Tecnica o Herramienta mas util en Direccion de Proyectos

La norma ISO 10006 define proyecto como un proceso unico que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin para lograr un objetivo conforme con requisitos especificos los cuales incluyen los compromisos de plazos, costes y recursos.
La tecnica mas util para mi porque es con la que estoy mas relacionado debido a mi actividad diaria es el Diagrama de Gantt en Microsoft Project.
Esta herramienta la utilizo para administrar los recursos de las actividades que planificamos en el area de mantenimiento de una Siderurgia para la cual laboro. En esta listamos las actividades luego se asignan los tiempos, recursos materiales, economicos y humanos en base a experiencias anteriores las cuales tenemos estandarizadas y que pueden variar de acuerdo a ciertas condiciones.
Mi aporte
Jose R Tejada P

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por joseramontejada
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Herramienta más útil en Dirección de Proyectos

Para que un proyecto sea un éxito es necesario determinar y gestionar de forma eficiente las diferentes etapas que lo componen, de tal manera que el cliente quede satisfecho con los resultados. Todo proyecto se encuentra limitado por costes, tiempo y calidad. Estos tres objetivos están relacionados entre sí, son incompatibles (pues mejorar uno de ellos puede perjudicar a los otros dos) y nos obliga a optimizar los recursos disponibles:

Recursos humanos y materiales.
Costes.
Tiempos.

Uno debe de utilizar los recursos excasos de la manera más eficiente posible. Y para hacer esto es necesario controlar la gestión del proyecto a través de su presupuesto y calendario de ejecución. Esto se hace a través del método del valor ganado.

Este se auxilia de la ruta crítica, diagrama de Gantt, CPTP (PV), CPTR (EV), etc. Con esta metodología se puede estimar en cuanto tiempo se completaría el proyecto si se mantienen las condiciones con las que se elaboró el cronograma o considerando si se mantienen las condiciones que se presentaron durante el desarrollo del proyecto. También se puede estimar el costo total del proyecto o si nestro proyecto está retrasado ofuera de presupuesto.

Sin duda alguna la utilizare en mi trabajo, Laboro en un Ingenio Azucarero donde existen dos períodos totalmente distintos: Periodo de Zafra y Periodo No-Zafra. Cada uno de estos períodos dura seis meses. El primero es el periodo de operación de la fábrica para producción de azucar y el segundo, el periodo No-Zafra es donde se ejecuta el mantenimiento preventivo y se lleban a cabo todos los proyectos de optimización del ingenio para lograr mejores resultados en la zafra siguiente.

La metodología del valor ganado me ayudará a llevar mejor control de la ejecución de los proyectos de mi área en lo que se refiere a asignación de recursos humanos (Soldadores, mecánicos, maquinarias), Tiempo (Horas extras), materiales y a tomar decisiones oportunas para lograr un mejor desempeño tanto en los costos como en el calendario del proyecto.

Como necesito el calendario de ejecución para llevar a cabo la metodología esto me ayudara a la planificación del requerimiento de materiales, lo cual me ayudará a mantener más control en los costos de materiales. Es fin, este método me abrió todo un espectro de ideas que me ayudará fuertemente en el ambito en que desarrollo mi vida profesional actualmente.

Saludos,

Carlos Esteban

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por carlosestebannadal
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Diagramas De Red

No es posible planificar las actividades necesarias para lograr un objetivo sin definir el camino a seguir. Por esto, en mi opinión, entre las herramientas más importantes en la dirección de proyectos se encuentran los diagramas de red, y más poderosos aún si los combinamos con el método PERT/CPM de análisis y red y determinamos el camino critico.  Un diagrama de red nos muestra las actividades relacionadas al proyecto, su duración y las interrelaciones entre las mismas. Al analizar el diagrama con el método PERT podemos obtener, en resumen, las siguientes informaciones:

• Camino crítico, el cual podríamos definir como el conjunto de tareas que, de retrasarse, impactarían negativamente el tiempo de término del proyecto.
• Holgura de las tareas no críticas, lo que define el grado de flexibilidad que tenemos en la planificación de las mismas.

Con este conocimiento podemos encaminar el proyecto.

 

El diagrama de red nos sirve de base para el proyecto, es la zapata del mismo. Con este diagrama podemos:

• Visualizar el programa de trabajo con las tareas que deben suceder en paralelo y las que no se deben atrasar (camino crítico).
• Iniciar con la asignación de recursos, dependiendo de las relaciones de las actividades y el impacto que tengan las mismas en el proyecto.
• Identificar riesgos asociados a tareas del camino crítico y también aquellas que no pertenecen al mismo.

Muchas veces iniciamos un proyecto plasmando todas las actividades que entendemos que son necesarias en Microsoft Project (por ejemplo), y luego iniciamos la evaluación de las relaciones imaginándonos como las mismas están interconectadas. En mi experiencia trabajando con proyectos, esta forma de realizar la planificación presta a muchos errores ya que depende de la capacidad de la persona de poder visualizar en su mente la forma en que todas las tareas se interconectan. Es muy “doloroso” encontrarse en una etapa del proyecto donde uno se da cuenta de que no se tomó en cuenta la relación entre algunas tareas  o que se estaba prestando más atención a actividades que no pertenecían a la ruta critica. Por esto, el diagrama de red es una herramienta que estaré aplicando en el futuro inmediato.

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por rafaeljuanespejo
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Técnica o herramienta más útil en Dirección de Proyectos.

De acuerdo a lo aprendido, un proyecto es un proceso único, compuesto de actividades coordinadas y controladas, que tienen como fin la consecución de unos objetivos previamente establecidos. Cada una de esas actividades tiene un principio y un fin. Estas actividades pueden estar relacionadas tanto con el producto del proyecto como con la gestión del proyecto. Los procesos de gestión de proyecto o dirección de proyecto son aquellos que organizan, describen y permiten gestionar el trabajo del proyecto permitiendo alcanzar los objetivos.

Existen diversas herramientas que permiten desarrollar y monitorear todo el trabajo de proyecto. Entres estas herramientas se encuentra: el Diagrama de Gantt, el Diagrama de PERT, Ruta Critica, entre otras. Estas herramientas son básicas para el manejo de proyecto, son muy fáciles de realizar y brindan la información requerida. No obstante, existen otras herramientas, que bien se podría decir, son más completas, ya que engloban todas estas herramientas básicas. Estamos hablando de Microsoft Office Project, el cual es un software diseñado para la gestión de proyecto. Con Microsoft Office Project podemos realizar procesos como la creación de tareas y asignación de recursos y costos, así como la administración del presupuesto. También podemos obtener la ruta critica de nuestro proyecto y visualizar el diagrama de Gantt.

En lo particular solo he tenido contacto con el programa para la realización de proyectos universitarios. En el entorno laboral no utilizo esta útil herramienta ya que mi área de trabajo no se relaciona con gestión de proyectos. Sin embargo, en cualquier oportunidad futura esta sería la herramienta que yo utilizaría.

Saludos

Marjholie Montero

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por marjholieadelfamontero
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Dirección de Proyectos

En la dirección de proyectos se aplican conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades encaminadas a satisfacer las necesidades y expectativas de una organización mediante un proyecto. Para satisfacer estas necesidades de los clientes, hay que equilibrar las demandas entre: Alcance, plazos, coste y calidad.

Uno de los programas mas útiles para el análisis de proyectos es Microsoft Project, una aplicación usada, para la creación, seguimiento y gestión de proyectos, a los que se puede dar seguimiento por medio de los diagramas de Gantt, calendarios o diagramas de PERT.

Es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos. Sirve para organizar y realizar un seguimiento de las tareas de forma eficaz , para evitar retrasos y no salirse del presupuesto. Básicamente se encarga de crear programas y de evaluar su progreso; así como calcular costos con herramientas de administración de proyectos.

A través de Microsoft Project podemos determinar:

• Ruta crítica: está comprendida por una serie de tareas interdependientes que se deben completar en orden. Así, las tareas en esta ruta definen el cronograma del proyecto. De esta forma se obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano de cada actividad, o las holguras.

• Diagrama de Gantt: Esta gráfica ilustra la programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia.

• Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.

• Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo – es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales.

• Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto.

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por leonardaaracelisrivas
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Dirección de Proyectos

Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas en un tiempo definido que se ejecutan para cumplir objetivos y crear un producto o servicio. Los proyectos se consideran de naturaleza temporal, y en esta característica recae la importancia de hacer una gestión eficiente que se enfoque en utilizar los recursos planificados, dentro del tiempo definido, reduciendo los riesgos, para poder lograr los objetivos definidos.

La gestión o dirección de proyecto debe llevarse a cabo durante las cinco fases con las que constan todos los proyectos: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.

Una vez se ha defino correctamente el alcance y los objetivos del proyecto, se deben establecer todas las actividades necesarias con la secuencia lógica requerida para lograr el producto del proyecto. A estas actividades se le deben establecer los responsables, recursos y fechas de entrega, lo cual se plasmará en el cronograma del proyecto.

Por lo tanto, la dirección de proyectos  es de suma importancia para el éxito del mismo. Es por esto que existen diversas herramientas que ayudan al líder del proyecto a llevar una gestión de las actividades y recursos de forma eficiente.

En esta ocasión, estaremos hablando del diagrama de Gantt como herramienta utilizada en la gestión de los proyectos.

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es administrar la planificación de las tareas, muestra el tiempo y los recursos asignados a cada tarea, y resume el tiempo total de cada fase y de todo el proyecto. Además, en este diagrama se pueden introducir los porcentajes de las tareas que se van completando en el tiempo de forma que ayuda al líder del proyecto a dar seguimiento de manera gráfica al progreso del proyecto.

En el diagrama de Gantt podemos marcar la ruta crítica del proyecto que es el conjunto de actividades que no se pueden retrasar para no afectar el cumplimiento de la fecha establecida. Y para lograr identificar correctamente la ruta crítica se deben conocer los predecesores de cada actividad.

El diagrama de Gantt es una herramienta de fácil lectura que es utilizada en proyectos de diversos sectores y áreas. Esta herramienta es utilizada por casi todos los líderes de proyectos y puede ser también utilizada para presentar a los stakeholders y al sponsor los avances logrados. Además, permite que todos los integrantes del equipo se mantengan informados, no solo de las actividades asignadas a cada uno, sino del proyecto completo, lo que ayuda a que entiendan el impacto que tienen cada una de sus actividades sobre las demás.

Existen diversas formas y software para la creación de diagramas de Gantt, siendo una de la más conocida y utilizada Microsoft Project.

Microsoft Project es un software de administración de proyectos desarrollado por Microsoft para asistir a líderes de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Este es un software de fácil uso y con una plataforma sencilla para el usuario y muy útil para la dirección de los proyectos.

En palabras resumidas, en esta ocasión la herramienta recomendada, y que en lo personal entiendo que es una de las más útiles, es el diagrama de Gantt, apoyado con el software Microsoft Project. Estas herramientas las he utilizado durante mi experiencia profesional para la gestión de los proyectos lo cual me ha brindado muchos resultados positivos en el logro de los proyectos que he manejado.

 

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por elidagabrielavasquez
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Herramienta más útil en Dirección de Proyectos

Un proyecto puede definirse como la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad humana. Siempre que exista una necesidad humana, se coordinaran las actividades necesarias para lograr el resultado (producto o servicio) que satisfaga dicha necesidad.

Por tanto, un proyecto es un proceso de carácter temporal formado un conjunto de actividades planificadas, sujetas a un tiempo de inicio y fin y que además requieren de una determinada cantidad de recursos para su ejecución.

Existen varias herramientas para el manejo de proyectos, entre las más útiles se encuentra el  modelo PERT/CPM el cual es un método de análisis de red usado para la programación y control de las actividades que componen un proyecto. Sus ventajas diferenciadoras más notorias son:

• Permite determinar la ruta crítica que es el grupo de actividades que no se pueden retrasar para no retardar la duración final del proyecto.
• Considera los recursos necesarios para completar las actividades: El PERT/CPM identifica los instantes del proyecto en que las restricciones de recursos causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite a los administradores del proyecto manipular ciertas actividades para contrarrestar estos problemas.
• Proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto.
• Se puede utilizar en la programación de proyectos complejos de gran tamaño compuestos de muchas actividades.

 

Sheila Ventura.

 

 

 

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por sheilaventura
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Una herramienta muy útil en Dirección de Proyectos es: Árbol de Decisión

Un árbol de decisión es una forma gráfica y analítica de representar todos los eventos (sucesos) que pueden surgir a partir de una decisión asumida en cierto momento.

Los Arboles de Decisión son una herramienta muy útil en gestión de proyecto ya que estos proveen un método efectivo a la hora de tomar decisiones debido a que:

• Plantean el problema de modo que todas las opciones sean estudiadas.
• Permiten analizar las posibles consecuencias de tomar una decisión.
• Facilitan un esquema para cuantificar el costo de un resultado y la posibilidad de que suceda.
• Nos ayudan a tomar la decisión “más acertada”, desde un punto de vista probabilístico, ante un abanico de posibles decisiones.

Pasos a seguir para dibujar un árbol de decisiones:

Para dibujar un árbol de decisiones debemos escribir cual es la decisión que precisamos tomar. Se dibuja un recuadro donde se represente está en la parte izquierda. Partiendo de este recuadro se deben dibujar líneas hacia la derecha para cada posible solución, y escribir cual es la solución sobre cada línea. Las líneas deben mantenerse lo más apartadas posibles para que este nos permita expandir tanto como se pueda el esquema. Al final de cada línea se debe estimar cual puede ser el resultado. Si este resultado es incierto, se puede dibujar un pequeño círculo. Si como resultado obtenemos que debemos tomar otra decisión de debe dibujar otro recuadro. Los círculos representan resultados inciertos, y los recuadros representan decisiones. Se debe escribir la decisión o el causante arriba de los recuadros o círculos. Si se completa la solución al final de la línea, se puede dejar en blanco.

Empezando por los recuadros de una nueva decisión en el diagrama, dibujar líneas que surjan representando las opciones que podemos seleccionar. A partir de los círculos se deben dibujar líneas que representen las posibles consecuencias. Una vez más se debe hacer una pequeña inscripción sobre las líneas que digan lo que significan. Se debe seguir realizando esto hasta que obtengamos un dibujo con tantas consecuencias y decisiones como sea posible ver asociadas a la decisión original.

En la siguiente figura podemos apreciar un ejemplo de un Árbol de decisión:

Una vez que realizado esto, examinamos el diagrama en árbol. Inspeccionamos cada recuadro y círculo para ver si hay alguna solución o consecuencia que no hayamos considerado. En caso de encontrar alguna, procedemos a agregar. En algunos casos será necesario dibujar nuevamente todo el árbol si partes de él se ven muy desarregladas o desorganizadas. Ahora ya tendremos un buen entendimiento de las posibles consecuencias de nuestras decisiones.

Evaluación del Árbol de Decisión:

Ahora contamos con la condición de poder evaluar un árbol de decisiones. En este momento podemos analizar cuál opción tiene el mayor valor para nosotros. Empecemos por asignar un costo o puntaje a cada posible resultado, cuánto creemos que podría ser el valor para nosotros si estos resultados ocurren.

Debemos ver cada uno de los círculos (que representan puntos de incertidumbre) y estimar la probabilidad de cada resultado. Si utilizamos porcentajes, el total debe sumar 100%. Si utilizamos fracciones, estas deberían sumar 1. Si tenemos algún tipo de información basada en eventos del pasado, quizás estemos en mejores condiciones de hacer estimaciones más rigurosas sobre las probabilidades. De otra forma, debemos realizar nuestra mejor suposición.

Resultados:

Efectuando este análisis podemos apreciar que la mejor opción es optar por la publicidad. Es mucho más valioso para nosotros que tomemos suficiente tiempo para preparar la publicidad antes que apurarnos a sacarlo rápidamente al mercado sin esta, para obtener los resultados esperados en el producto.

Yissel Rafael

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por yisselrafael
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Gestion de Proyectos

Desde mi punto de vista, la técnica o herramienta más útil en Dirección de Proyectos y si la aplicará en su entorno en el futuro inmediato.

En la dirección de proyectos se aplican conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades encaminadas a satisfacer las necesidades y expectativas de una organización. En la actualidad hay proyectos de todo tipo, como por ejemplo el desarrollo de nuevos productos, la elaboración de un plan de marketing, la construcción de un gran edificio de oficinas, etc…. lo que hace de la dirección de proyectos una disciplina casi universal.
La dirección no sólo se refiere a la dirección propiamente dicha de la empresa, sino que se extiende a todos los niveles de ésta. La diferencia está en que los distintos niveles de dirección tienen distintos grados de autoridad y responsabilidad.

Diremos que la «dirección» en sentido anglosajón es cualquier órgano «ejecutivo» de la empresa y es necesario que reúna las siguientes condiciones:

1. El responsable debe escoger o conocer el objetivo de su trabajo.
2. Debe organizar los recursos disponibles para lograr el objetivo elegido por medio de un proyecto o plan de realización.
3. Durante la realización del proyecto, puede ocurrir que cambien sus condiciones iniciales y, entonces, debe controlar y modificar el proyecto original para proseguir su objetivo.

OBJETIVO                                      PROYECTO                                     CONTROL

(Que es lo que hay que hacer)            (como)                        (verificar lo hecho)

De aquí también se deduce que la función de la dirección está caracterizada por las decisiones que se deben tomar y, a su vez, estas decisiones van acompañadas de la incertidumbre. Sobre todo, cuando el objetivo no tiene precedente y el éxito de la consecución no está garantizado. Aun cuando los trabajos sean repetitivos, la dirección suele encontrarse con problemas tanto de tiempo como de coste.

Por esta razón considero que PERT y CPM son las herramientas más útiles ya que son sistemas especialmente diseñados para asistir a la dirección en esas tareas donde la incertidumbre pudiera comprometer su eficacia, ya que estos métodos le ofrecen una planificación detallada, con las responsabilidades designadas, y la programación mejor estimada y con más probabilidad de cumplimiento.

El factor tiempo adquiere cada vez más importancia en las industrias alrededor del mundo. No sólo por la penalidad impuesta por el cliente respecto al plazo de entrega sino también por el concepto de costes. Una empresa mueve millones de pesos al mes; y si la dirección puede conseguir una reducción del tiempo de realización del proyecto con los mismos medios existentes y no causa por ello aumento de costes, significará un beneficio. Esta economía indirecta puede ser conseguida mediante la mejora del método para la planificación, programación y control de proyectos.

La aplicación de PERT se concentra en aquellas tareas en que hay incertidumbre en cuanto a los tiempos de terminación. Sin embargo, con CPM se supone que las experiencias pasadas nos libran de esta incertidumbre de tiempos, pero sí existe la de costes, ya que lo importante es el coste total mínimo y sobre éste se fijan los tiempos de los trabajos.
El caso PERT, por ejemplo, es más indicado para los proyectos de investigación, en los cuales existe el problema de la estimación de los tiempos de trabajo y, por otro lado, tampoco hay antecedente para calcular los costes por unidad de tiempo.
En cambio el CPM es aplicable a los proyectos en general en los cuales sea fácil estimar los tiempos y costes, y lo que interesa es saber cuál es la combinación coste duración de cada tarea para que se pueda lograr el coste total mínimo del proyecto.

Yessenia Martínez

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por yesseniacristinamartinez
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Herramienta más útil en Dirección de Proyectos

Cuando hablamos de proyecto nos referimos a la planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. Las mismas tienen como propósito principal alcanzar objetivos específicos que se mantengan dentro del presupuesto y tiempo que ya está previamente establecido y definido.

La Gestión de Proyectos se refiere al análisis del conjunto que abarca un proyecto aplicando herramientas, técnicas y metodologías mediante las cuales se realiza una planificación y realización de actividades en la que se transforman las ideas planteadas en realidades.

Partiendo de estos conceptos hoy día las organizaciones están requiriendo una serie de aplicaciones que nos sirven tanto en el entorno laboral como en lo personal ya que independientemente del ambiente en el cual nos estemos manejando es esencial contar con diversas estrategias para alcanzar las metas planteadas.

La herramienta o técnica más útil en Dirección de Proyectos es Microsoft Project la cual es una herramienta informática que por medio de la misma podemos administrar eficientemente los proyectos con el desglose de métodos como lo son: el método PERT que es basado en el análisis de tareas para dirigir y finalizar la programación de un proyecto con el propósito de asistir en la toma de decisiones en caso de que se produzca alguna variación en el mimo.

Por otro lado tenemos el Diagrama de Gantt que es otro método muy popular y nos sirve en la muestra del tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas con un tiempo definido. Es altamente utilizada por la dirección de proyectos ya que es basada en una representación gráfica de todo el progreso del mismo, aportando así un medio de comunicación entre las partes involucradas.

Tatiana Díaz Oliver

Enviar comentario / 15 Dic 2013 por tatianascarletdiaz
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