La Work Breakdown Structure (WBS). Los errores más comunes en su planteamiento (Project Management)

Después de analizar los aspectos más importantes a la hora de llevar a cabo cualquier proyecto, se me antoja fundamental analizar el que es uno de los pilares básicos del Project Management: la Work Breakdown Structure (WBS). Son muchas las dudas que pueden surgir a la hora de plantear una correcta estructura de trabajo, y más aún cuanto mayor sea la magnitud del proyecto, así como su nivel de detalle. Las preguntas más frecuentes que pueden surgir son: ¿hasta qué nivel de detalles tenemos que llegar?, ¿es correcto si la defino por fases?, ¿cómo incluyo todo el alcance del proyecto si no puedo incluir tareas?…

Cuantas más cuestiones o interrogantes puedan surgir acerca de la definición de una WBS, mejor se puede perfilar la misma, ya que los errores que puedan ir surgiendo van a ayudar a comprender mejor el propósito de la WBS. Es decir, a medida que se van enumerando los errores típicos la definición de éstos ayuda a comprender el propósito de la WBS. Y todas las dudas se responden por sí mismas. Éstos errores más frecuentes son los siguientes:

1º error: Utilizar la WBS como un listado de tareas. El propósito de la WBS es tener una visión clara del alcance global del proyecto que nos permita detectar las áreas relacionadas a cualquier cambio a lo largo del mismo. Si nuestra WBS es un simple listado de tareas, perderemos esta visión global del alcance y encontraremos que nos hemos dejado tareas en la planificación sólo cuando las echemos de menos. Y la gestión del control de cambios será nuestra mayor pesadilla.

2º error: Crear la WBS según la estructura organizativa. Si organizamos nuestra WBS según la estructura de la empresa, estamos focalizando el análisis en los recursos que realizan el trabajo en vez de los entregables. De esta forma, estamos corriendo el riesgo de añadir tareas que no son necesarias para alcanzar los requerimientos de los entregables. La estrategia correcta es realizar la WBS desde punto de vista de las “salidas”, no de las “entradas”.

3º error: Organizar la WBS según las fases del proyecto. No es correcto organizar la WBS por fases, ya que estas no son entregables o servicios, sino simplemente periodos de tiempos. Realizarla según fases lleva a imprevistos y vacíos en el alcance.

4º error: Falta de trazabilidad de la WBS. La WBS es una herramienta fundamental en los procesos de planificación y debe ser la referencia de las relaciones entre todos los entregables del proyecto. No definir correctamente estas relaciones nos lleva a tener una falta de trazabilidad entre ellos.

5º error: No utilizar la WBS como recurso del control de los cambios. La WBS debe ser el eje central del control de cambios. Para cualquier propuesta de cambio la WBS debe ser la herramienta que nos permita ver el impacto que tiene en el proyecto.

6º error: no incluir en la WBS las actividades de soporte. La WBS debe incluir todo el alcance del proyecto y no solamente las entregables tangibles. Por lo tanto no debemos olvidar tareas de soporte como podrían ser: gestión del proyecto, gestión administrativa…

7º error: Dar la WBS por terminada. La WBS debe crearse para que se mantenga viva durante todo lo largo del proyecto, para que mantenga su utilidad debemos ir reflejando todos los cambios que surjan durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Aprendiendo de los errores más comunes es posible mejorar la definición de la WBS de cualquier proyecto, y el resultado obtenido se aproximará mucho más al deseado.

Comentarios desactivados en La Work Breakdown Structure (WBS). Los errores más comunes en su planteamiento (Project Management) / 08 May 2012 por David Saiz Rodriguez
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