DIAGRAMA DE GANTT: HERRAMIENTA ÚTIL PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Los diagramas de Gantt fueron ideados por Henry L. Gantt en 1917 (un año antes de la creación del método de aprendizaje por proyectos) con la intención de ofrecer un método óptimo para visualizar la situación de un proyecto. Este diagrama es una herramienta muy utilizada en la actualidad.

Un diagrama de Gantt es la representación gráfica del tiempo que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que  esta supone. Permitiéndonos visualizar  las fechas de iniciación y terminación para las diferentes actividades a lo largo de un tiempo total determinado

Considerando que para el desarrollo de un proyecto debemos efectuar una serie de tareas simultáneas o consecutivas, el diagrama de Gantt nos permite mostrar este desarrollo en el tiempo de las tareas de forma gráfica. Es pues, básicamente, un gráfico en el que se muestra la duración de un conjunto de actividades.

Cada tarea es representada por una línea en cada una de las filas del diagrama, mientras que las columnas representan el tiempo en distintas escalas (días, semanas, o meses del programa) dependiendo de la duración del proyecto. En cada una de las tareas la fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto corresponden al inicio y final (respectivamente) de la barra correspondiente a dicha actividad. Las tareas deben ser ordenadas de arriba hacia abajo en función de la fecha de comienzo de las mismas.

Una de las limitaciones que puede presentar esta herramienta, es que no muestra la relación de dependencia que pueda existir entre grupos de tareas.

 

 

Prisilia M. Ureña A.

Enviar comentario / 14 Abr 2013 por Prisilia Margarita Ureña Aquino
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Cero Inventarios ¿Porque?

La evolución de los negocios y la necesidad de competir obliga a las empresas a innovar, a diferenciarse y a encontrar nuevas formas más eficientes de producir y de ofrecer sus productos al mercado.
La globalización permite la rápida difusión de las innovaciones, de las nuevas tecnologías y de los nuevos métodos y procesos productivos, incrementando la competencia y obligando a generar nuevas ideas diferenciadoras.
Los inventarios están constituidos por los bienes de una entidad que se destinan a la venta o a la producción para su posterior venta. Son los bienes o servicios en espera de ser utilizados los cuales se registran en el nivel de inventario cero. En este caso si no se venden en el ciclo de operaciones los inventarios, esto ocasiona que se hagan obsoletos y por lo tanto se vende a un muy bajo costo o tal vez se llegue a donar a alguna institución. No sólo el inventario obsoleto, sino también el inmovilizado, supone un importante coste de gestión, financiera y operativa, para una empresa o institución que realice gestión de logística. Es por ello fundamental conseguir una adecuada determinación del objetivo de acopio y los niveles de inventario mínimo, máximo y de seguridad, en función de los parámetros de periodo operativo, consumo y demora y teniendo en cuenta los factores de seguridad y garantía en caso de interrupción del suministro que se quieran aplicar.
Al mismo tiempo que las empresas que se proponen reducir los inventarios, se vuelve imperativo mejorar la atención al cliente, disminuir los faltantes y minimizar los niveles de desperdicio. Se incrementan los costos de almacenaje, obsolescencia, roturas, etc.
Para mantener la competitividad de nuestra empresa en este contexto es necesario encontrar formas y técnicas de gestión que nos devuelvan al camino de la eficiencia y el servicio, y para lograrlo es necesario apoyarse en diversas herramientas que permiten simplificar la gestión, lograr mayores niveles de eficiencia, reducir los inventarios y aumentar la velocidad de re planificación. Es entonces que vienen en nuestra ayuda las técnicas de Just in Time, Lean Manufacturing, Buid to Order, Cero defecto, etc.
El stock cero se establece por una estrategia logística de almacenamiento basada en la técnica del “Just In Time” (JIT), que consiste en aprovisionar en el momento que se necesitan materias primas y en la cantidad necesaria. Según este sistema, los stocks almacenados no tiene razón de ser y como consecuencia en la empresa no existen almacenes. Esta condicionada por dos factores: la rapidez en el suministro y el encarecimiento en el precio de adquisición.
El trabajar utilizando estas filosofías de conducción del negocio y aplicar las técnicas que las mismas proponen, es el camino más seguro para acercarse a los objetivos de reducir inventarios y al mismo tiempo mejorar el nivel de servicio.

Fuente:
demarco@sinectis.com.ar

Enviar comentario / 14 Abr 2013 por Angelo De la Rosa Tamarez
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Herramientas indispensables para una excelente gestión de proyectos del siglo XXI

 

La gestión de proyectos es una dísciplina que se basa en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la planificación y realización de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades.

Entre las herramientas que ayudan a que esta gestión tenga efectividad en sus funciones hay que apoyarse de las nuevas tecnologías y la aplicación de normas que estadaricen los procesos. Es por eso, que presentamos como herramientras indispensables del Siglo XXI a Microsoft Proyect  y las certificaciones PMP, CAPM Y OPM3.

Microsoft Proyect es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

Los consultores y expertos cuentan con años de experiencia en proyectos de toda clase. Adicionalmente, las diferentes certificaciones que acreditan, facilitan demostrar el conocimiento adquirido. Aquí una muestra de las certificaciones más importantes en la gestión de proyectos:

• La certificación PMP es la credencial de la profesión más reconocida y respetada internacionalmente. Acredita experiencia, conocimientos y bases sólidas en la Disciplina de Administración de Proyectos, aplicadas al mundo real.
• La certificación CAPM es similar a la PMP, pero enfocada a Gerentes de Proyectos con menor experiencia.
• El OPM3 (Organizacional Project Management Maturity Model) es un modelo de madurez que permite identificar aquellos procesos prioritarios para el desarrollo de capacidades organizacionales en gestión de proyectos.

 

Águeda Esther Suero Rosario

 

Enviar comentario / 14 Abr 2013 por Agueda Esther Suero Rosario
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Para no entrar en SHOCK, monitorea tu STOCK

Escrito por: Ana Mercedes Peña F.

Todo ha cambiado, lo que se hacía hace cinco años ya no es lo que funciona hoy en día. Aunque lo escuchamos por todos lados y a cada momento, no puedo dejar de mencionar que la tecnología nos ha cambiado, el mundo ahora es pequeño y estamos interconectados, las informaciones que solían durar días para llegar a su destino, ahora están a distancia de un click.

Me imagino que el orgullo de algunas empresas del pasado era tener sus almacenes llenos de productos y darse el lujo de que nunca les faltara cuando recibían un pedido, pero… ese enfoque ha cambiado, pues con la injerencia que tienen los altos niveles de IDI en las empresas, tener gran cantidad de un producto en almacén, en vez de ser una ventaja, puede traducirse en obsolescencia del inventario, pérdida de liquidez, descontrol, entre otros factores.

Sin embargo, la palabra mágica aquí es CONTROL, tener el control en la gestión de mi inventario de manera, que ni me falte cuando lo necesito, ni tener un exceso que aumente mis costes. No sé la importancia que se le daba antes al encargado de inventario, al encargado de compras en una empresa, pero estoy segura que ahora en este mundo tecnológico, donde “nada” es lo “último” por mucho tiempo, hay que tener bien pendiente qué se pide, cuánto se pide y cuándo se pide a los proveedores. Esto requiere compras eficientes.

Modelo JAT (Justo a Tiempo) o por sus siglas en Inglés JIT (Just in Time; para que este modelo funcione, debe ser una combinación de fuerzas entre la empresa, los proveedores y los clientes. La empresa debe tener estrecha comunicación con sus clientes (CRM), una cercanía especial, de manera que puedan obtener los pedidos con el tiempo necesario para poder cumplir con el compromiso, y una relación con proveedores de confianza que a ciencia cierta cumplan con los requerimientos de los materiales en el momento cuando se les solicite, ya que un desequilibrio en esta cadena, echa a perder todo el proceso.

Es funcional y está demostrado que el JAT puede integrarse con eficacia en el sistema de gestión de stock; pero es desafiante, pues implica una reorganización en los procesos. Un cambio de mentalidad en los empleados, pues este sistema al principio podría generar estrés, el no tener los materiales a la mano al momento de recibir un pedido y la incertidumbre de si se recibirán a tiempo de mano de los proveedores, etc. Pero hemos leído bastante sobre las ventajas de adquirir el inventario a medida que se vaya necesitando y sabemos lo que esto implica. Aún así recalco que debe existir control y equilibrio en el manejo de los inventarios, para que cuando se necesite del Stock, los administradores no caigan en shock, al descubrir fallas en el proceso de gestión de la cadena de suministro. Este sistema tiene más ventajas, pero requiere más sacrificio y exactitud para que funcione.

Investigando materiales para escribir mi blog, me encontré con: Los siete principios del JAT.

1) Igualar oferta y demanda.
2) El peor enemigo: el desperdicio.
3) Continuo, no por bultos.
4) Mejorar constantemente.
5) Primero el ser humano.
6) Sobreprotección = Ineficiencia.
7) No vender el futuro.

Experiencia de mi amiga “Invent”. Su hijita tiene una voz prodigiosa, por lo que mi amiga decidió hacerle una producción musical. En menos de dos meses, le hicieron la grabación, nueve canciones infantiles preciosas. Les cuento que sacaron más de 1,000 para vender. ¿El problema? La mayor cantidad fue en Casetes y unos pocos CDs, y antes de que pudieran hacer suficiente promoción y venderlos, estos entraron en desuso y ya nadie quería comprarlos, estaban fuera de moda. (Hace dos semanas estuve en Ecuador y mi amiga me pidió que me llevara los casetes, porque tal vez en Ecuador todavía usan radios con casetera, ¿Creen que me los llevé?)

Enviar comentario / 14 Abr 2013 por Ana Mercedes Peña Fructuoso
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Cero Inventario

 

El objetivo de toda fabrica que maneja inventario es llevarlo a cero, debido a varios factores uno de ellos, son los costos asociado a dicho inventario.

El inventario cero tiene grandes ventajas y algunas desventajas, como toda estrategia y política empresarial.

El inventario cero predica eso, tener sólo el inventario necesario cumplir con los compromisos adquiridos con los clientes, que se tenga cero inventarios acumulados sin vender, sin una orden de pedido que lo respalde.

Este sistema supone un gran ahorro de capital de trabajo, un gran ahorro de costo de oportunidad, puesto que al tener el inventario justo para cumplir con las ventas pactadas, no hay ningún recurso inmovilizado, ocioso.

Sin duda que tener un inventario almacenado durante días, semanas y hasta meses, sin saber a quién se le ha de vender, representa un gran costo para la empresa: almacenamiento, posibles deterioros o pérdidas, mantenimiento, costo financiero del capital invertido en ese inventario sin uso ninguno, etc.

Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:

 

• Costos Financieros de las existencias
• Gastos del Almacén
• Seguros
• Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía.

Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadería este almacenada en régimen de deposito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante.

Luego el inventario cero es una gran ventaja para la empresa, es la prueba final de una utilización eficiente de sus recursos, no hay nada ocioso en ella.

 

Ing. Jose Holguin

 

 

Enviar comentario / 14 Abr 2013 por Jose Ramon Holguin Galan
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CERO INVENTARIO, SI ¿A QUÉ PRECIO?

Al mismo tiempo que las empresas se proponen reducir los inventarios, se vuelve imperativo mejorar la atención al cliente, disminuir los faltantes y minimizar los niveles de desperdicio. En ese contexto, es necesario encontrar modelos de gestión que permitan realizar una planificación corporativa basada en la excelencia. De acuerdo al perfil de las compañías,
El inventario cero predica eso, tener sólo el inventario necesario cumplir con los compromisos adquiridos con los clientes, que se tenga cero inventarios acumulados sin vender, sin una orden de pedido que lo respalde.
Este sistema supone un gran ahorro de capital de trabajo, un gran ahorro de costo de oportunidad puesto que al tener el inventario justo para cumplir con las ventas pactadas, no hay ningún recurso inmovilizado, ocioso.
Sin duda que tener un inventario almacenado durante días, semanas y hasta meses, sin saber a quién se le ha de vender, representa un gran costo para la empresa: almacenamiento, posibles deterioros o pérdidas, mantenimiento, costo financiero del capital invertido en ese inventario sin uso ninguno, etc.
Luego el inventario cero es una gran ventaja para la empresa, es la prueba final de una utilización eficiente de sus recursos, no hay nada ocioso en ella.
Sin embargo, el inventario cero puede tener desventajas importantes, principalmente en aquellas empresas que no pueden garantizar puntualidad en la entrega de sus productos, o en la adquisición de materias primas.
Cuando se maneja un inventario cero, significa que no habrá ningún inventario o materia prima de reserva en caso que se presente un problema con los proveedores, y entonces la empresa no podrá garantizar la entrega de los productos contratados con sus clientes.
Si el proveedor falla, o algún eslabón de la cadena de abastecimiento tiene problemas, la empresa quedará irremediablemente mal con sus clientes.
El inventario cero funciona siempre y cuando los proveedores de la empresa tengan una política de cumplimiento y puntualidad que permita tener un grado de certeza y seguridad elevadas.
Sin embargo eso no es suficiente, puesto que existen otras variables que no pueden ser controladas ni por la empresa ni por los proveedores, y es la infraestructura que permita la movilización y entrega de materia prima, algo que en un país en desarrollo no se puede garantizar.
No falta que una carretera se dañe, que cierren el aeropuerto, las trabas de la burocracia que caracteriza a la entidades estatales como las de aduanas y sanitarias. En nuestro medio nada garantiza una puntualidad y eficiencia que nos permita manejar un verdadero inventario cero. La empresa necesariamente tendrá que tener reservas para sortear estas eventuales dificultades sino quiere quedar mal con las entregas a sus clientes.
Para manejar un inventario cero, se requiere que todo el sistema funciona a la perfección, algo que no parece estar a nuestro alcance.

Enviar comentario / 14 Abr 2013 por Adalgisa López
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Cero inventarios, si, pero….¿a cualquier precio?

Cero inventarios, si, pero….¿a cualquier precio?

El concepto de cero inventario o stock mínimo busca reducir el nivel inventario con que se opera y por lo tanto el capital de trabajo inmovilizado. Si puedo producir lo mismo con la mitad del inventario, mi rentabilidad sobre la inversión se duplica en porcentaje y además me queda capital libre para crecer.

A este primer beneficio se agregan otros como evitar la obsolescencia de insumos o productos, reducir el tamaño de los almacenes y los recursos dedicados, etc.

El trabajo codo a codo con los proveedores es algo que está implícito en esta política. Se les debe anticipar información sobre nuestras necesidades y acordar niveles de abastecimientos ciertos y concretos. Estos acuerdos son clave, dado que no podemos aplicar políticas de bajo inventario si nuestras fuentes de abastecimiento no son confiables.

La implementación de estos modelos de gestión no requiere inversiones importantes, pero necesita organización, planificación y capacidad de acuerdo con los proveedores.

El riesgo fundamental es parar la producción por falta de insumos si es una empresa industrial, o perder ventas si es una empresa comercial.

Dado que el riesgo es relevante la implementación de estas políticas debe ser gradual y diferenciada en función de grado de confianza que tengamos en nuestra planificación y en la capacidad de cumplimiento de cada proveedor.

Estos sistemas funcionando adecuadamente mejoran el grado de cumplimiento en tiempo y forma a los clientes, porque a partir de las necesidades de los clientes, organizan la producción de la empresa y a su cadena de suministros, en función de un plan de trabajo.

Just in time, producción flexible, lean production, etc son técnicas que tienen un origen común en reducir aquello que no agrega valor a nuestros producto o servicio. Dan muy buenos resultados, y no requieren grandes inversiones, pero sí análisis de los procesos y planificación de las actividades.

Enviar comentario / 13 Abr 2013 por Soraida Yamilet Baez Peguero
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Análisis del Valor Ganado

 

El análisis del valor Ganado o Earned Value Analisys (EVA) es una de las herramientas más populares de la gestión de proyectos, la cual permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su presupuesto y cronograma. Además, permite analizar el estado de un proyecto en un instante de control dado y compara la cantidad de trabajo que fue planeado con la cantidad de trabajo realizado, de manera que nos permite determinar el rendimiento del trabajo y si el desempeño fue según lo previsto.

El EVA es una de las tecnicas más útiles gracias a que nos ayuda a ver como se esta llevando a cabo el proyecto y el porque se esta llevando a cabo de esa forma. Además, algunas investigaciones indican que las estadísticas del Valor Ganado son estables y empiezan a ser significativas cuando ha transcurrido entre el 15% y el 20% del proyecto. Lo mejor que tiene esta tecnica es que nos permite administrar los riesgos de los costos asociados a los proyectos y entre más rapido nos demos cuenta de hay un problema, más posibilidades tenemos de mitigarlo.

De acuerdo con The Standish Group, el 70% de los proyectos se atrasan, 52% de ellos terminan con sobrecostes de un 189% y otros proyectos, luego de muchas inversiones y esfuerzo, fracasan. Es por esta razon que el control y el análisis del avance de proyecto son de gran importancia, ya que nos permite dar seguimiento continuo a todas las fases del proyecto, de manera que podamos preparanos para futuras fases y hacer proyecciones de lo que podria suceder.

Como coordinadora de marcas de una empresa dominicana que se dedica a las soluciones de transporte y productos relacionados, tengo bajo mi responsabilidad la ejecución de varios proyectos, y haciendo uso del EVA tengo la oportunidad de controtar el proyecto que se este llevando a cabo, dando seguimiento al presupuesto asignado y al tiempo de ejecución. El Eva me permite conocer si estamos trabajando dentro del presupuesto asignado y del cronograma y tambien me permite conocer cuanto trabajo se ha realizado y así tengo una idea de como va todo, en caso de que sea necesario tomar acciones correctivas.

 

 

 

Enviar comentario / 13 Abr 2013 por Nastassja Baez
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Gestion de inventario

Gestión de los Inventario.

Los inventario a pesar de ser un una inversión que las organizaciones gestionan diariamente en su disminución o en su eliminación.  Constituyen una parte esencial de la cadena de suministro. En definitiva son un mal necesario.

Como describimos las existencias representan una parte esencial en la consecución de los resultados, o sea de la eficacia de una organización la gestión que debe hacerse sobre estos es controlarlo. Si controlarlo. No sabemos que puede ser más costoso si tener unos recursos económicos invertidos en existencias o correr el riesgo de caer en una etapa de desabastecimiento que pone la organización en un estado critico al no poder suplir su mercado. Perdiendo participación en este.

Estamos claro que mantener un inventario grande conlleva muchos recursos como son: la inversión inicial en los materiales, las instalaciones, controlar el ambiente, el recurso humano que no manipulara los materiales y el resto de los servicios que se requieren para mantenerlo. No es fácil conseguir proveedores que sean tan flexibles y que puedan establecerse en alguna localidad cercana a  la empresa. De toda forma debe haber un acuerdo de socio en ambas partes que garantice la permanencia de ambas. Si la empresa es muy grande es más probable que los proveedores traten de establecerse  en una localidad cercana. Ya que de esta forma sus producto están garantizado siempre y cuando exista una buena relación establecida.

Si los proveedores están establecidos cerca de la organización es favorable para esta por más de una razón. En las que podemos destacar: la verificación de la calidad de los insumos, la entrega oportuna, menos maltrato por manipulación, seguimiento a las órdenes puestas y una relación personalizada.

No todas las empresas pueden tener las existencias en un nivel del día a día. Hay organizaciones que son de consumo masivo que tienen la obligación de mantener grandes inventarios por la gran cantidad de referencias que manejan y por la demanda que poseen. Otras empresas fabrican productos que tienen mas estacionalidad y estas empresas pueden manejar unos inventarios más pequeños.

Podemos concluir que no siempre es posible mantener los inventarios en bajos niveles. Esto dependerá en gran medida del tamaño de la organización, de las referencias que produzca y de la demanda de los productos, la gestión que si podemos hacer de estos es gestionar para mantenerlo bajo control.

Enviar comentario / 13 Abr 2013 por Richard Corporan Robles
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CERO INVENTARIOS, SÍ, PERO…… ¿A CUALQUIER PRECIO?:

Ya lo compañeros, han manifestado los beneficios de tener un esquema de “inventario cero”, y todos hemos comentado en foro el éxito y las ventajas del sistema de “justo a tiempo”, sistema que tienen como uno de sus fundamentos el “inventario cero”.

Por esto, abundaré solo del costo de tener un sistema basado en inventario cero, conociendo de antemano los beneficios y el éxito de múltiples empresas que utilizaron y utilizan este esquema.

En un esquema de “inventario cero”, la excesiva dependencia con lo proveedores, provoca que la empresa no pueda garantizar de su parte, el suministro a los clientes. Por esta razón resulta fundamental para las empresas la correcta selección y gestión de las relaciones con los proveedores.

Sin embargo, aun y los proveedores cumplan siempre y de manera religiosa, existen otros factores que no pueden ser controladas por los proveedores ni por la empresa. Estos factores como por ejemplo carreteras averiadas, huelgas  y paros que interrumpan vías de comunicación entre el proveedor-cliente, son factores externos frecuentes en los países pobres,  que podrían provocar graves inconvenientes en la cadena de suministros de la empresa que utilicen en sistemas de “cero inventarios”.

También, hay costos más evidentes y frecuentes, como por ejemplo el costo de oportunidad de  comprar en pequeños lotes, pudiendo hacer grandes pedidos que permitan reducir los precios.

Otro aspecto, es la dependencia de la correcta previsión de la demanda, pues una mala previsión o distorsiones del mercado no previsibles pueden causar:

Costos de ventas perdidas.

Clientes insatisfechos

Costos por retrasar la producción.

También, debido a la intensidad del proceso de producción, en el cual todo está ajustado y se debe proceder con rapidez para entregar los productos justo a tiempo, esto provoca un riesgo en la calidad por arranque, pues se dificultan la realización de ajustes que impliquen perdida de tiempos como por ejemplo ajustes de maquinarias y empleados aprendices.

Sin embargo y ya concluyendo el tema, los dos temas que están en debate en el análisis de “CERO INVENTARIO” son: [la necesidad de mantener inventarios para paliar desajustes en la cadena de suministro que pueden provocar la insatisfacción de los clientes y por otro la necesidad de reducir el costo de mantener inventarios]. Entre estas dos opciones me quedo con la opción de reducir costos de mantener inventarios, con inventarios cero, esto porque los beneficios superan las desventajas y además la adopción de sistemas y filosofías como el justo a tiempo ayudan a desarrollar y ,mejorar toda la cadena de suministro, además de todos los aspectos de gestión de la empresa.

Enviar comentario / 13 Abr 2013 por Yasser Arafat Malena Coronado
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