Estructura del desglose de trabajo (EDT)

 

La herramienta perfecta para desglosar un proyecto en piezas, la cual permite llevar el proyecto de forma más manejable y sencilla, iniciando la construcción del mismo desglosando todas las  partes en  orden jerárquico, con esto se consigue la gestión de pequeñas piezas de un todo que forma un rompe cabezas, esta estructura es lo que permite organizar el proyecto.

La necesidad de un entendimiento completo del trabajo a realizar en el proyecto va más allá del alcance, tiempo y costo. Obtener estimados de tiempo y coste realista implica estimar todo el trabajo no solo la mayoría, incluso obtener el personal de un proyecto requiere que todo el trabajo se entienda previamente, para que se adquiera el personal correcto para el proyecto.

Una EDT se enfoca en entregables (el trabajo que se necesita hacer en el proyecto) pero no necesita estar organizado de esa manera, la mejor manera para describir el primer nivel es desglosar el proyecto en su ciclo de vida. El enfoque  del ciclo de vida ayuda a hacer  a la EDT entendible para todos y provee una base para reusar la parte superior de la EDT en otros proyectos. Dependiendo del método de descomposición del trabajo utilizado, la EDT puede también definir el ciclo de procesos y los entregables de cada fase. Esta descomposición del alcance del proyecto permite balancear la necesidad de la gestión del proyecto de controlar el proyecto con un nivel adecuado de detalle.

Además facilita la comunicación entre el director de proyecto y los interesados a lo largo de la vida del proyecto. La EDT permite comunicar el alcance del proyecto, las relaciones de dependencias entre las diferentes fases y trabajos y el nivel de riesgos, a la vez que facilita el control del presupuesto y el avance del cronograma.

Una de las preguntas que vale la pena hacerse antes de realizar la EDT es: ¿De qué tamaño debería ser un paquete de trabajo? en estos casos el director del proyecto debe decidir  a qué nivel controlar el proyecto, en proyectos grandes no es conveniente utilizar una EDT que  se desglose en paquetes de trabajo que sobrepasen las 80 horas para completar ya que esto generara demasiados caos y reportes innecesarios.

Para la mayoría de los proyectos, los paquetes de trabajos pequeños se definen como un trabajo que:

1. Puede ser estimado de manera realista y confiada.
2. No puede ser lógicamente subdividido más.
3. Tiene de 8 a 80 horas de esfuerzo, o lo que tenga sentido para el proyecto.
4. Tiene una conclusión o un entregable significativo.
5. Puede ser completado sin la necesidad de más información.
6. Puede ser contratado o sub-contratado.

Esta herramienta consta de un diccionario el cual puede ser creado por el director o por los involucrados en el proyecto, estos pueden ayudar al director en el desglose del primer nivel de la EDT en el paquete de trabajo y asistir en la creación del diccionario de los trabajos asignados a ellos.

Un diccionario de la EDT:

1. Puede ser escrito por la persona asignada al paquete de trabajo.
2. Incluye una descripción del producto del paquete de trabajo.
3. Incluye información necesaria para controlar el paquete.

 

Diagrama de EDT

 

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por Soledad Carolina Bautista Sánchez
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Cero Inventarios, sí, pero a cualquier precio?

Sandra Yvelicce Ramirez

Se piensa que el elemento clave en la manufactura japonesa es la producción “con inventario cero”.

Todo se ordena, se hace y se entrega exactamente cuándo se necesita.

La producción es justo a tiempo. Existe un enlace necesario ente la producción sin inventario y la calidad, cada artículo se debe hacer correctamente, junta a tiempo y en todo tiempo.

Este es un electo clave en las ganancias de productividad. No existe el desperdicio. Siendo así, la mano de obra, los materiales y las herramientas, se usan de una manera productiva.

¿Qué es lo que esa producción sin inventario puede hacer por una empresa? Mayores beneficios, ahorros en el inventario, mejoras en el cumplimiento de los programas y memos responsabilidad en cuestión de empleados.

El concepto de cero inventarios es muy atractivo, pero se sabe que este enfoque no siempre es posible desde el punto de vista práctico o económico. Se manifiesta que la eliminación del inventario de producción en proceso es casi lo mismo que dragar un canal en el seno de un rio, el nivel del agua se reduce.

También decimos, este sistema supone un gran  de capital de trabajo, un gran ahorro de costo de oportunidad, puesto que al tener el inventario justo para cumplir con las ventas pactadas, no hay ningún recurso inmovilizado, ocioso.

Sin duda que tener un inventario almacenado durante días, semanas y hasta meses, sin saber a quién se le ha de vender, representa un gran costo para la empresa: almacenamiento, posibles deterioros o pérdidas, mantenimiento, costo financiero del capital invertido en ese inventario sin uso ninguno, etc.

Este sistema es una gran ventaja para la empresa, es la prueba final de una utilización eficiente de sus recursos, no hay nada ocioso en ella.

Desventaja importante, principalmente en aquellas empresas que no pueden garantizar puntualidad en la entrega de sus productos, o en la adquisición de materias primas. Cuando se maneja un inventario cero, significa que no habrá ningún inventario o materia prima de reserva en caso que se presente un problema con los proveedores, y entonces la empresa no podrá garantizar la entrega de los productos contratados con sus clientes.

Si el proveedor falla, o algún eslabón de la cadena de abastecimiento tiene problemas, la empresa quedará irremediablemente mal con sus clientes.

El inventario cero funciona siempre y cuando los proveedores de la empresa tengan una política de cumplimiento y puntualidad que permita tener un grado de certeza y seguridad elevadas.

Sin embargo eso no es suficiente, puesto que existen otras variables que no pueden ser controladas ni por la empresa ni por los proveedores, y es la infraestructura que permita la movilización y entrega de materia prima, algo que en un país en desarrollo no se puede garantizar.

La empresa necesariamente tendrá que tener reservas para sortear estas eventuales dificultades sino quiere quedar mal con las entregas a sus clientes.

 

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por Sandra Yvelice Ramírez Cubilete
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Inventario Cero

 

 

Este sistema supone un gran ahorro de capital de trabajo, un gran ahorro de costo de oportunidad, puesto que al tener el inventario justo para cumplir con las ventas pactadas, no hay ningún recurso inmovilizado, ocioso. Sin duda que tener un inventario almacenado durante días, semanas y hasta meses, sin saber a quién se le ha de vender, representa un gran costo para la empresa: almacenamiento, posibles deterioros o pérdidas, mantenimiento, costo financiero del capital invertido en ese inventario sin uso ninguno, etc.

Luego el inventario cero es una gran ventaja para la empresa, es la prueba final de una utilización eficiente de sus recursos, no hay nada ocioso en ella.

Sin embargo, el inventario cero puede tener desventajas importantes, principalmente en aquellas empresas que no pueden garantizar puntualidad en la entrega de sus productos, o en la adquisición de materias primas. Cuando se maneja un inventario cero, significa que no habrá ningún inventario o materia prima de reserva en caso que se presente un problema con los proveedores, y entonces la empresa no podrá garantizar la entrega de los productos contratados con sus clientes.

Si el proveedor falla, o algún eslabón de la cadena de abastecimiento tiene problemas, la empresa quedará irremediablemente mal con sus clientes. El inventario cero funciona siempre y cuando los proveedores de la empresa tengan una política de cumplimiento y puntualidad que permita tener un grado de certeza y seguridad elevadas. Sin embargo eso no es suficiente, puesto que existen otras variables que no pueden ser controladas ni por la empresa ni por los proveedores, y es la infraestructura que permita la movilización y entrega de materia prima, algo que en un país en desarrollo no se puede garantizar.

No falta que una carretera se dañe, que cierren el aeropuerto, las trabas de la burocracia que caracteriza a la entidades estatales como las de aduanas y sanitarias. En nuestro medio nada garantiza una puntualidad y eficiencia que nos permita manejar un verdadero inventario cero. La empresa necesariamente tendrá que tener reservas para sortear estas eventuales dificultades sino quiere quedar mal con las entregas a sus clientes.

 

 

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por Farides Matos
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LA FILOSOFÍA JAT

El JAT es una filosofía industrial, la cual entre sus objetivos primordial está la de la reducción o eliminación de todo lo que implique desperdicio en todo lo concerniente a los suministros de la organización. Este sistema comenzó en el de producción Toyota, el cual ha sido considerado como una herramienta de mucha ayuda para todo tipo de empresa, debido a que su filosofía está orientada al mejoramiento continuo,  a través de la eficiencia en cada una de los elementos que constituyen el sistema de la empresa.

Esta filosofía está conformada por siete elementos de los cuales 6 de ello se dan a nivel interno de las organizaciones y el último a nivel externos, estos son:

La filosofía JAT en sí misma
2. Calidad en la fuente
3. Carga fabril uniforme
4. Las operaciones coincidentes (celdas de maquinaria o tecnología de grupo)
5. Tiempo mínimo de alistamiento de máquinas
6. Sistema de control conocido como sistema de halar o kamban.
7. Compras JAT

por tomar un ejemplo de una empresa que utiliza este tipo de filosofía, le empresa Intel es una de las organizaciones con una fuerte orientación de la filosofía “Justo a Tiempo”, la cual cuenta con una bodega para almacenar materia prima, sin embargo este producto dura una semana inventariado para posteriormente pasar al proceso productivo. Esta organización no cuenta con bodegas para el producto en proceso o productos terminados.

Como podemos ver esta filosofía centra su aplicación en mantener una existencia mínima de inventario en sus diferentes etapas de elaboración del producto, buscando con ello un impacto positivo en el manejo de este apartado del balance general de la organización.

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Eddy Carrión Pérez

 

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por Eddy Carrión Pérez
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Ciclo de vida de un proyecto

Ciclo de Vida de un Proyecto

Proyecto se refiere a todas las acciones que deben realizarse para cumplir con una necesidad definida dentro de los plazos. Ya que el proyecto es una acción temporaria que tiene principio y fin, que utiliza recursos identificados (humanos y materiales) durante su ejecución, y que tiene un costo, deberá tener recursos presupuestados y una hoja de balance independiente a la de la compañía. «Productos finales» se refiere a los resultados esperados del proyecto.

Todo proyecto depende de fases o etapas que marcaran el inicio del proyecto, La mayoría de los proyectos presentan una serie de etapas comunes desde el comienzo hasta la finalización. las fases son las siguientes:

1. Inicializacion (Planificación)
Cuando se inicia un proyecto se deben hacer estudios y/o análisis previos para ver la factibilidad y determinar el tiempo de vida de dicho proyecto.
Se debe planificar cada uno de los pasos a seguir, así como también marcar que se desea abarcar con dicho proyecto.

2. Desarrollo (Ejecución).
No es mas que poner en marcha las ideas plasmadas para hacer funcionar el proyecto.

3. Seguimiento (Control).
Dependerá de el tiempo de vida del proyecto ya que se trabajara en base al tiempo estimado.

4. Cierre.

Los proyectos deben cumplir con cada una de esa fase y para esto se crea un cronograma para marcar las pautas y duración de cada ciclo.

Se deben crear estrategias que vayan de acuerdo con los objetivos de la institución y se debe planificar teniendo en cuenta la creación de un presupuesto y cronograma. Todo esto para asegurar el éxito del proyecto.

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por Carmen Beatriz Cruz Matos
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Cero Inventarios…….Just in Time

 

El inventario son todas las mercancías en existencia para la venta, pueden ser bienes destinados a los procesos de venta y de artículos en proceso o ya terminados de producción. La importancia de que las empresas tengan su inventario controlado, vigilado y ordenado porque de ahí depende el poder proveer y distribuir lo que se tiene. En la actualidad, las empresas que son consideradas o son líderes en sus respectivos mercados han hecho hincapié o su norte ha sido el reducir sus inventarios,  todo esto para evitar reducir los niveles de desperdicios o mermas.

El inventario cero representa para muchas empresas una gran ventaja porque las mismas pueden utilizar de manera más eficiente de sus recursos, es decir, tener almacenado una gran cantidad de mercancías durante días, semanas hasta meses implica un costo financiero del capital que se ha invertido, pueden presentarse deterioros, daños o pérdidas, porque es una mercancía sin uso. Un ejemplo de cero inventario que cabe destacar es la Empresa Dell que es una empresa que ha tenido un gran éxito y parte de sus estrategias, ellos han reducido stocks, claro algo que tienen a su favor es que son eficientes en la entrega del producto. Hago mención de esta empresa  con respecto al plazo de entrega, porque es una de las desventajas que representa o que tiene el  inventario cero para algunas empresas, que las mismas no puedan garantizar una entrega en el plazo establecido entre estos y el cliente. Es decir, es necesario que las empresas trabajen bajo pedidos reales, es como el objetivo del Justo a Tiempo que es producir lo que se necesite en el momento y en las cantidades que se requiera. Claro está esta metodología de suministro surgió como consecuencia de la situación de la industria automovilística en Japón.

Las empresas que adopten este sistema de cero inventarios o Justo a Tiempo, deben tener en cuenta que deben alcanzar niveles muy elevados de calidad, que al producir en pequeños lotes esto los llevaría a detectar e identificar los defectos y las causas de los mismos. Deben además dedicar tiempo a la planificación, formación, a la resolución de problemas y mejorar el entono laboral todo esto para lograr el éxito en la producción de Justo a Tiempo. La innovación es parte de este sistema, para mejorar la productividad, es decir, la mano de obra, los materiales y las herramientas se utilizan de manera productiva; todo se ordena, se hace y se entrega cuando se necesita, lo que se busca es  evitar o eliminar el desperdicio no solo en el aspecto de la manufactura sino de todas sus actividades relacionadas.

 

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por Evelyn Mariel Pérez Medrano
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Técnica Útil para la Dirección de Proyectos: El Valor Ganado

Vanessa Del Villar

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por Vanessa Cristina Del Villar Striddels
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Microsoft Project en la gestión de proyectos

Indudablemente existen múltiples herramientas que podemos utilizar en la gestión de proyectos y que facilitan la labor del Director de proyectos. Una gestión de proyectos efectiva dependerá más que de una elección adecuada, de la correcta aplicación y uso de la herramienta.

 Sin lugar a dudas, una de las herramientas más adecuadas para una gestión eficaz en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo es Microsoft Project,  es considerada la herramienta más poderosa en cuanto a gestión de proyectos se trata.

 

Microsoft Project (MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

La primera versión de Microsoft Project fue lanzada para DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft.  Importante destacar que aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office.

La herramienta cuenta con diferentes vistas tales como:

       Calendario: muestra las tareas y sus duraciones. El calendario es utilizado para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concreto.

Diagrama de Gantt: Lista las tareas e información relacionada y un diagrama que muestra tareas y duraciones en función del tiempo

       Diagrama de Red: muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y ajusta la programación en formato de diagrama de flujo.

       Lista de tareas: muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Asigna tareas específicas y para definir el perfil del trabajo.

       Grafico de recursos: este muestra la asignación, los costos o el trabajo de los recursos. Muestra información sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.

       Hoja de recursos: lista de recursos e información relacionada. Introduce y modifica información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de cálculo

       Uso de recursos: lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la información del trabajo de cada recurso a través del tiempo.

Entre otras cosas la herramienta permite visualizar el resumen del proyecto, tareas de nivel superior, tareas críticas, tareas sin comenzar, tareas que comienzan pronto, tareas en curso, tareas completadas, tareas que deberían haber comenzado

Diagrama de Red: muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y ajusta la programación en formato de diagrama de flujo.

       Lista de tareas: muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Asigna tareas específicas y para definir el perfil del trabajo.

       Grafico de recursos: este muestra la asignación, los costos o el trabajo de los recursos. Muestra información sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.

       Hoja de recursos: lista de recursos e información relacionada. Introduce y modifica información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de cálculo

       Uso de recursos: lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la información del trabajo de cada recurso a través del tiempo.

Entre otras cosas la herramienta permite visualizar el resumen del proyecto, tareas de nivel superior, tareas críticas, tareas sin comenzar, tareas que comienzan pronto, tareas en curso, tareas completadas, tareas que deberían haber comenzado

 

Flujo de caja, presupuesto, presupuesto sobrepasado, valor acumulado, etc

Al usar el informe de asignaciones podemos producir informes acerca de las asignaciones de recursos en el proyecto. Podemos gestionar: tareas y recursos humanos, tareas, recursos humanos y fechas, lista de tareas pendientes, recursos sobreasignados.

Carga de trabajo: puede utilizar esta categoría para producir informes del uso de tareas y recursos en el proyecto tales como: uso de tareas, uso de recursos.

El diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada en la actualidad, su objetivo es el de mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciación y terminación para las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Es una herramienta también útil para aplicarla en el entorno personal pues todos realizamos proyectos en nuestra vida, pintar la casa, realizar una mudanza, son ejemplos de proyectos, pero en esencia un proyecto es un conjunto de tareas que cumplen un objetivo común y que tiene principio y fin.

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por Dennys Rosaly Rosa
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EL PROJECT CHARTER

Una herramienta crucial para el desarrollo de toda actividad es el Project Charter o Acta de Constitución de Proyecto,  en la cual se detallan cada uno de los aspectos fundamentales y cruciales de todo Proyecto, es aquí donde delimitamos nuestro alcance, definimos los objetivos, establecemos los entregables, definimos las posiciones (Stakeholder, Clientes), asignamos responsabilidades, definimos los planes (Financieros, Recursos, Calidad)y las consideraciones (Riesgos, asunciones, restricciones). Es por esto que el pmbok nos dice que “ Desarrollar el acta de constitución del proyecto o Project charter es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y en documentar los requisitos iníciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los  interesados . En proyectos de fase múltiple este proceso se usa  para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repetición anterior del proceso Desarrollar el Project Charter”.

Este documento requiere ser aprobado por : El Sponsor, Grupo de Revisión de Proyecto, Gerente de Proyecto, Gerente de Calidad y todo aquel que tomara decisiones en el desarrollo del proyecto. De forma que todas las decisiones serán consensuadas y las consecuencias podrán ser  asumidas por todos, dando a conocer a todos los involucrados  los riesgos que están en  juego.

El cuerpo se dé un Acta constitutiva contendrá los siguientes  puntos:

Sección 1.           Descripción  del Proyecto

Planteamiento del problema  / Descripción del Proyecto /Metas y objetivos del proyecto / Alcance del Proyecto / Factores críticos de éxito  / Supuestos / Restricciones

Sección 2.           Responsables  del proyecto e hitos

Responsable de financiamiento / Responsable de Supervisar el proyecto / Principales  hitos del proyecto

Sección 3.           Organización  del Proyecto

Estructura del Proyecto  /Roles y Responsabilidades / Matriz de Responsabilidades /Instalaciones y  recursos del Proyecto

Sección 4.           Puntos  de Contacto

Sección 5.           Glosario

Sección 6.           Historial  de revisiones

Sección 7.           Anexos

 

Una redacción deficiente o mediocre de un Acta de Constitución  de Proyecto puede causar el fracaso o el incremento significativos de los  costes totales de un proyecto.  De aquí analicemos uno de  los proyectos más comunes de la vida de un  ser humano, “La Planificación de una Boda”.

Cuando decidimos dar este gran paso lo primero de debemos  hacer es:

Definir el Proyecto con los Siguientes Datos: Día, Lugar,  Cantidad de Invitados, Música, Comida, Vestimenta, Biscocho, Vajilla, Lista de
invitados, Fechas Criticas, Puntos de control para cambiar opciones.

Definir Financiamiento:  Elegir la fuente del dinero para pagar todo.

Definir Cronograma de Eventos y Responsables.

Nota: Al momento de este hecho tan importante  evento debemos tener en cuenta que los hombres solo somos  invitados  a nuestra propia BODA.

Como bien hemos visto la correcta definición de nuestros proyectos decidirán el éxito o el fracaso del mismo.

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por José Antonio García Ramírez
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Metodos PERT/CPM

La direccion de proyectos es una disciplina en la cual se aplican conocimientos, habilidades, herramientas y tecnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. La eleccion de las herramientas y tecnicas correctas para cada proyecto es una decision fundamental para el éxito del proyecto.

Muchas son las opciones que se presentan al director de proyectos, pero como la gestion del tiempo es materia de vital importancia, me inclinare por una herramienta de planificacion necesaria para conseguir cumplir con el objetivo de fecha de entrega del producto del proyecto: el metodo PERT-CPM.

Uno de los mayores problemas con que la dirección se enfrenta hoy en un proyecto complejo, es cómo coordinar las diversas actividades para lograr su objetivo a tiempo; PERT y CPM son dos métodos usados por la dirección para, con los medios disponibles, planificar el proyecto a fin de lograr su objetivo con éxito. Las técnicas de PERT y CPM preparan el plan mediante la representación gráfica de todas las operaciones que intervienen en el proyecto y las relacionan, coordinándolas de acuerdo con las exigencias tecnológicas.

El metodo PERT es más recomendable para los proyectos de investigación, en los cuales existe el problema de la estimación de los tiempos de trabajo y, por otro lado, tampoco hay antecedente para calcular los costes por unidad de tiempo, mientras que el CPM es aplicable a las construcciones en general en las cuales sea fácil estimar los tiempos y costes, y lo que interesa es saber cuál es la combinación coste-duración de cada tarea para que se pueda lograr el coste total mínimo del proyecto.

Entre las ventajas de estas técnicas podemos señalar:

• Identificar qué trabajos serán necesarios primero y cuándo se deben realizar los acopios de materiales y problemas de financiación.
• Identificar qué trabajos hay y cuántos serán requeridos en cada momento.
• Determinar la situación del proyecto que está en marcha en relación con la fecha programada para su terminación.
• Señalar las actividades críticas del proyecto.
• Señalar las actividades no críticas y cuánto tiempo de holgura se les permite si se demoran.
• Si el proyecto está atrasado, ¿dónde se puede reforzar la marcha para contrarrestar la demora y qué coste produce?
• La planificación y programación de un proyecto se desarrolla con un coste total mínimo y duración óptima.

 

Enviar comentario / 15 Abr 2013 por Dionelis Rufino
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