Cómo ser más eficiente en la Gestión de costos
En toda empresa, para reducir los gastos es importante analizar los procesos de diferentes áreas y estar abiertos a perfeccionarlos, porque siempre hay alternativas para mejorar. En la mayoría de las compañías, los egresos más elevados pueden ser considerados estratégicos: la nómina y los costos de producción. Mientras que los gastos de operación, podrían no ser vistos como un rubro del que pudiera derivarse un ahorro considerable, sin embargo, una real reducción de gastos operativos de una empresa puede incrementar sus ingresos netos hasta en el doble.
Viáticos, impresiones, tarjetas de presentación, papelería, cafetería, insumos de limpieza, mensajería, comidas, regalos corporativos y todo lo que se requiere al interior de una compañía para que ésta funcione, son algunos gastos de operación que se encuentran esparcidos en diversas áreas de una compañía. Por lo tanto, asegurarse de que éstos se utilicen correctamente en especial en áreas de soporte como administración, seguridad, logística, etc.
La reducción de gastos tiene como objetivo final maximizar recursos y lograr mayor eficiencia en una empresa. Algunos pasos a considerar para iniciar este proceso.
1. Conocer los gastos de operación y pensar que reducirlos tendrá un beneficio inmediato en los estados de resultados.
2. Definir necesidades de la empresa, establecer qué requiere el negocio y en qué áreas se piensa se gasta de más.
3. Observar el mercado. Recordar que debe satisfacerlo y quizá haya cosas que pueda mejorarse del interior hacia afuera.
Es importante hacerse las siguientes preguntas, con el apoyo de los líderes de las áreas:
• ¿En qué se invierte el dinero?
• ¿Cuál es el objetivo que se busca?
• ¿Cómo se beneficia la empresa?
Una vez entendido el gasto, el siguiente paso es delegar la responsabilidad del proceso a la dirección de finanzas o a la dirección general. Otra herramienta útil es contar con las estadísticas semanales y mensuales del departamento de compras y de otras áreas clave.
Para reducir los gastos no hay reglas generales. Por el contrario, “cada caso es diferente y cada proceso es un caso. No puede aplicarse un ahorro o reducción de determinado material a toda la empresa, porque tal vez afecte a vendedores o clientes. Esto a largo plazo será contraproducente”.
Visión de ahorro
Uno de los problemas más comunes en las empresas es la resistencia al cambio. “Existen usos y costumbres arraigadas que con el paso del tiempo se convierten en mitos: ‘esto no se puede’ o ‘siempre se ha hecho así’, son los típicos tabúes”.
La idea de que los proveedores son parte del equipo de trabajo es cierta, pero ellos también están en un mercado competitivo, desean vender y, por lo tanto, ven por sus intereses. Muchas veces se compra por costumbre y quizá los precios no son tan competitivos. Así que debe monitorearse el mercado para trabajar sólo con aquellos que ofrezcan calidad y buen precio y servicio, incluido post venta cuando corresponda.
De igual manera vale la pena poner especial atención en 3 áreas donde pueden concretarse gastos excesivos o fugas de capital que elevan los gastos de operación.
Otra recomendación es asegurarse que tus colaboradores no perciban la reducción de gastos como algo negativo. Al contrario, debe hacerse notar que al igual que en una casa, el objetivo de ahorrar en una empresa es encontrar soluciones para no sacrificar la calidad de vida e incrementar su rentabilidad. Al final, esto traerá beneficios para todos que pueden reflejarse, por ejemplo, en utilidades por ventas o bonos de trabajo. Caso contrario que las salidas fáciles a los problemas no sirven, “como recortar personal, que es una medida que puede afectar los ingresos no en el corto plazo, sino en el mediano, a través de una baja en la calidad en el servicio”.
TÍPICOS ERRORES
• Ver al mercado como el único factor que afecta la rentabilidad del negocio, sin tomar en cuenta razones internas.
• No reconocer que toda empresa puede mejorar y hacer más eficientes sus procesos.
• No poner atención a los gastos de operación y considerarlos a todos como necesarios e imposibles de reducir.
• Hacer de algunos gastos y compras leyes no escritas y no debatibles para su modificación.
TIPS PARA ECONOMIZAR
• Realizar compras enfocadas a reales necesidades y no sobre stocks.
• Compras a escala pueden obtener mejores ofertas.
• Analizar la posibilidad de adquirir o renovar maquinaria, vehículos o equipo de cómputo por medio de arrendamiento (leasing).
• Establecer a través de un área de contratos, vínculos formales entre empresa y proveedor que respete la estructura de costos y/o servicios acordada durante un plazo específico.
Idealizando la reducción de costes
Dividiendo la empresa en tres áreas de control o departamentos podemos definir diferentes ideas mediante las cuales se podría lograr la disminución de los costes asociados.
Esas tres áreas serían las siguientes:
- Departamento de producción
- Departamento comercial
- Resto de departamentos
Dentro del departamento de producción se debe ser riguroso para poder llevar a cabo las decisiones, de un modo consensuado y eficaz.
Debemos preocuparnos por brindar a los clientes un producto o servicio de excelente calidad y buen precio, es lo que realmente se valora. Algunas estrategias para reducir costes serían:
- Debemos formar a los trabajadores en la filosofía de “la calidad es responsabilidad de todos”, resultando así un menor número de productos defectuosos. Los productos defectuosos provocan costes de materiales, manos de obra y tiempo.
- Disminuir los residuos generados o transformarlos en subproductos, lo que los convierte en materias primas para otras empresas, generando ingresos adicionales.
- No se deben aplicar mejoras en los productos que el cliente no valore porque se incurriría en costes innecesarios.
Dentro del departamento comercial es fundamental conocer a nuestro cliente potencial y fomentar los productos de mayor prospección en el mercado, todo ello sin incurrir en costes excesivos de comercialización. Como ideas para la reducción de costes se pueden encontrar:
- Debemos tener bien definido y ser conocido por todos, cual es el objetivo empresarial del departamento comercial.
- Se deben crear promociones que interesen a nuestros clientes actuales, ya que ese es el mercado que nos interesa estudiar y fomentar para hacer crecer nuestro producto, el resto de los mercados no nos interesa.
- Los mejores medios de comunicación son los conocidos popularmente con el «boca a boca», pero dado los niveles que estamos tratando puede no ser suficiente y debemos emplear sistemas de bajo costo como puede ser el uso de internet para comunicarnos con nuestros clientes.
- Estudiar las posibles ideas de efectividad para provocar incrementos en las ventas de nuestros productos, si fuese necesario se podrían emplear especialistas que nos ayudasen a conocer nuestro mercado y cuáles son nuestras mejores opciones.
- Antes de realizar ninguna inversión en la cadena de producción se debe tratar con el cliente cuáles son sus necesidades y valorar si realmente la inversión diseñada es la correcta para el desarrollo de la productividad.
Dentro del último apartado se encuentran reclutados el resto de departamentos que conforman la organización y en los cuales a la vez que en los demás departamentos también existen mejoras que se deben aplicar para poder ver reducidos los costes que devengan.
Algunas de las ideas planteadas para la reducción de costes son las siguientes:
- No podemos adquirir maquinaria por estar actualizados al máximo sino que debemos adaptarnos a cada una de las situaciones que van surgiendo y supliendo la problemática actual causada.
- Se deben negociar con los proveedores para que fijen un precio al inicio de año y este se mantenga a lo largo de los meses, lo que repercutirá una considerable reducción de costes.
- Debemos contratar personal activo, y con iniciativa para generar grandes ideas a la hora de gestionar correctamente personal y materiales para reducir los costes generados.
- Establecer un límite de horas extras mensuales y ajustar los tiempos de trabajo y organizaciones de los mismos para intentar fijar un coste al personal.
- Establecer estudios de consumos, electricidad, agua, gas, etc. para poder establecer los picos de consumo y poder establecer en donde poder actuar para reducir los costes de fabricación.
Estas son algunas de las ideas más salientables para intentar alcanzar la reducción de costes en la organización, entendida como un único ente.
Por Araceli Rguez
Algunas Ideas para Reducir Costos
Por: Iván Duque Escobar
La estructura de costos para una empresa se ha convertido en algo fundamental que merece gran atención, pues es en los costos en donde un servicio o un producto se vuelve competitivo y por ende permite mejorar los beneficios.
Importante en esta nueva tarea identificar todos los costos asociados al servicio y producto, incluso aquellos gastos que quedan ocultos dentro del negocio. Pero se debe tener cuidado al entender la eficiencia en los costos, la cual no es sinónimo de hacer las cosas más baratas, porque esto puede ir en contravía de la calidad del producto, se trata de mantener una relación costo-beneficio que permita obtener las ganancias esperadas y con la calidad que espera el consumidor final, en otras palabras tiene como fin maximizar los recursos y lograr mayor eficiencia en la empresa.
A continuación presento algunas ideas que nos pueden permitir este objetivo:
- Implementación del Cuadro de Mandos Integral: Lo que no se mide no se puede controlar
- Conocer todos los gastos de operación
- Revisar los procesos internos de compras: Esto permite conocer los procesos de contratación y los proveedores con los que se trabaja.
- Pagar oportunamente las obligaciones financieras: Esto evitará el pago de intereses moratorios
- Manejo de inventarios justos o inventario cero: Muchas veces tener producto en proceso o materia prima conlleva a gastos adicionales como bodegaje o vigilancia, además del costo de oportunidad asociado a ese inventario.
- Hacer sentir a los proveedores parte del equipo de trabajo. En muchas ocasiones la financiación con proveedores tiene costo cero
- Capacitación al personal: Un trabajador capacitado puede ser mas eficiente
- Monitorear el mercado permanentemente: Esto permite trabajar con los proveedores que ofrecen mejor calidad y precio.
- Revisar la capacidad instalada
- Analizar la posibilidad de adquirir maquinaria o equipo de computo mediante operaciones de leasing.
- Manejo adecuado de los impuestos, tener una planeación tributaria: No queriendo decir esto que se debe evadir o eludir el pago de impuestos, solo de trata de ser eficientes en el pago de impuestos.
- Hacer seguimiento a los gastos por servicios públicos, establecer estrategias de ahorro.
- Todo el personal debe estar en esta cultura de ahorro, pues al final genera beneficios para todos
Esto son algunas ideas, aunque vale la pena aclarar que como tal no hay unas reglas generales, dependerá de cada empresa y de cada proceso que se adelante a su interior, pues cada empresa es distinta.
Reducir costos sin afectar la calidad
Es muy importante llevar un control de los costos directos e indirectos en una empresa pero sin caer en el ahorro extremo, tampoco esto quiere decir que se debe reducir personal o reducir gastos, sin embargo, lo que realmente hay que hacer es gestionar los costos de la empresa:
• Planeación de inversión: de esta manera puedo identificar las necesidades
• Planificación de costos: consigo un plan estimado de costos dando la posibilidad de proyección a corto, mediano y largo plazo.
• Aprovechamiento de recursos: incremento de producción al mismo o a menor costo se puede mejorar la productividad, esto se consigue alineando, replanteando y optimizando procesos.
• Nivel de ocupación: medir tiempos, establecer tiempo promedio de operaciones, esto me da un aproximado de producción por hora y por día, después de plantear los promedios de tiempos debo plantear metas e indicadores.
• Automatización de procesos: disminuyo costos y tiempo, maximizo productividad,
• Sensibilización de ahorro de servicios públicos: se puede sensibilizar al empleado al consumo racional de agua y electricidad.
• Reducción de inventarios: se debe maximizar la rotación del inventario, contando con el stock necesario para la necesidad de la demanda.
• Estructura de funciones: podemos ajustar la carga de trabajo, podemos recortar personal inoficioso.
Reducción de costes
En la actualidad, cuando hablamos de desarrollo en el entorno empresarial, de alguna manera estamos vinculando el crecimiento a la aplicación o al uso de alguna herramienta o mecanismo que se haya utilizado o implantado en la organización para su éxito.
Uno de las herramientas utilizadas es el de cadena de valor o modelo de desarrollo de procesos, cuyo análisis nos permite optimizar el proceso productivo, al poder observar en cada fase y al detalle el funcionamiento de la empresa.
Los factores de diferenciación, la curva de experiencia, las economías de escala, el establecimiento de precios partiendo del coste de producción, así como una correcta distribución de responsabilidades en la gestión de los procesos, son elementos principales de la aplicación de este método.
La reducción de costes, junto con la diferenciación, y la búsqueda de eficiencia a la hora de gestionar los recursos disponibles, vienen a ser los objetivos principales del directivo en la cadena de valor, y el fruto de su consecución se traduce en la ampliación de su margen de contribución. Todo esto va ligado en la medida que la empresa sea capaz de realizar los procesos que componen su cadena de valor reduciendo su coste para conseguir de esta manera una ventaja competitiva respecto a la competencia.
El uso de estas herramientas en la gestión de la empresa con el fin de utilizar también la innovación, muy útil para reducir costes, requiere de la recopilación de información para la oportuna decisión de acometer la inversión para el nuevo producto o servicio, basándonos en indicadores y en la importancia que puedan tener los costes de oportunidad, los costes futuros, los diferenciales así como en los que ya se han incurrido.
Por último, debemos tener en cuenta que para que las decisiones tomadas sean positivas y exitosas, de manera complementaria al desarrollo de los aspectos anteriormente citados, hay que contemplar que debe ir acompañado de políticas vinculadas al producto y su marketing, cuyos factores pueden estar influenciados por situaciones externas e interferencias en la oferta y la demanda, competencias y decisiones gubernamentales ajenas.
Cómo hacer una empresa eficiente desde el punto de vista de los costes
La clave para una reducción en los costes de actividad de la empresa es el continuo de análisis de situación para la adopción de decisiones que permitan incrementar de forma considerable la competitividad de la empresa mediante la mejora continua de los productos, servicios y procesos.
Este análisis toma como punto de partida la definición de un conjunto de actividades (misión, visión, objetivos, fortalezas y debilidades, las oportunidades y amenazas del entorno, etc.) que de forma armónica (siguiendo una metodología), para así establecer la estrategia corporativa.
Todas las actividadades se evaluarán de forma continua con el fin de reformular la estrategia definida, su implantación y evaluación.
El análisis de la situación hace referencia tanto a las cuestiones internas como externas a la empresa. Entre las cuestiones internas se encuentran tanto la fijación o determinación de los valores, como de las misiones, visiones y objetivos de la corporación.
Una manera eficaz y eficiente de reducir costes no debe estar basada en el recorte de los mismos, sino en su gestión.
La gestión de costes implica supervisar los procesos de desarrollo, producción y venta de productos o servicios de buena calidad, intentando reducir los costes o mantenerlos a niveles objetivos.
En los mercados actuales los clientes y consumidores exigen una mejor calidad a un menor precio y una entrega puntual, lo cual puede también formularse como una más alta relación satisfacción (calidad + servicio) / precio.
Cuando la gerencia sólo nos centramos en la búsqueda de precios más bajos simplemente procede a la reducción de costes, viéndose la calidad seriamente afectada.
Gestionar los costes en la empresa implica:
1. La planificación de costes para maximizar el beneficio.
2. La reducción sistemática de costes.
3. La planificación de la inversión.
La mejor manera de reducir los costes en la empresa es mediante la detección, prevención y eliminación sistemática del uso excesivo de recursos. Para ello, deben abordarse de forma simultánea estas actividades:
1. Mejora de la calidad.
2. Mejora de la productividad.
3. Reducción de inventarios.
4. Reducción de las líneas de producción.
5. Reducción del tiempos muertos.
6. Reducción del espacio utilizado.
7. Reducción del tiempo total del ciclo.
Reducir costes empresariales en el siglo XXI
Estando de acuerdo en que la reducción de costes es, y debe ser, una premisa en la gestión empresarial, máxime en periodos de contracción económica en la que la otra pata del beneficio, los ingresos, disminuyen por un sinfín de causas, algunas globales, difíciles de superar por uno mismo (sin quitar mérito al punto de vista más optimista de ver oportunidades a las etapas de crisis, no siempre la oportunidad se puede ejecutar o tenemos la capacidad de llevarla a cabo). Si creo que la forma de hacerse debe cambiar.
Quizá el sistema tradicional de valoración por volumen ha influido para que ante un objetivo de reducción de costes sean las grandes partidas de gasto: Personal, proveedores, las que se ajusten, y no se plantee un sistema preciso y completo de optimización.
Esto es entendible, necesita un estudio más ligero (relativamente) y los efectos positivos de reducción se ven rápidamente pero las consecuencias a medio y largo plazo no son tan positivas, generándose un efecto automático de acordeón (crisis-contraigo, crecimiento-amplio) que no acaba de analizar a fondo nuestra estructura de costes o sus posibles fallos.
Frente a esto, la valoración de costes por actividad ofrece un estudio más riguroso y exacto de nuestros costes y su posible mejora.
Partiendo de un mapa de actividad lo más completo posible y definiendo los generadores de coste tendremos una visión general y estructurada y así podremos analizarlos primero y optimizarlos después, de manera integral.
Para hacerlo, resulta fundamental conocer la estructura de costes del sector, de nuestros principales competidores y de nuestros clientes antes de actuar, si queremos ofrecer ventajas competitivas debemos de saber donde debemos y si podemos hacerlo.
Y una vez hecho esto, es decir, analizados los costes, valorados en términos absolutos y relativos, comparados y decidido donde debemos reducir ¿como lo hacemos?.
Pues aprovechando para mejorar la calidad de nuestro producto y servicio y nuestra relación con el cliente, y esto ¿es posible?.
Creo que sí, y es a través de la innovación. Ahora podemos ver y conocer al momento las mejoras que se están produciendo en nuestro sector, estudiar posibles tendencias futuras y conocer el avance de la tecnología para la consecución de nuestros objetivos más pronto y con más calidad, y esto lo podemos hacer de forma menos costosa, la era tecnológica actual nos permite comparar opciones y seleccionar el avance que mejor nos viene para nuestro negocio dentro de una amplia red de suministradores expertos con una fuerte competencia entre ellos que nos favorece.
Un ejemplo del tipo de innovaciones tecnológicas a las que me refiero sería los nuevos sistemas de comunicación, como la video-conferencia, la tenemos a nivel particular con nuestra tarifa (plana) de datos, imaginemos el ahorro que supondrá a las empresas en desplazamientos, alquiler de salas de eventos… tiempo sobre todo, cuando las empresas usen todo su potencial de forma generalizada.
METODOLOGIAS QUE SE DEBEN IMPLEMENTAR PARA REDUCIR COSTOS
Son bastantes las metodologías que han adoptado compañías y que se pueden adoptar en el momento de reducir costos, debido a que es un tema que siempre las afecta, y que incurre en su rentabilidad y crecimiento, de igual manera hay que tener en cuenta que para que den resultado deben ir a acompañadas de estrategia y seguimiento.
– Manejo de Inventario: Evitar el inventario obsoleto. El inventario ocupa espacio, genera necesidad de transporte y almacenamiento y absorbe los activos financieros.
– Optimización de los Procesos: Mejora la productividad lo que genera un mayor volumen de productos, haciendo buen uso de las materias primas, las instalaciones y las maquinarias, se definen estrategias para implementar nuevas tecnologías y el uso de las que ya se tienen. Así mismo, realizar un acortamiento de las líneas de producción, debido a que una línea de producción larga genera la necesidad de más personas y mayor cantidad de de trabajo en proceso, eso puede traer consigo errores logrando disminuir la calidad.
– Calidad: Tanto en los procesos como en los productos, esto evita cantidad de errores, reprocesas logrando reducir el tiempo total del ciclo, una buena utilización de los recursos y la satisfacción del cliente.
– Reducción del tiempo ocioso de la maquinaria: Si una maquinaria tiene falencias, esto genera tiempo ocioso, incumplimiento en los tiempos de entrega del producto establecidos; esto lleva a la producción por lotes y así mismo a mayores niveles de inventarios. De igual manera, la falta de durabilidad de las maquinas conlleva a la generación de stock de seguridad.
Con esto, puedo concluir que cuando se realiza la reducción de costos de una compañía, no se habla de hacer un recorte de personal, si no de implementar sistemas que permitan la disminución de los mismos, tener definidas estrategias para ser competitiva en el mercado, realizando una detección, prevención y eliminación sistemática de un uso enorme de los recursos y no menos importante tener la capacidad de tomar decisiones y tomar acciones donde se mejora la eficiencia y eficacia.
La llave de le felicidad
La llave de le felicidad
Por Camila Diaz Baires
Creo que todo empresario busca al tener una compañía su más añorada idea: generar ganancias. Y todos creería yo, quisieran tener esa ecuación magina que proporcionara las soluciones a las diferentes dudas en los negocios/compañías, la añorada llave de la felicidad (por siempre y para siempre). Cuando comencé a leer sobre costes, me di cuenta, como comente en alguno de nuestros foros, que son el corazón de la realización de proyectos de una compañía, son parte fundamental. A continuación detallo algunos (no consejos) ideas, que podrían funcionar para optimizar recursos y encaminar nuestras acciones a ese tan ideal final: ganar con una compañía.
1. Identificar y conocer cada una de las actividades/recursos que suceden en la compañía: al saber exactamente cómo/cuando/donde funciona el proceso, podemos definir todas las partes involucradas, y comenzar a trabajar sobre el tema de ¨optimización¨, donde podemos reducir tiempos, recursos, equipo, etc. La clave, es conocer, como bien dicen, el conocimiento es poder.
2. Capital de trabajo, tener definido un presupuesto REAL, el cual sea lo mas aterrizado posible, obviamente se debe tomar en cuenta, el famoso ¨backup¨ por los inconvenientes, o reacciones inesperadas del mercado. Nuestra rentabilidad y rotación son factores claves en los resultados y buen desempeño de la compañía. Los equipos deben estar conscientes de cómo funcionan nuestros márgenes, hasta donde podemos llegar con los volúmenes de venta, la rotación de nuestro producto.
3. Inventario, al conocer un poco más del negocio: rotación, producción, volúmenes, es necesario evitar los sobre saldos, y la solución a esto es una revisión constante de los inventario, tanto en nuestras bodegas de almacenaje, como en la de nuestros clientes, si este fuera el caso.
4. Cobros, la relación con nuestros clientes/proveedores debe estar clara desde un inicio. Tiempos, procedimientos y formas, son claves para que el proceso fluya de manera natural.
5. Tesorería, nuestros financieros deben tener el pleno conocimiento de la mejor forma de actuar con negociaciones con bancos, proveedores, los plazos son de suma relevancia para poder obtener ese ciclo equilibrado entre ingresos y egresos.
6. Producción, el equipo, maquinaria, materia prima, son parte esencial, esto vuelve al punto 1, donde conocer el proceso es básico para poder tener criterio de decisión sobre todos los factores involucrados.
7. Calidad, nunca descuidarla, los costos de maquinaria, equipo de personas, insumos, materia prima, NUNCA debe poner en riesgo nuestro producto final, recordemos que al final trabajamos para crear demanda de nuestros consumidores.
En conjunto todas estas ideas, pueden aportar para recorrer un camino más sólido, algunas en su buena implementación pueden ser una llave hacia la felicidad en las compañías.
IDEAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR COSTES
Dentro de las áreas de mantenimiento y producción, en donde he laborado hasta el momento podría decir varias practicas o medidas que apuntan a la reducción de costos,
– Manejo de inventarios óptimos de repuestos en almacén. Solo repuestos críticos y contingentes de acuerdo a un estudio de criticidad.
– Repuestos en consignación donde el proveedor es el dueño de los inventarios
– Realizar un adecuado mantenimiento programado con el fin de optimizar la compra de materiales y repuestos
– Implementación de estrategias de mantenimiento de forma que aseguren la disponibilidad de los equipos y aumenten la confiabilidad.
– Análisis de causa raíz de problemas que impacten la producción de tal forma que se aumente la productividad
– Dentro del mantenimiento general de planta y de ejecución de proyectos seguir un estándar de planeación, seguimiento y control que permita optimizar tiempo de ejecución y reducir las pérdidas de tiempo
– Eliminar reprocesos de tal forma que se asegure la calidad del producto.
– Consecución de materias primas alternas de bajo costo
– En el caso donde la energía eléctrica comprada es costosa, se puede desarrollar proyectos de sustitución de energía por otro tipo (solar, hidráulica, etc.,) esto impacta el kw por unidad producida.
– Capacitación y promoción al personal impactando directamente en una mejora en la productividad.
Lo anterior hace parte de varios procesos y a través de otras áreas dentro de la gestión de capital de trabajo, gestión de almacenes, gestión de proveedores, mejora de productividad y mejora continua que se manejan.