Bienvenida. Gestión de Proyectos.

Vaya por delante la bienvenida a mi pequeño espacio en EOI. Nunca he publicado en blog mis textos, opiniones o experiencias, así que aprovecho la ocasión y herramientas brindadas para lanzarme a utilizarla con la mejor disposición y el mayor interés posible.

El blog despega con un post sobre la Gestión de Proyectos. Es por todos conocidos el conjunto de condiciones en el que se desenvuelven actualmente las empresas, organizaciones e instituciones, inmersas en una globalización creciente y en un mundo dinámico donde cada día despiertan miles de planes, operaciones y proyectos.

Para asegurar y conseguir el éxito de las nuevas creaciones se debe medir milimétricamente los pasos a seguir, tocar las teclas adecuadas y cumplir los márgenes estipulados. Para ello, los empresarios han orientado sus labores en el trabajo por proyectos, esto es, el uso de metodologías interrelacionadas dirigidas a alcanzar necesidades concretas en un plazo de tiempo determinado.

Ante esta coyuntura, la dirección de proyectos es una herramienta emergente que permite una gestión más eficiente de los recursos, un buen control de costes y el cumplimiento de los plazos requeridos.

Así, son muchas las técnicas que esta disciplina ofrece para la gestión de proyectos y la toma de decisiones. En mi caso, por mi dedicación laboral al mundo del Derecho como Abogado me ha resultado especialmente útil el análisis de riesgos y proyectos mediante el árbol de decisiones.

Un árbol de decisión es una técnica de análisis basada en la representación gráfica de decisiones de inversión secuenciales.

Permite plantear de forma simplificada los problemas de decisiones, así como una comprensión más fácil, al poder visualizar las distintas alternativas que pueden presentarse a lo largo del horizonte de planificación, obteniéndose al final del proceso de análisis y valoración la secuencia de decisiones óptimas que se deberían llevar a cabo.

Entre las ventajas que presenta esta metodología se encuentra la posibilidad de tener en consideración todos los sucesos que puedan afectar al proyecto objeto de análisis a lo largo del horizonte de planificación considerado, pudiéndose replantear la decisión inicial en algún período posterior. Además, el hecho de realizar el análisis de las distintas alternativas posibles, hace que en realidad no se esté analizando un único proyecto sino varios de forma simultánea.

El árbol de decisiones será una ayuda importante a la hora de barajar la diferentes alternativas y tomar multitud decisiones, tanto personales como profesionales. Son habituales las consultas de clientes que están pensando en realizar determinadas inversiones, abrir o relanzar negocios, efectuar compras, etc. Este método permite analizar mejor la información y facilita la elección de la mejor solución.

Asimismo, no son pocas las veces que te planteas el riesgo de presentar determinadas demandas o recursos, a sabiendas del coste que tiene para el cliente y el riesgo existente en caso de no lograr el resultado esperado. Con esta herramienta se le puede plantear al cliente la posibilidad de instar un procedimiento, con el coste y riesgos que ello conlleva, así como el impacto y beneficio en caso de estimación, o el perjuicio, en caso de desestimación.

Pedro Santiago Muñoz.


Enviar comentario / 01 Jun 2014 por pedrojosesantiago
madeon /

Si tuviese que elegir…

De los 3 módulos que por ahora llevamos desde el comienzo del Master, probablemente este ha sido en el que hemos visto más herramientas nuevas: el acta de Proyecto, el PDM, el EV, las RfQs… un gran número de «palabrotas» y conceptos nuevos que pueden facilitarnos mucho la vida a la hora de poner orden en el caos que puede ser la Gestión de un Proyecto. Por supuesto, cada herramienta tiene su utilidad y en algún momento todas nos pueden ayudar a reducir la incertidumbre, controlar los riesgos y al fin y al cabo tomar decisiones fundamentadas y basadas en hechos para dirigir nuestro proyecto. Al fin y al cabo, ¿de eso se trata no? De evitar la improvisación a la hora de decidir y de esta forma profesionalizar y estandarizar en la medida de lo posible la función del Director de Proyecto.

Sin embargo y aunque todas las herramientas son importantes, si me tuviese que llevar una sola a la Isla Desierta del Project Management esta sería el Work Breaking Schedule (WBS) o su fea traducción al Castellano, «Estructura Desagregada del Proyecto». ¿Por qué? Alla vamos:

La WBS/EDS cumple varias funciones en la Gestión del Proyecto, y a la vez es la base sobre la que se apoyan otras herramientas de seguimiento y control. Hemos visto en el módulo que las Fases de Planificación del proyecto son claves por 2 motivos: 1) sientan las bases que definen el alcance, los plazos y el coste del proyecto. 2)Durante estas fases nuestra influencia sobre los costes y los plazos es mucho mayor. Si pensamos en el lanzamiento de un cohete a la luna, pensemos que durante las primeras fases podemos decidir la ubicación del lanzamiento, la trayectoria, los tipos de motores, la época del año y muchos otros factores. Sin embargo, una vez el cohete (o el Proyecto) están lanzados, sólo podemos CORREGIR su trayectoria dentro de unos margenes muy limitados. La WBS se define durante estas primeras fases, y determinará las caracteristicas principales y de detalle del proyecto. Si está incorrectamente definida y comunicada, las prisas, los sobrecostes y las tensiones personales están casi aseguradas.

Por otra parte, la WBS también gana en atractivo a otras herramientas ya que es VISUAL. A los seres  humanos en general les gustan los gráficos y odian los números. Esto suele ser así, y aunque el Director de Proyecto pueda ser un Ingeniero que se sienta cómodo entre cifras y ratios, la calidad de sus comunicaciones con el resto de «stakeholders» será clave para el éxito de su proyecto (y el suyo propio). La WBS ayuda enormemente a transmitir mucha información a todas las partes interesadas, que pueden ver de un plumazo todas las tareas, los responsables, los plazos y las RELACIONES entre las mismas sin necesidad de conocer al detalle la naturaleza de las mismas.

Además, la WBS resulta útil no solo durante la planificación del proyecto sino también durante el seguimiento del mismo. Durante las reuniones periódicas de seguimiento, la WBS se utilizará de base para la utilización de otras herramientas como el EV o la gestión de riesgos.

Por mi parte lo tengo claro, si tuviese que elegir, me quedaría con la WBS. ¿Y tú?

 

 

 

 

 

 

Saludos a todos!
Alberto


Enviar comentario / 01 Jun 2014 por albertogilgarcia
madeon /

Fresas con Nata Montada: «MindMap» y el Diagrama de Gantt en Dirección de Proyectos

Te gusta las Fresas con Nata Montada?!

Eres distraíd@?

Si has dicho «Sí» a los 2 preguntas, bienvenido al nuestro club de los FreNa Montaderos! Si has dicho no,  ooohhhh pobrecit@, has tenido mala suerte con tu paladar.

 

Cual es la relación de Fresas con Nata Montada y la Dirección de Proyectos?

Ambos son deliciosas? … Lo más probable es que no pienses que Dirección de Proyectos sea deliciosas.

La relación es que todo que lleve al final al tener Fresas con Na…demasiado largo para escribir… a ver… la abreviamos a FreNaDa… FreNaDa con la calidad que tu y/o otros apreciadores digan al final de cada vez que las preparen que ha sido las mejores FreNaDa que ha comido es un proyecto. Desde la identificación de la necesidad (p. ej. enfadé mi novia debido las películas de Jean-Claude van Damme son más importantes que las de Julia Roberts) a la satisfacción del cliente (p. ej. la novia esta satisfecha y te deja en paz), pasando por factores como las fresas son estacionales.

 

Esta primera figura ilustra la influencia de las diferentes fases de un proyecto de desarrollo de un producto en sus costes. Por ejemplo, la primera fase, el planteamiento es la más que más influencia, mostrando que esta la fase que más ayudará a reducir costes/recursos. O sea, si tiene que pensar si el nivel de enfadado de la novia puede ser bajado con FreNaDa o si es mejor ir directo a un vestido de una estilista famosa (y rica debido a muchos hombres que ha enfadado sus novias)

 

 

 

MINDMAPPING Y DIAGRAMA DE GANTT

Para proyectos siempre utilizo 2 herramientas: Mindmapping (generalmente clasificada como de creatividad)  y el Diagrama de Gantt. Ver ejemplos de los en el final de la publicación.

Claro que para algo como FreNaDa los hacemos mentalmente y sin notar que los hacemos.

El mindmap permite hacer el «brainstorming» de ideas y relacionar las ideas todas sin tener que preocuparme a ordenalas ya. P. ej.:

El diagrama de Gantt ayuda a organizar las actividades en termos temporales (fechas limite, duración de actividad, secuencia…). P. ej.

 

O SEA…CONCLUSIONES

 

 

 

 

 

 

 

 

 


1 comentario / 01 Jun 2014 por Nuno
madeon /

Herramientas útiles en Dirección de Proyectos

Según mi criterio y mi experiencia lo más importante en un proyecto es la organización y planeación del mismo antes, durante y después. Tener esa estructura y control en cada actividad nos permitirá tener éxito en el proyecto.
Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.
La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
Para una adecuada organización del proyecto existen varias herramientas y técnicas, en las cuales quiero hacer énfasis. Pretendo dejar claridad de la importancia y los objetivos de la utilización de herramientas como Microsoft Project y el Diagrama de Gantt en la planeación de los proyectos.
Para ponerlos en contexto Microsoft Project es un Software utilizado para administración de proyectos, asiste a los administradores de proyectos en el diseño de planes, asignación de recursos a tareas, rastreo de progresos y análisis de cargas de trabajo. Sirve para organizar y realizar un seguimiento de las tareas de forma eficaz para evitar retrasos y no salirse del presupuesto. Básicamente se encarga de crear programas y evaluar su progreso; así como calcular costos con herramientas de administración de proyectos.
Por otro lado dentro de los usos de Project y dentro de las diferentes formas en la que se puede visualizar la información en el programa mencionado, la más importante es el diagrama de Gantt, una herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. De forma más sencilla, esta grafica nos muestra la programación de actividades en forma de un calendario.
Cada una de estas herramientas permite organizar el proyecto a realizar. Por este motivo principalmente es que actualmente utilizo estas herramientas para el planteamiento y ejecución de los proyectos que ejecuto.


Enviar comentario / 31 May 2014 por carolinafernandez
madeon /

Técnica o herramienta más útil en Dirección de Proyectos

Se entiende por proyecto, el conjunto de actuaciones que tiene por finalidad la creación de un producto o servicio único y que se ejecuta en un determinado plazo de tiempo. El objetivo principal de los proyectos es mejorar la calidad del producto. Las etapas en la Dirección de Proyectos son: planificación, donde se fijan objetivos, se definen proyectos y se organiza al equipo; programación, en la cual se asignan recursos y se relacionan las actividades entre sí; y control, donde se revisan los recursos, los costes, la calidad y el presupuesto.

Actualmente existen muchas técnicas o herramientas útiles para la Dirección de Proyectos como el análisis DAFO, el diagrama de Gantt o el método PERT/CPM. Desde mi punto de vista la técnica más útil es el método PERT/CPM, desarrollado en los años 50 con la intención de conseguir el control y la optimización de los costes mediante la planificación y programación de actividades.

El método PERT es un instrumento al servicio de la toma de decisiones que permite la planificación, ejecución y control de los proyectos con un gran número de actividades entre las que existe una relación de precedencia y se han de realizar con recursos determinados y tiempo limitado.

Según este método los proyectos deben tener las siguientes características:

–          Las tareas deben estar previamente definidas.

–          Debe existir un orden de prelación entre las actividades.

–          Es necesario definir la primera y la última tarea.

–          Las actividades deben ser independientes.

Este método pretende determinar el camino crítico de las actividades de un proyecto y relacionar éstas de tal manera que permita identificar las actividades que son cruciales para la finalización del proyecto. Estas actividades cruciales, son llamadas actividades críticas, y son aquellas en las que no se puede producir una demora si se desea que el proyecto termine en el mínimo tiempo posible, un retraso en una actividades crítica supone un retraso en todo el proyecto. El camino crítico lo forman las actividades críticas y se utiliza para llevar a cabo un control exhaustivo del proyecto, es decir, para saber cuánto se tarda en realizar el proyecto teniendo en cuenta el tiempo que se tarda en cada actividad.

Existe un software de administración de proyectos, Microsoft Project, que desarrolla los planes, asigna los recursos a las tareas, hace un seguimiento del progreso, administra el presupuesto y analiza las cargas de trabajo, en definitiva permite gestionar los proyectos de una forma más eficaz.

Como conclusión decir, que el método PERT es muy útil ya que planifica y organiza un proyecto de largo alcance, identifica actividades críticas que pueden perjudicar el tiempo de terminación del proyecto, nos proporciona la probabilidad de terminar antes de la fecha prevista, identifica actividades que necesitan menos tiempo del estipulado permitiendo utilizar esos recursos en las actividades críticas, nos suministra las fechas de comienzo y fin de cada actividad y el tiempo previsto para la terminación del proyecto. Este método lo aplicaría para la resolución de cualquier proyecto, ya que sin duda es muy eficaz para la toma de decisiones.

 

 

 

 

 

 


Enviar comentario / 31 May 2014 por elisabetgomez
madeon /

Herramientas más útiles en la dirección de proyectos

Escuchar hablar de gestión de proyectos es algo cada vez más común en nuestra sociedad. Ello se debe a que las organizaciones están teniendo que adaptarse a los cambios constantes en el mercado y a las necesidades de los clientes, y para ello es imprescindible diseñar un proyecto que se encargue del desarrollo de todas las actividades necesarias para cumplir con los objetivos.

Hoy en día, el éxito de un proyecto radica en el cumplimiento de sus objetivos en el plazo previsto, sin exceder los costes presupuestados y con cierto nivel de calidad, y todo ello depende de una buena planificación y gestión del proyecto y eso conlleva la aplicación de unas herramientas adecuadas.

Un proyecto consta de varias fases, todas importantes pero para no descuidar ninguna de ellas contamos con una serie de herramientas que nos sirve de ayuda para llevar a un proyecto al camino del éxito. Desde mi punto de vista considero que hay herramientas para el seguimiento completo del proyecto y otras que son más útiles en las fases iniciales.

 

Para gestionar un proyecto yo no me quedaría con una sola herramienta. Para empezar a planificarlo utilizaría la tormenta de ideas a nivel grupal, el análisis DAFO a nivel individual y el diagrama de Gantt para una visión temporal, y una vez que tenga claro los objetivos con estas tres herramientas utilizaría Microsoft Project como herramienta para seguimiento completo del proyecto una vez planificado.

 


Enviar comentario / 31 May 2014 por aracelicantero
madeon /

Superada la primera parte del Master

Hola a todos, quisiera compartir con vosotros como he vivido esta primera parte del Master.

He de decir que mi experiencia ha sido muy positiva, no solo por la cantidad de ideas y comentarios realizado por los compañeros y el profesor, sino porque al ser online, me ha facilitado mucho el poder seguir las clases y las lecturas.

Justamente cuando empezó la materia me fui de viaje al extranjero y no precisamente a un país muy conocido, Uzbekistan, pero gracias a las nuevas tecnologías no me quedé atrasado en la materia y pude asistir a las dos videoconferencias que estaban programadas.

Supongo que con el tiempo este tipo de enseñanza se irá popularizando mas, permitiéndonos escuchar las opiniones y distintas maneras de ver las cosas de personas de países y culturas distintas a la nuestra.

Muchas gracias.


Enviar comentario / 13 May 2014 por federicobombareli
madeon /

El Sistema Moda: una prometedora industria que en Colombia suena fuerte

Los soludo en mi primer post en el blog! quiero compartirles un poco del sector para el que trabajo.
Hablar del sector textil, confección, diseño y moda –Sistema Moda- en Colombia implica remontarse a más de un siglo de historia, de cambios económicos y de tendencias, de surgimientos en innovación y tecnología y entender un sector dinámico y absolutamente relevante para nuestro país.

En un contexto más amplio, el Sistema Moda es uno de los más notables del país, que en los últimos años se ha destacado en el panorama internacional con su inclusión como economía con futuro brillante al hacer parte de los “CIVETS”, grupo que también conforman Indonesia, Vietnam, Egipto, Turquía y Sudáfrica, quienes han demostrado su consistencia ante la crisis financiera global, gracias a sus acertadas políticas y a una base económica sólida.

Este gran panorama nacional, es el escenario en el que se encuentra el sector textil, confección, diseño y moda, nacido hace más de 100 años en simultánea con las grandes empresas de la industria textil. Actualmente Colombia representa el 0.31% y 0.17% de las exportaciones mundiales de textiles y confecciones respectivamente, lo que lo hace responsable del 0.25% del mercado mundial de la moda. Igualmente, este sector representa en el país el 0,8% del PIB nacional, más del 7,5% del PIB manufacturero y genera el 17% del empleo industrial.

Las principales empresas de confecciones se formaron en Medellín, ciudad reconocida hoy como la capital de la moda colombiana y sede de las principales ferias de moda y negocios del país como lo son Colombiatex de las Américas y Colombiamoda.

Antioquia, se ha abierto camino en la industria y trabaja fuertemente por alcanzar un lugar importante dentro de la economía del país. Del total de las importaciones de textiles y confecciones, Antioquia aporta el 23%, correspondiente a $532 millones de dólares. Por su parte, las exportaciones del departamento ascienden a $484 millones de dólares representando el 48,7% del total de Colombia en el sector.

Un panorama como este, en esencia prometedor, le genera retos a la industria colombiana que debe repensar su estrategia de negocio para competir en un mercado cada vez es más especializado. Hoy la moda está en las manos del consumidor, razón por la cual las prioridades estratégicas de todo negocio deben girar en torno a él, ofreciéndole una oferta de moda variada y permanente y con tiempos de respuesta rápidos y flexibles, lo que conocemos hoy como el modelo de series cortas.

¿El futuro? Las oportunidades que se deben maximizar con la llegada de tratados de libre comercio y alianzas con países vecinos, lo que permite atraer la mirada de inversionistas internacionales, consolidar mercados con otros países, exportar productos, complementar la oferta de insumos y desarrollar transferencia de conocimiento con los países socios. ¿La tarea? Profesionalizar la industria con miras a la competitividad y con un enfoque a la innovación, para que este sector siga sonando fuerte en los próximos 100 años.


Enviar comentario / 21 Abr 2014 por carolinafernandez
madeon /

Líderes en comunicación

Por Nelly Aquino

Hemos visto en este módulo de “Habilidades Directivas” y a lo largo de los demás módulos como los líderes se forman, aprovechando sus cualidades “de fábrica” y adquiriendo herramientas que les permitan ejercer un liderazgo positivo en su medio. Y creo que de todas las herramientas y aptitudes, las relacionadas con la comunicación son las más importantes. De nada sirve un líder que no sepa comunicar a su equipo lo que se quiere, por qué se quiere, como y para qué se quiere. Y la comunicación efectiva se basa en la empatía. En la conferencia de María Calvo titulada “De puertas para adentro” sobre comunicación interna, en el marco del ciclo de conferencias sobre innovación y cambio, Expomanagemnet 2012, ella empieza exponiendo cómo la comunicación es la solución entre la brecha de la percepción que se da entre las diferentes personas, percepción que está condicionada por las experiencias y creencias de cada quien.
El líder es el responsable de lograr unificar la visión del grupo, reduciendo la brecha entre los individuos que lo conforman. Y esto debe lograrlo, como hemos visto, primero con credibilidad, y luego con empatía y comunicación. Daniel Goleman dice “La empatía es nuestro radar social”, nos da la habilidad de comprender a los demás para ayudarlos a desarrollarse.
Como madre de familia, estoy llamada, junto con mi esposo, a hacer de líder de este pequeño grupo para muchos temas. Hoy no se estila el padre/madre que manda y a quienes los hijos le temen, se trata de establecer las reglas de juego, y buscar el consenso o punto de equilibrio entre lo que quieren los hijos, y lo que los padres les podemos dar/permitir de acuerdo a nuestros valores. Está “la brecha de la percepción” que menciona la Prof. Calvo en su conferencia, debido a que somos generaciones diferentes en medios diferentes y distintas experiencias. Pero estableciendo las reglas, enseñando los valores con el ejemplo (que a veces no es suficiente, hay que repetir las cosas hasta que se les graben, siendo coherentes en la actuación con el mensaje) y sobre todo escuchando y entendiendo, siendo capaces de respetar los intereses diferentes de nuestros hijos, y no menospreciándolos por ser que sean distintos a los intereses nuestros, podemos reducir esa brecha y lograr que ellos se sientan parte importante del equipo, y se empoderen de su rol, y se comprometan con los valores y objetivos familiares. Lo mismo pasa en los demás tipos de organizaciones.
Esta empatía es la que tenemos que desarrollar en la empresa si queremos ser los “Líderes en comunicación” que requieren las organizaciones de hoy.


Enviar comentario / 21 Abr 2014 por nellymarielleaquino
madeon /

Qué hace a un líder un buen líder?

Ser líder es una tarea compleja de por sí, dado la enorme responsabilidad que ello entraña, pero ser un buen líder constituye casi casi una utopía. Más allá de la formación, y el profundo conocimiento de la misión y visión de la empresa, son numerosas las capacidades personales que uno debe mostrar para para acometer con éxito esta tarea. En primer lugar, debe crear un clima de confianza en el equipo, no sólo el líder debe confiar en éste si no que entre sus miembros también debe promover la confianza entre sus miembros. Para ello es clave la comunicación y transparencia en sus acciones, de forma que no se generen recelos. Así mismo, es la comunicación es esencial para transmitir de forma clara lo que se espera que cada miembro del equipo, su rol, sus tareas y el modo de proceder. La buena transmisión de las idea permite crear la visión de equipo.
Un buen líder también debe ser capaz de delegar, para lo que es esencial determinar cuáles son los puntos fuertes de cada uno de sus miembros y potenciarlos a través de la asignación de tareas más acordes a su experiencia e intereses. De este modo se genera confianza, se alcanzan mayores rendimientos y se consigue aumentar la implicación de los integrantes del equipo así como su motivación.
Relacionado con la motivación y la implicación está el compromiso, el buen líder debe ser capaz de trasmitir el compromiso con los objetivos de la empresa, sirviendo de ejemplo de trabajo y esfuerzo para la consecución de los mismos.
Un buen líder no sólo debe organizar y dirigir el trabajo, también debe mantener un buen ambiente, una actitud positiva y ser capaz de reconocer el buen desempeño.
Liderar no es una ciencia exacta, por ello son muchas las ocasiones en las que la toma de decisiones no se puede abordar de forma clara. La creatividad y la capacidad de reacción ante este tipo de situaciones así como ante imprevistos permitirá al líder guiar con éxito al equipo. Finalmente, un buen líder es aquel que no sólo comunica sino que también escucha, haciendo partícipe de las decisiones a los miembros del equipo.


1 comentario / 15 Abr 2014 por carmenpena
madeon /

« Anteriores
Siguientes »

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies