El tiempo, principal elemento a controlar en los proyectos

La gestión de proyectos es una de las actividades que más utilidad tendrá en la vida, puesto que estamos constantemente planeando cosas, las cuales gestionadas de esta manera tendrán mejores resultados.

Todas las herramientas recibidas son de gran valor para la gestión de proyectos. Sin embargo, entre las que considero de la mayor utilidad se encuentran las que tienen por objeto gestionar el tiempo, recurso de mayor cuidado puesto que al perderlo no se puede recuperar. En este sentido los diagramas Gantt, complementados con un buen diagrama de redes nos ofrecen una manera gráfica y práctica de saber en cada momento de la ejecución en qué estamos.

Una adecuada planificación de las actividades del proyecto a partir del EDP/WBS nos permite conocer el detalle del mismo y al poner estas actividades en perspectiva podemos ejercer control.  Igualmente, durante la fase de ejecución es vital tener claridad sobre la ruta crítica y los hitos que deben irse cumpliendo para garantizar el buen desempeño. Visualizarlos gráficamente en el tiempo facilita la dirección, evidenciando cuáles actividades requerirán mayores esfuerzos, cuáles formarán la ruta crítica y cuáles podrían ser ejecutadas simultáneamente.

Frecuentemente, por no decir siempre, surgen imprevistos que retrasan la ejecución de las tareas. En este escenario al tener todo el proyecto visualizado se puede saber rápidamente cuales de las actividades futuras son susceptibles de ser adelantadas y de esta forma minimizar el retraso.

Finalmente, al controlar el tiempo se puede mitigar o controlar uno de los riesgos inherentes a los proyectos que es el de incumplimiento del cronograma, el cual se convierte a su vez en uno de los principales factores de sobrecostos de los mismos.

 


1 comentario / 20 Ene 2014 por ednapatriciabarrios
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SCOPE CREEP

A lo largo de la vida del proyecto, muchas son las fases que se van desarrollando y asimismo muchos son los imprevistos que pueden ir surgiendo. La definición de Scope Creep como crecimiento incontrolado o no planificado del alcance, nos da idea de la magnitud del control que se ha de ejercer para que el producto se ejecute con éxito. Todas y cada una de las actividades que componen el proyecto han de cumplir el alcance previsto. De otro modo, pueden surgir cambios que desestabilicen o incluso conduzcan el proyecto al fracaso. Es primordial una correcta definición del alcance a la hora de la planificación del proyecto y del producto, para posteriormente no tener que realizar modificaciones o, en ese caso, efectuar las mínimas, ya que realizar excesivos cambios en un proyecto puede crear desmotivación en el equipo de trabajo (ya que éste no llega a “creer” en el producto para el que está trabajando), y eso se traduce también en demoras y sobrecostes. Se ha de instaurar, en ese caso, un sistema de control de cambios en el que se identifiquen las causas del problema y sus posibles soluciones, todo ello bajo la supervisión del Jefe de Proyecto. Asimismo, se han de plantear opciones para la resolución de incidencias y para que el proyecto se desarrolle dentro del alcance previsto.
Trasladando la teoría a mi vida profesional, he podido comprobar durante varios años que esta problemática se extiende mucho más de lo deseado en la ejecución de proyectos. Muchas han sido las horas que he pasado en la oficina rodeada de ingenieros con sus enormes planos desplegados a lo ancho de la mesa… Estructuras, diagramas, fórmulas matemáticas… Todo aquello era el trabajo diario, con las preocupaciones constantes de los plazos de entrega, de los estándares de calidad… Aquellos que estaban en el Departamento de Compras gestionando los mejores precios, las reuniones de proyecto para elaborar el mejor Plan, la firma del Acta… Todo está basado en estrategias, gestiones (de alcance, de costes, calidad, tiempo…) y todo lleva un cuidadoso orden dentro de su estructura. Me sorprende gratamente conocer el gran número y diversidad de herramientas de las que disponemos para hacer que los proyectos se desarrollen con éxito. De cómo se planifica la gestión del tiempo para llegar a cumplir los objetivos en plazo.
El Scope Creep define claramente cómo los cambios de alcance afectan en gran manera al desarrollo del proyecto, provocando en la mayoría de ocasiones sobrecostes y demoras. El poder utilizar una herramienta que contrarreste o ayude a corregir estos efectos, es sin duda de gran utilidad. Aplicar estos conceptos a nuestros quehaceres diarios, sería nuestra tabla de salvación para establecer orden y control en todas las facetas de nuestra vida.


Enviar comentario / 20 Ene 2014 por blancaalvarez
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Herramientas para la Dirección de Proyectos

Llevar a buen término un proyecto requiere de la aplicación de ciertas  habilidades y  técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva y que le permite a una organización atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir mejor en su mercado.

Desde mi punto de vista, uno de los factores críticos en la gestión de proyectos es el seguimiento y control que se ejerce a todas las actividades. Como el control de cualquier sistema de administración – implica el monitoreo cercano de recursos, costos, calidad y presupuesto del mismo, por lo tanto es fundamental el uso del método PERT/CPM   que consiste en  dos técnicas basadas en redes que contemplan las relaciones de precedencia e interdependencia de actividades.

El uso de este método permite:

De la mano del control se encuentra el análisis de los riesgos inherentes al proyecto, por lo tanto es importante que la organización, antes de iniciar un proyecto, tenga claros los posibles riesgos que debe afrontar, de tal manera que evite posibles pérdidas en el desarrollo de sus actividades.

 

Para este fin la empresa debe hacer una gestión integral del riesgo, la cual incluye las siguientes etapas:

 

 

 

Resulta imposible escapar al riesgo, toda actividad la tiene, la cuestión es evaluar los niveles de riesgos, las capacidades que tenemos para afrontar las mismas, las consecuencias que puede traer aparejadas, y por sobre todo tener una clara conciencia de aquellos factores de los cuales depende que podamos o no lograr los objetivos. En la medida en que tomemos en consideración los aspectos antes desarrollados, mayores probabilidades de evitar riesgos innecesarios o protegernos convenientemente de ellos tendremos.

Estas herramientas son fundamentales para un evolución positiva tanto de un proyecto como de la empresa, es por eso que se hace fundamental su aplicación, por lo tanto su uso es habitual en los proyectos donde participo.


2 comentarios / 20 Ene 2014 por Iván Darío Duque Escobar
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Planeando el rumbo de Pinatubo SPA (Lecciones aprendidas)

Por: Catalina Salazar

Antes que nada debo admitir que este tema de gestión de proyectos ha sido una completa revelación para mí. Luego de una profunda reflexión, he logrado entender que todo en la vida son proyectos, actividades que se definen con tiempo y responsables para sacar adelante un objetivo. En el ámbito familiar, cada una de las metas y sueños que tengo con mi esposo e hijos se pueden traducir en pequeños proyectos, sin darnos cuenta en la rutina del día a día gestionamos estos proyectos de una manera automática, por lo cual mi primera conclusión de este módulo, es que las herramientas adquiridas pueden ser muy útiles para planificar, organizar y gestionar todos  los proyectos familiares.

En cuanto a su aplicabilidad en el ámbito laboral, ha sido un verdadero hallazgo. En primer lugar, pude darme cuenta que en mi propia empresa no tenía un plan de negocios definido, (aunque tengo un desarrollo increíble en servicios de bienestar), pero mi rumbo a seguir era incierto. De esta manera, el pasado martes 14 de enero cite a un taller de planeación a todo mi equipo de trabajo, con el propósito de trabajar dos aspectos fundamentales: Lo primero compartir y comentar todo lo bueno, lo malo y lo feo del trabajo con el fin de identificar lecciones aprendidas del año anterior  para implementar un plan de mejora en el SPA. Lo segundo, nuestros sueños, para definir metas y objetivos claros, de estos objetivos identificamos las actividades claves, responsables y plazos de ejecución. De este taller queda como producto un acta con lecciones aprendidas documentadas y los objetivos que tenemos para este 2014, con esto empezamos un año con  un plan a seguir a diferencia del año anterior, en donde realizamos una serie de actividades aleatoriamente sin ninguna articulación ni planeación y a las cuales mucho menos se les hizo seguimiento o control.

Herramientas claves para mi negocio:


2 comentarios / 20 Ene 2014 por catalinasalazar
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Ruta Crítica

¿Qué es lo que uno piensa cuando se menciona ruta crítica? Creería que nos podríamos imaginar estando en un auto tratando de llegar al destino final, pero que en el camino hay ciertas retos por pasar antes de llegar al final no? Pues lo mismo pasa cuando se ejecutar un proyecto. Cierto es que cuando se da inicio a un proyecto, es porque ya tienes un plan, una ejecución, un control para luego proceder con el cierre del proyecto. Así pues son fases sumamente importantes ya que trazan los objetivos y se van controlando para que ellos se cumplan en el tiempo. Para que ello tenga un orden es indispensable tener un cronograma de actividades y saber que actividades son precedente de otras y así ir monitoreando que se cumplan. Para eso, existe una herramienta de diagramas de red, el cual permite trazar todas las actividades. Más aun es importante saber los tiempos que uno se va a demorar en cada actividad, así pues se puede analizar cuál será la ruta crítica, es decir de los caminos a tomar cual será el más largo para así llegar al fin. Es indispensable saber esto ya que cuando se exponga el proyecto uno debe dar los tiempos que terminará el proyecto. Así pues esta es una herramienta la cual permite dar esa respuesta. Obviamente para poder dar un circulo completo nos queda evaluar cual serán los costos del proyecto. Es muy interesante esta herramienta ya que no necesariamente se usan para grandes proyectos, lo puedes utilizar para planeas un viaje de fin de semana, la compra de una casa, eventos etc. Les comparto alguna vivencia en mi trabajo, se tiene el área de proyectos básicamente relacionados con la creación de productos. Ellos manejan un cronograma de actividades y una ruta crítica para que estos se cumplan. Así pues semanalmente realizan reuniones con los interlocutores para realizar el control de que se esté cumpliendo las tareas designadas para cada área. En caso exista algún retraso comenzaran a anunciarlo. Eso sí, siempre tienen lo que le llamamos acá un “colchón” es decir una desviación de lo planeado para no siempre ser tan ácidos cuando algo falla.
Puedo decir que es una herramienta muy poderosa con la cual lograran tener una claridad de los caminos a tomar y los tiempos. Así pues una vez tengan identificado ello el siguiente paso es costear el proyecto.


Enviar comentario / 20 Ene 2014 por erikamariahamann
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Control del Proyecto: Método del valor ganado

Considero el método de valor ganado una potente herramienta para el control del proyecto. Este método reporta notabkles ventajas frente a los métodos tradicionales centrados en el logro previsto (gastos) y los costes reales. El Método de Valor Ganado va un paso más allá, examinando el grado de cumplimiento real del proyecto. Esto proporciona al gestor del proyecto un mayor conocimiento de las áreas de riesgo potencial y por tanto un mayor control sobre el mismo, posibilitando la creación de planes de mitigación de riesgos basados en el costo real, los tiempos, y el progreso técnico de la obra. Supone por tanto una alerta temprana para identificar y controlar los problemas antes de que impacten en la ejecución del proyecto de manera irreversible.


Enviar comentario / 20 Ene 2014 por carmenpena
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El Árbol de Decisiones en el Análisis de Riesgos del Proyecto

Por Nelly Aquino

Todo proyecto consta principalmente de las fases de planificación y definición, ejecución, control y cierre. Aunque pudiéramos considerar una más importante que otra, el éxito del proyecto será el producto de las fases, más que su sumatoria, por lo que el fracaso en una de ellas puede conllevar al fracaso del proyecto.
En cada una de las fases hemos ido conociendo diferentes herramientas, todas ellas útiles en nuestra vida diaria y en cada proyecto que emprendemos, desde lo personal, como una fiesta de cumpleaños o viaje de vacaciones, hasta los megaproyectos, construcción de grandes carreteras o mega estructuras.
Particularmente quiero tratar la técnica del Árbol de Decisiones para el análisis de riesgos del proyecto, que se lleva a cabo desde la fase de planificación, y a través de todo el desarrollo del proyecto pues es una importante herramienta de toma de decisiones.
El árbol de decisiones empieza con un cuadro a la derecha que constituye el punto de decisión, a partir del cual se extienden las ramas que representan las alternativas de curso de acción posible, tantas como identifiquemos, cada rama finaliza con un circulo o nodo de azar y a partir de este los diferentes eventos posibles y los resultados de las interacciones entre las alternativas y posibles decisiones o eventos. Este último resultado generalmente es expresado en términos económicos representa la sumatoria de probabilidad por costo y beneficio.
La resolución del árbol nos permite determinar cuál es la solución que nos produce el mayor valor esperado.
La realización de este ejercicio es de suma importancia para la gestión de riesgo del proyecto, y para otros momentos de toma de decisiones, y se nutre de todas las informaciones que podamos tener a mano, como otras experiencias para calcular las probabilidades de los eventos, las lluvias de idea para identificar posibles alternativas, entre otras.
Es sin duda una herramienta en la que espero apoyarme no solo en procesos de planeación de gestión de riesgos sino en toma de decisiones en general.


2 comentarios / 20 Ene 2014 por nellymarielleaquino
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Un Proyecto fracasado

Voy a explicar una situación en la que me encontré hace algunos años. Se trató de la realización de un proyecto de software, consistente en la grabación electrónica de los partes de horas trabajadas por el personal puesto a disposición para su posterior facturación, que trataba de sustituir al sistema de albaranes firmados que era el tradicional (y sigue siendo) dentro del sector en el que yo trabajaba.

La lectura del módulo de dirección de proyectos me ha servido para sintetizar y poder ver algunos de los fallos que se cometieron, y que dieron lugar a la paralización del mismo, con poca intención de retomarlo a corto plazo.

Voy a comentar las distintas fases del proyecto y enumerar las cinco principales deficiencias que veo (ahora):

A) Gestión de alcance, plan de comunicación:

El proyecto era internacional, estratégico, todos los países llevaban tiempo estudiando la manera de automatizar la gestión horaria y dejar el sistema de albaranes, por el que las horas trabajadas eran firmadas por trabajador y cliente y reportado en mano a la delegación y esta mediante valija al centro de facturación y nóminas de cada país. El proyecto llegó a España de manera medio clandestina, el entonces CEO de la compañía, Klaus se llamaba, Suizo, habló con el Director de Informática de España y le encomendó la tarea de que fuera éste el impulsor del proyecto, el que diera el paso de la  implantación en España y atraer al resto de países del proyecto, que hasta ese momento había tenido sólo un estudio serio e incluso un desarrollo informático para los países Nórdicos, poco significativos en cifras y volumen.

Con esta base se inicio el proyecto y de ella creo que radican ya problemas insalvables:

1. Plan de proyecto difuso: De existir, no estaba en manos de los implicados directos, no teníamos un acta de proyecto, o un plan detallado para poder ubicarnos en tiempo y espacio, seguramente se seguía alguna estrategia oculta. Por consiguiente los implicados indirectos, área comercial, marketing, clientes, trabajadores, no tenían prácticamente información, por tanto:  2. No hubo plan de comunicación, ni fueron partícipes de su puesta en marcha, cuando no había consenso sobre su necesidad y oportunidad.

3. la gestión del alcance fue mala, hubiera venido muy bien elaborar una EDP para conocer todas las ramificaciones y establecer un gestión de cambios y responsabilizar de cada paquete de trabajo o incluso actividad al área afectada.

B) Gestión del tiempo y del Coste:

Estos dos apartados estaban mejor, había un cronograma y el coste sí tenia un seguimiento y una limitación, llegamos a la fase piloto en el plazo y coste previsto.

C) Gestión de control:

El Director de Informática ( jefe del proyecto de hecho, aunque asignó otro responsable) había optado por el Método de Rendimiento Técnico, había unos hitos claramente marcados, que se cumplieron correctamente hasta la fase piloto.

Incluso se auditó la marcha del proyecto, la Sede encargó a un equipo de PWC en Nueva York revisar la marcha del mismo en los países piloto, España entre ellos.

D) Gestión de compras:

No falló tampoco, se decidió hacer en vez de comprar y los programadores y analistas hicieron su trabajo razonablemente bien, se trató de aprovechar lo ya desarrollado para los países nórdicos.

E) Gestión del riesgo:

Fallo total, no se Identificó el riesgo, 4. un análisis DAFO por ejemplo hubiera puesto de manifiesto la principal amenaza, el rechazo total del área Comercial y de Operaciones, muy afectados en el proyecto y no implicados en el mismo. 5. Un análisis de escenarios hubiera previsto también una replanificación ante las contingencias que hubo.

Al no haber Identificación de riesgos, no hubo análisis y ante tanto problema la directiva decidió parar el proyecto por falta de consenso sobre su oportunidad,cosa que podía  haberse hecho antes de dar comienzo al mismo y no en la fase de ejecución que ya nos encontrábamos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Enviar comentario / 19 Ene 2014 por albertojuangonzalez
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EL DIAGRAMA DE GANTT COMO HERRAMIENTA COMERCIAL

El pasarme los cuatro últimos años de mi carrera profesional vendiendo estructuras prefabricadas de hormigón sin tener vocación ni preparación comercial para ello, me ha hecho preguntarme qué herramientas o habilidades he empleado para contrarrestar esas debilidades. Una de ellas, y creo que bastante importante, ha debido ser mi experiencia y formación en gestión de tiempos y el uso cotidiano que hacía de los Diagramas de Gantt en mis puestos de trabajo anteriores.
En mis primeros contactos con los clientes, una pregunta que me planteaban la mayoría de ellos era : “¿cuánto vais a tardar en montarme la nave?”. Yo controlaba nuestros plazos, pero a la hora de cuadrarlos en el proyecto completo del cliente surgían problemas. El que además nuestros plazos estuvieran condicionados por algunas decisiones suyas, me hizo pensar que necesitábamos integrar en un documento gráfico todas los pasos y procesos de los que constaba el trabajo para poder consensuarlo, y adaptarlo tanto a la necesidades del cliente como a nuestras capacidades de producción. Ese documento o herramienta es el Diagrama de Gantt ya que permite una visualización rápida de las distintas tareas que componían el proyecto y las relaciones de dependencia entre ellas. En la mayoría de las ocasiones el Diagrama de Gantt que presentaba a mis clientes pasaba a formar parte integrante del contrato entre ambos, con lo cual además evitábamos los típicos conflictos que pudieran surgir por incumplimientos de plazos.
Presentar al cliente junto al presupuesto un pequeño Diagrama de Gantt y poder ajustarlo sobre la marcha con él mediante una aplicación en una tableta no sólo es una herramienta de planificación sino en este caso, según mi opinión, una herramienta de Marketing, ya que estás transmitiendo al cliente una imagen de organización, planificación y seriedad que ayuda a la hora de conseguir las ventas.
Creedme que a la hora de vender no sólo influye el precio o la calidad del producto, sino que en algunas ocasiones, y sobre todo en proyectos de envergadura, la integración de nuestro producto o servicio en el proyecto global del cliente representa un factor importante a la hora de poder realizar la venta. Y para ello, el diagrama de Gantt creo que es una gran herramienta para conseguirlo.


Enviar comentario / 19 Ene 2014 por franciscoadame
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EL TIEMPO

Desde que he visto entre las actividades a desarrollar en el módulo de gestión de proyectos que teníamos que hacer una entrada en nuestro blog, he estado pensando sobre qué punto ha sido el más interesante, enriquecedor y el cual podré aplicar en mi vida diaria o en el desarrollo de mi vida profesional. Y me he dado cuanto que el apartado de la «Gestión del Tiempo» ha sido el más interesante y el que mejor he podido llevar a mi vida diaria, el cómo las consecuencia de las acciones logra alcanzar el objetivo y como al estudiar estos sistemas de gestión del tiempo nos damos cuenta de aquellas acciones necesarias (estrictamente) para poder alcanzar el objetivo. Actividades que en un principio pasan desapercibidas por la monotonía o lo rutinario que al final se convierten nuestras acciones.

Me han fascinado los diagramas de Gantt puesto que ya los conocía por lo proyectos en los que estoy inmersa, pero solo como «cronogramas de trabajo», una guía de tiempo para la consecución de las actividades que van a llevar a cabo en la instalación en la que trabajo, gracias a este descubrimiento he indagado y desmenuzado las tareas que salen en el diagrama con lo desarrollado en el proyecto pudiendo descubrir problemáticas, retrasos en la ejecución, etc., es algo que me fascina.

Además estudiando la gestión de tiempo también nos encontramos con los diagramas de red, me parecen un sistema ideal para la coordinación de las actividades incluso en la vida diaria, las forma en la que unas acciones sin las otras no son nada y la simplicidad en la que se reflejan en estos diagramas y como poder ver de forma rápida las interrelaciones entre los diferentes departamentos, áreas, actividades de la vida o el trabajo.

Sin duda para mí, en el estudio de la gestión de proyectos, el estudio del tiempo ha sido uno de los métodos que más ha despertado mi interés. Invito a todos los posibles seguidores de este blog a que no conozcan la gestión del tiempo y a que les echen un vistazo a los diagramas de red, son fenomenales.

http://www.ehu.es/Degypi/Gestion/gespro1va.htm


Enviar comentario / 18 Ene 2014 por aracelirodriguez
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