a lo largo del tiempo, seguramente es su carácter metódico.

Quizas muchas de estas acciones metódicas podrían parecer rídiculas en este momento, pero su coherencia siempre recidio, recide y recidirá en su integración dentro de su contexto espacio-temporal:

Así pues, lo oportúna que es una acción metódica, más que por sus fines se determina por el contexto en el que se desarrolla. Y nuestro contexto actual y el que aquí se esta tradando, es de:

una acción dentro del entorno empresarial,
más o menos globalizado,
enfocado a la productividad
conciete de la complejidad de interrelaciones y dependencias mutuas, lo que a su vez lleva a ciertos matices si no éticos, sí bastante prágmaticos

Complementado por el contexto de informatización de la sociedad, que hace mucho que dejo de ser un macguffin.

Dicho esto a modo de ligitimación intelecutal de las metodologías que ofrecen instituciones de Business Managment en general y las que hemos podido ver en este curso en particular, me gustaría destacar tan solo una, no por importante, si no por reveladora:

Hablo de gestión de los intereses de los Stakholders, que es sumamente útil sobre todo en los entornos de cultura empresarial diferente a la nuestro. Y siendo el contexto actual el que empuja a buscar estos entorno, que ofrecen oportunidades empresariales, es sumamente interesante introducir una rutina de modelizar y mantener actualizado los cuadro/gráfica. Lo que con la ayuda de los miembros responsables del proyecto sean un reflejo operativamente útil de los conflictos de intereses.

Una vez hecho este analisis se pueden sacar interesantes conclusiones, entre otras, relacionadas con:

Gestión de riesgos
Estrategias de comunicaciones
Gestión de cambios
Cierre de proyecto

En difinitiva muy interesante, pero eso sí siempre hay que tener en cuenta cual es pueden ser limitaciones teoricas de estos modelos, para no correr el riesgo acabar haciendo «voodoo» de la gestión de proyectos.

Enviar comentario / 21 Nov 2014 por rchalyy
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TÉCNICA MAS ÚTIL EN LA DIRECCIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

Un proyecto es una planificación de diferentes actividades que se encuentran relacionadas y coordinadas entre sí para alcanzar un fin común; la razón de ser de los proyectos es alcanzar los objetivos trazados que involucran presupuesto, alcance, plazos, calidad entre otros.

Existen diferentes tipos de proyectos dependiendo del resultado que se quiera obtener ya sean productivos que generan rentabilidad o los públicos; sin embargo todos tienen en común las etapas que se deben llevar a cabo para poder cumplir con el /los objetivos trazados.

Las etapas de los proyectos se pueden sintetizar en el siguiente gráfico:

Los proyectos son aplicables tanto en las compañías para desarrollar o modificar algún producto, servicio o proceso y en la vida personal de cada persona para lograr una meta.

El control de proyectos tiene como finalidad hacer seguimiento y control para mantener el proyecto alineado con los objetivos, a través de la toma de decisiones oportunas.

Existen diferentes herramientas que permiten apoyar la gestión del control de proyectos; sin embargo a mi parecer las más importantes son:

– Método de Valor Ganado (EV, Earned Value): permite llevar un control a lo largo del proyecto en la gestión de costos, plazos y el alcance trazado para tomar decisiones gerenciales.
– Medición del Rendimiento Técnico (TPM, Technical Performance Measurement): se basa en la calidad y las características que debe tener el producto de acuerdo a los objetivos trazadas en la idea y diseño del proyecto.

Estos métodos son los que utilizare en un principio para el proyecto de reestructurar algunos procesos dentro de la compañía familiar que estoy gestionando.

Los dos métodos descritos anteriormente son desde mi punto de vista muy importantes en la planificación y ejecución de cualquier proyecto ya que cuando este inicia se quiere ofrecer un producto o servicio a costos razonables y la única forma de obtener esto es monitorear todo el proyecto en conjunto, no considero que en ningún proyecto u organización haya una actividad más o menos importante que la otra ya que para alcanzar los objetivos trazados se necesita del éxito de cada una de las actividades y la sumatoria de estas da el resultado esperado.
Si durante la ejecución hay alguna desviación esta afectara el resultado, ya sea en mayores costos que se trasmitirán al cliente final o calidad deficiente.

Enviar comentario / 21 Nov 2014 por ghadechiny
madeon /

DIRECCION DE PROYECTOS

Hoy en día existen diversas técnicas y herramientas útiles para la dirección de proyectos. En el tiempo, estoy segura, aparecerán nuevas herramientas y seguirán perfeccionándose las ya existentes.

Saber cuál es la mejor herramienta o técnica, implica en primer lugar “CONOCER” bien el proyecto y saber que se espera conseguir con su ejecución y deben ser usadas con la finalidad de cubrir las necesidades de la organización.

En los últimos años me desempeño en proyectos de construcción, una de las herramientas más útiles son las que se utilizan para ejercer control sobre el proyecto.
• Método del valor ganado.
• Medición del rendimiento técnico.
• Método de los hitos de pago.
• Oportunidad de la información para la gestión.
• Determinación de desviaciones.

Entre otras herramientas, las herramientas de control, nos dan la oportunidad de prever cualquier desviación a lo planificado y tomar medidas correctivas. La identificación oportuna o lo más pronto posible, disminuye pérdidas importantes en el margen del proyecto.

Con las herramientas de control, se facilita la identificación de desviaciones en tiempo, precio, calidad, proyecciones, entre otros.

Finalmente, es importante recalcar que de nada sirve utilizar las diversas herramientas en la dirección de proyectos si no existe un buen líder y una adecuada comunicación entre los miembros del equipo.

Ana Acosta Yshibashi
Máster en Administración y Dirección de Empresas
Escuela de Organización Industrial

Enviar comentario / 21 Nov 2014 por Ana
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Técnica más útil en la Dirección de Proyectos

Un proyecto, según la Norma Internacional ISO 10006, se define como un proceso único y singular, que trata sobre un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y terminación, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a los requisitos específicos, en los que se incluyen los compromisos de plazos, costes, recursos, tiempos, etc.

Los proyectos son aplicables en todas las disciplinas: aeronáutica, construcción, ingeniería, etc. Se usa mucho para mejorar la calidad de productos, procesos, etc.

El director del proyecto deberá tener en cuenta el entorno en el que se ejecuta. Esto, normalmente, es denominado factores ambientales, que podrán generar restricciones, riesgos y requisitos que deberán ser gestionados para hacer que todo vaya bien.

Una de las actividades más importantes del director del proyecto es saber transmitir al equipo qué es lo que se debe hacer. Si esto no se hace bien, aparecerán desviaciones que provocarán extracostes, retrasos, etc., donde también debe aparecer un control eficaz y se deben detectar dichas desviaciones para actuar a tiempo.

La técnica o herramienta que considero más útil en la Dirección de Proyecto, es el diagrama Pert. Es utilizado en proyectos con numerosas actividades en las que hay que tener control para cumplir con los objetivos especificados. Requiere un secuenciamiento de las actividades del proyecto en una red, mediante un conjunto de reglas que especifican caminos o rutas críticas, y otras llamadas subcríticas. El camino crítico es la secuencia más larga de actividades y eventos (hitos) en el proyecto, y determina el tiempo necesario (normalmente, se especifica en número de días) para su finalización. Si se realizara un análisis what-if se conseguiría identificar las posibilidades e incertidumbres relacionados con las actividades del proyecto.

Por otro lado, el análisis Pert mejora la planificación y la toma de decisiones mediante la integración y presentación de los datos de varios departamentos. Utilizando un diagrama Pert, el responsable o gerente del proyecto podría evaluar el tiempo, costes y recursos que conllevaría.

Como conclusión, en un futuro, sí utilizaría el diagrama Pert para cualquier cuestión relacionada en el ámbito de un proyecto, sobre todo en el aspecto de tiempos.

Enviar comentario / 20 Nov 2014 por dmartin
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Herramientas en Dirección de Proyectos

Resulta difícil valorar cual es la técnica o la herramienta más útil en Dirección de Proyectos. Esto dependerá, principalmente, de las características y de la idiosincrasia de cada proyecto.

Me centraré en el tipo de proyectos que suelo realizar en mi vida profesional: los informes de experto independiente.

En el mundo de la consultoría forense un proyecto tiene como principal finalidad la emisión de una opinión, generalmente de índole económica, y destinada a un juez o tribunal, bien como perito judicial, bien como perito de parte.

Las etapas de un proyecto en el mencionado ámbito suelen ser comunes a la mayoría de proyectos. En ese sentido es muy importante conocer bien el modelo de fases y establecer el ciclo de vida del proyecto. Así, es necesario definir adecuadamente tanto el objetivo y alcance del proyecto, como planificar adecuadamente los trabajos que será necesario realizar para conseguir el objetivo de la forma más eficiente. Además es muy importante definir correctamente los entregables (en este caso informes periciales) y los plazos de entrega de los mismos.

Este último aspecto es crucial, la gestión adecuada del tiempo. Una planificación deficiente suele conllevar retrasos no justificados en la entrega de los informes, retrasos que suelen paliarse con prisas y que implica una inadecuada calidad del trabajo. Para ello las herramientas más indicadas son (i) la realización de un adecuado secuenciamiento de las actividades, y (ii) un cronograma de actividades apropiado.

Para la realización de un cronograma en los proyectos en los que suelo participar, me inclino personalmente, de entre todos los tipos de cronogramas que he conocido en el Master por los diagramas de Gantt. En mi opinión son la solución más útil y sencilla para programar diferentes actividades.

José Manuel Martínez

Máster en Administración y Dirección de Empresas

Escuela de Organización Industrial

Enviar comentario / 20 Nov 2014 por jmartinezperez
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Presentación

Buen dia tarde pero con todo el ánimo para iniciar este proyecto tan importante. Les invito a tener una comunicación abierta y fluida para que podamos trabajar en equipo…

Enviar comentario / 04 Nov 2014 por cleal
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10 Recomendaciones para el Exito en los Estudios a Distancia

Hola a todos!

Mi nombre es José Fumero y este es mi primer post (para completar la actividad 9).

Me pareció interesante este artículo publicado por Cynthia Wolfe en la web de eLearn Magazine y quise compartirlo con ustedes ya que probablemente la mayoría de nosotros somos nuevos en este tipo de experiencia. Pueden revisar la versión original en inglés en este link. Espero les resulte de utilidad.

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Los estudiantes de educación a distancia deben tener un papel mucho más activo en el aprendizaje y el acceso a la información que aquellos en las aulas tradicionales. Los mensajes escritos de profesores y compañeros sustituyen a otros medios de comunicación directa, y los materiales del curso son publicados en línea. En lugar de simplemente sentarte en una clase y tomar notas, debes tomar la iniciativa para descargar y leer las clases y los materiales del curso.

Como estudiante de educación a distancia, encontrarás que ser proactivo y comprometido con tu experiencia de aprendizaje personal, dará sus frutos en buenas calificaciones y en profundidad del aprendizaje.

1. Lee el syllabus y utilízalo como plan de acción

El syllabus es tu guía. No sólo contiene información sobre el profesor, los requisitos de calificación, y los horarios de las clases y de las asignaciones, sino también las instrucciones sobre cómo tener acceso a los foros y demás recursos disponibles. Deberías descargarlo y guardarlo tan pronto como tengas acceso a él.

Un buen syllabus proporciona una especie de «mapa» para el éxito. Léelo con atención y consulta al profesor si surgen dudas. Puede que tengas que hacer la pregunta por correo electrónico, un mensaje en el foro, o incluso a través de una llamada telefónica al instructor. No pases por alto los medios de comunicación que tienes disponibles.

Nunca deseches el syllabus como un documento irrelevante. Revísalo de arriba a abajo. Este te ayudará a programar tu tiempo para completar las asignaciones, así como para facilitar la planificación de tu vida personal en torno a tu vida académica.

2. Envia todas las asignaciones completas y a tiempo

¡El profesor no puede calificar tus asignaciones si no las envías! La mayoría de los profesores imponen una penalización por las tareas atrasadas, tales como un porcentaje del total original, o incluso la no aceptación de la asignación si se ha excedido cierto periodo de tiempo.

Con los cursos en línea, los estudiantes tienen menos excusas. No puedes decir: «Lo deslice debajo de su puerta el último día. ¿Cómo que nunca lo recibió?«, porque las asignaciones entregadas a través de la página del curso tendrá una huella digital que indica cuando fue publicada. Esta huella digital es la prueba irrefutable de que la asignación fue entregada a tiempo.

Asegúrate de que puedes ver el archivo adjunto publicado antes de que finalices la sesión en la web del curso.

3. Sigue cuidadosamente los recursos publicados semana tras semana

La mayoría de los cursos a distancia utilizan sistemas de aprendizaje en línea, tales como Blackboard, Moodle, o alguna otra aplicación de software de gestión de cursos. Tu profesor puede también publicar recursos adicionales, aparte de las calificaciones de tus asignaciones.

La institución también suele publicar en esta plataforma cualquier otro tipo de información relevante para el curso y los participantes.

Considera que los profesores se reservan el derecho de actualizar los requisitos del curso y muchas veces esos cambios se comunican a través del sistema en línea. El material de los cursos y las asignaciones son generalmente publicados en la misma plataforma. Haz un recorrido por el sistema y familiarízate con todas sus características tan pronto como tengas acceso a él.

4. Trata de encontrar una idea nueva en cada sesión de clases, asignación y lectura

Al final, tú eres el responsable de lo que aprendes en el curso. Cada vez que publiques un comentario o respuesta en un foro de discusión, lees un texto, trabajas en una asignación, o interactúas con otros estudiantes, deberías obtener alguna nueva idea o pensamiento sobre el tema.

Si simplemente estás recorriendo el material sin detenerte a analizarlo, no retendrás la información. Sin embargo, si estás buscando activamente el conocimiento, lo encontrarás. Te sugiero escribir lo que descubres en un bloc de notas y que lo revises cada vez que se inicia una nueva sesión de aprendizaje. Usa lo que aprendiste hoy como un bloque de construcción para lo que aprenderás mañana.

5. Apoya y anima a tus compañeros

Si cultivas una atmósfera positiva con tus compañeros de estudios, vas a desarrollar una relación constructiva que te ayudara a ti y a los demás. Esto es importante en cualquier clase, pero aún más importante en una clase virtual.

Te acostumbrarás al aprendizaje asincrónico y encontrarás la manera de dar apoyo y aliento utilizando sólo texto en la pantalla. Asegúrate de que tus mensajes son positivos y constructivos, incluso si estás señalando que una declaración es incorrecta o una idea es débil. Crea un espacio de aprendizaje en línea que refuerce las ideas de respeto y valores de los demás. Recuerda, todo necesitamos apoyo para alcanzar nuestras metas.

6. Participa en las discusiones

Uno de los secretos para el aprendizaje a distancia es el compromiso. Los estudiantes que participan en los debates muestran que ellos están buscando conocimiento y comprensión del tema.

Toma el control de tu proceso de aprendizaje al participar activamente y con comentarios bien fundamentados en los foros de discusión. Los instructores saben quién está contribuyendo y quién no. Ellos tienen acceso a todos los foros y correos. A menudo, incluso pueden ver cuales hilos de discusión ha abierto cada estudiante, aun si el estudiante no ha escrito ninguna respuesta.

En un entorno asíncrono, las discusiones pueden ser muy animadas y activas, y se convierten en grandes fuentes de aprendizaje. Asegúrate de formar parte de ellas.

7. Mantente organizado

¡La organización es clave para el éxito de la educación a distancia! Recomiendo mantener una carpeta física con secciones como syllabus, asignaciones, textos e investigaciones; o dividirla por semanas. Tener una carpeta física ayuda a los estudiantes con horarios ajustados (una razón de peso por la que muchos estudiantes optan por la educación a distancia en primer lugar), ya que les permite llevarla consigo en cualquier momento, y consultar la información bien sea que tengan o no acceso en el momento a una computadora o a la red.

8. Nunca pospongas tus compromisos

Debes trabajar de forma proactiva en las asignaciones. ¡Los profesores generalmente saben cuándo una asignación fue realizada en el último minuto! Comienza temprano con tus asignaciones y trabaja en ellas día a día. Por ejemplo, si tienes que escribir un documento que se debe entregar en una semana a partir de hoy, deberías investigar el tema durante los dos primeros días, crear un mapa mental o esquema en el tercer día, y escribir el documento en el cuarto y quinto día. Usa el sexto día para revisar el trabajo y someterlo a revisiones en línea para descartar errores gramaticales y posibles plagios. Una vez que tu documento ha sido revisado, hazle cualquier cambio cosmético requerido y envíalo.

9. Considera que puede aportar tu experiencia a la discusión

La educación debe ser relevante y marcar una diferencia en tu vida. Descubrir formas en que tu experiencia encaja en la discusión hace el tema más significativo y aplicable a tu realidad actual o futura. Algunos temas, relacionados con negocios, sociología o psicología, se basan de forma natural en la experiencia.

Los profesores quieren ver más allá que sólo aprendizaje de libros de texto. Ellos quieren ver que has sintetizado la información y puedes utilizarla de manera eficaz. Una ventaja que encontrarás es que como el aprendizaje a distancia utiliza los foros de discusión, dispondrás de más tiempo para formular comentarios bien documentados antes de responder. Los foros en línea son magníficos espacios para la creación de relevancia; y descubrir la importancia de un tema te ayudará a interiorizar la información.

10. Define tus objetivos a largo plazo

Tu experiencia educativa debería ayudarte a alcanzar tus metas. Como estudiante a distancia, entiendes cómo la flexibilidad del aprendizaje se puede integrar en tu estilo de vida y en tu carrera.

El establecimiento de objetivos tanto a corto como a largo plazo te da el impulso necesario para crear la vida que quieres y la carrera que disfrutas.

Enviar comentario / 24 Oct 2014 por jfumero
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Actividad 9 // Blog – Presentación y saludo

Buenas noches a todos !

Es genial pensar que, aunque miles de kilómetros nos separan, las diferentes ideas y conocimientos navegan a través de la red y se centralizan en las diferentes plataformas digitales de nuestro Master.

Y aqui mi primera contribución al blog del mADEon: mandar un saludo desde la ciudad de la luz, Paris !

Montserrat

Enviar comentario / 21 Oct 2014 por malvarezhernandez
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Perfil Personal

Hola a todos, mi nombre es Daniel Martín. Tengo 23 años y vivo en un pueblo de Málaga (Nerja). Soy recién graduado en Ingeniería en Tecnologías Industriales por la Universidad de Málaga.

Actualmente, estudio simultáneamente el Master en Ingeniería Industrial en la misma universidad y Master Executive en Administración y Dirección de Empresas on-line en la EOI. Con estos estudios busco conocimientos y experiencias que me ayuden y sirvan en el futuro, crecer tanto en el ámbito personal como profesional y, como aspecto más importante, aprender.

Un saludo a mis compañeros y profesores.

Enviar comentario / 20 Oct 2014 por dmartin
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