Herramienta: Dirección de Proyectos

Antes de hablar de herramientas para la Dirección de Proyectos, partimos del hecho de que “La dirección de proyectos, es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva. Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir mejor en su mercado” – Definición PMI.

Para lograr el objetivo de esta, nos valemos de un paquete de herramientas flexibles de elección por cada Project Manager, las cuales son Diagrama de Gantt, Brainstorming, Diagrama de Pareto, PERT, Ruta Critica, Diagrama de Ishikawa o Diagrama de causa y efecto y Mapas Mentales (WBS).

Ahora bien, actualmente disponemos de una sombrilla de opciones de herramientas o software que son útiles en la gestión o dirección de proyectos, como el SharePoint, Smartsheet, WorkGooup, entre otras más que hay y continuarán surgiendo con los avances y las necesidades que se identifiquen en el proceso.

La herramienta para la dirección de proyecto más útil está sujeta a la metodología de trabajo que se establezca y  cada una tiene sus ventajas y no ventajas en referencia al  escenario en el que se use y a las habilidades de aplicación del PM y su equipo.

MS Project – Diagrama de Grant – es una de las herramientas de fácil manejo y  permite establecer actividades, tiempo, recursos, presupuesto y que a su vez nos provee de informes en atención al aspecto o etapa que se desea revisar. El SharePoint y el Smartsheet son un poco más completas, nos permiten no solo establecer las acciones y demás informaciones del proyecto, sino crear acceso al personal involucrado para puedan ver los avances, trabajar las tareas asignadas, aportar y registra todas las actividades, ya sea si se modificó algún documento o si se agregó alguna información,  alerta sobre retrasos y permite la interacción del equipo con el cliente, manteniéndolo informado  “en vivo” de lo que se está realizando.

Los proyectos exitosos en su gestión no solo los impactan  la herramienta que se utilice, sino la visión con la que se gestionen, como dijo Peter Drucker: “Para que el conocimiento proyecto sea productivo deberemos aprender a ver el bosque tanto como los árboles”

 

Enviar comentario / 13 Dic 2013 por marileidyalejandrarosa
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Las técnicas o herramientas más útiles en Dirección de Proyectos

La gestión de proyectos es el proceso por el cual se planea, organiza, motiva y controlan los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos, que darán a lugar un cambio positivo, es decir agregarían valor a la compañía.

Para que un proyecto pueda ser exitoso y logre su cometido, existen un conjunto completo de herramientas y sistemas de gestión de proyectos innovadores y sólidos para todas las fases del ciclo del proyecto. Estas herramientas ayudan a incrementar nuestro impacto y eficiencia al proporcionar orientación, aprovechar las mejores prácticas y conocimientos, garantizar una entrega de calidad y reducir los costos.

Estas herramientas aportan una serie de pautas de cómo deben desarrollarse las acciones que se vinculan a la iniciación, planificación, ejecución, control y cierre de todo proceso de gestión de proyecto.

Según mi criterio a continuación los más usados, y a las que a mi entender serian útil al momento de gestionar un proyecto.

Microsoft Project

Este programa que podemos tener instalada en una PC o en una laptop. En definitiva es un programa que nos ayuda a poder crear, dar seguimiento, y en fin gestionar un proyecto. Esta me permite  llevar un control de todas las acciones llevadas a cabo, así como también poder asignar los recursos, administrar, y analizar toda la carga de trabajo. Este programa  es en definitiva tu aliada al momento de la gestión de un proyecto.

Método PERT

El método PERT te ayuda en la gestión a analizar las tareas involucradas en especial el tiempo que se toma para realizar cada una de ellas. Así mismo, permite determinar el tiempo mínimo en que puede realizarse el proyecto total.

El uso y las ventajas principales el grafico PERT se deriva de su capacidad para asistir al director de proyectos en la planificación y el control de los mismos. Sirve de ayuda para determinar el tiempo estimado requerido para completar un proyecto dado, obteniendo fechas reales para el proyecto y asignando los recursos necesarios (Identifica los problemas actuales y potenciales).

Gráficos de GANTT

Es una herramienta que nos permite modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Así como también evaluar el alcance del proyecto: una de las principales responsabilidades del director del proyecto es informar del avance del proyecto a sus superiores.

Esta es la herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado, componiendo así la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto.

Si comparamos ambas herramientas: PERT se recomienda para grandes proyectos  GANTT para proyectos más sencillos. Estas herramientas son de gran utilidad al momento de la gestión. Así como estos métodos, existen un sin número de herramientas como el FODA,  la ruta critica, análisis de riesgo, etc. Todas aportan en gran medida a cumplir con los requisitos,  plazos, costes y recursos de un proyecto.

Es por esto que las herramientas que más utilizo son tanto el Microsoft Project para poder tener una herramienta que me ayude a evaluar  todas las fases del proyecto, así como los diagramas de GANTT y el PERT que me permitirán tener de manera organizada las actividades así como los tiempos en el que deben concluir estas tareas.

 

 

 

Enviar comentario / 13 Dic 2013 por luzanielarodriguez
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Técnicas o herramientas más útiles en Dirección de Proyectos

Un proyecto es una actividad grupal temporal para producir un producto, servicio, o resultado, que es único. La dirección de proyectos, es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva. Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir mejor en su mercado.

Los proyectos utilizan varias herramientas para su desarrollo. Cada proyecto trae consigo su propia complejidad, debiendo buscar la herramienta que más valor le aporte al desarrollo del mismo.

A continuación presento algunas de las herramientas más usadas en los proyectos:

– Microsoft Project (MS Project).

Es un software de administración de proyectos diseñado y desarrollado para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute PMI.

– Ruta Crítica (Critical Path Method CPM)

La Gestión de Proyectos por Cadena Crítica (CCPM en sus siglas en inglés) es un método de planeamiento y gestión de la realización de proyectos que tratan con las incertidumbres intrínsecas de la gestión. Tiene en cuenta la disponibilidad limitada de los recursos (físicos, habilidades humanas, gestión y capacidad) necesarios para llevar a cabo el proyecto.

– Diagrama de GANTT.

Es un gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca del tiempo que requiera cada una de ellas, así mismo determina el tiempo estimado necesario para terminar el proyecto. Este es una de los más utilizados ya que proporciona una relación conforme a un calendario.

-Lluvia de Ideas (Brainstorming)

En esta técnica un grupo de personas de la empresa se reúnen y allí compartes ideas de manera espontaneas. Estas ideas pueden ser utilizadas en cualquier etapa de proyecto. Este es muy utilizado por muchas empresas por su sencillez. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.

– Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado.

Se trata de un diagrama que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez, que consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha y sus potenciales causas.

– Análisis FODA.

Es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada y así conocer la situación real en que se encuentra una organización, empresa o proyecto, y planificar una estrategia para futuro.

Entre todas estas herramientas la que más utilizo es el MS Project, debido a que su facilidad y combinación de los recursos y sus tareas a realizar dentro del plazo establecido. A demás de que está instalado en el sistema operativo de cualquier ordenador, sea portatil o de escritorio.

Enviar comentario / 13 Dic 2013 por salimdanielvaldez
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Técnicas y Herramientas más utilizadas para la dirección de proyectos

En un mercado de altas exigencias, como en el que vivimos hoy en día, sin importar el área en la cual nos desenvolvemos es muy importante tener diferentes estrategias para conseguir los objetivos que nos plateamos, la dirección de proyectos no está exenta de esto. Desde mi punto de vista para la dirección de proyectos no puedo elegir una sola herramienta como la más útil de todas, ya que considero que es justamente la amplia gama de herramientas que se poseen en esta área lo que nos ayuda a dirigir de forma más eficiente los proyectos.

A continuación algunas de las herramientas utilizadas en la dirección de proyectos:
– Brainstorming
– Análisis FODA
– Diagrama de Gantt
– Método de PERT
Brainstorming, debido a la sencillez de esta herramienta es ampliamente utilizada en muchas empresas. Esta se basa en la exposición, de manera no formal y libre, de ideas en torno a un tema y/o problema a tratar, las cuales ayudan a la estimulación de la creatividad entre los participantes. Dichas ideas pueden ser de mucha utilidad en cualquier etapa del proyecto.
Análisis FODA (Fortalezas- Oportunidades- Debilidades- Amenazas), es una herramienta analítica la cual permite trabajar con toda la información que se tiene del proyecto, con este podemos analizar interna (fortalezas – debilidades) y externamente (oportunidades- amenazas) la situación de nuestro proyecto con relación al entorno de una manera realista y objetiva
El diagrama de Gantt es una herramienta bastante utilizada actualmente, esta tiene como objetivo mostrar las diferentes tareas o actividades a ejecutar en el proyecto así como también las fechas de inicio y fin de dichas actividades a lo largo de tiempo total estipulado para el proyecto.
Método de PERT, es una herramienta ampliamente utilizada en la gestión de proyectos. Los diagramas de PERT son de mucha utilidad para tener una perspectiva secuencial correcta de todas las tareas del mismo modo dar seguimiento al tiempo y recursos necesarios para completar los objetivos planteados. Este método es permite determinar cuál es el tiempo mínimo para la realización del proyecto final. Gráficamente el diagrama de PERT está compuesto por nodos rectangulares y líneas continuas que representan eventos y actividades respectivamente.
La relación existente entre los gráficos de Gantt y PERT es que ambos utilizan vínculos para mostrar la secuencia delas tareas ejecutadas.
Las herramientas expuestas anteriormente son de mucha utilidad en la dirección y ejecución de proyectos, con la correcta utilización y análisis de estas se puede asegurar que cualquier proyecto en el cual nos encaminemos tendrá éxito.

Enviar comentario / 13 Dic 2013 por dahianaemiliapaulino
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Técnica o herramienta más útiles en dirección de proyectos

Inmediatamente se habla de Gestión de proyectos, son muchas las técnicas y las herramientas que existen en la actualidad para facilitar el desarrollo del trabajo de los gerentes de proyectos. Sin embargo, hay 2 en específico que entiendo, que son las más útiles, completas, sencillas y manejables de todas las que se encuentran disponibles. Me refiero a Microsoft Project y el método PERT/CPM.

PERT/CPM

El PERT/CPM fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles de información para los administradores del proyecto.Primero, el PERT/CPM expone la «ruta crítica» de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duración del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crítica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crítica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse más tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos.

El PERT/CPM también considera los recursos necesarios para completar las actividades. En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programación sea difícil. El PERT/CPM identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.
Finalmente, el PERT/CPM proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en éste y su importancia en la terminación del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo. Las actividades de la ruta crítica, permiten por consiguiente, recibir la mayor parte de la atención, debido a que la terminación del proyecto, depende fuertemente de ellas. Las actividades no críticas se manipularan y remplazaran en respuesta a la disponibilidad de recursos.

MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project es una herramienta de trabajo utilizada por los gerentes de proyectos para auxiliarnos al momento de desarrollar planes de trabajo, asignación de tareas y recursos, seguimiento del progreso de los proyectos, evitar retrasos, administrar el presupuesto, analizar la carga de trabajo de los recursos, entre muchas otras funcionalidades que la convierten en una herramienta idónea cualquier persona que tome la decisión de iniciar un proyecto.
Dentro de esta misma herramienta podemos encontrar técnicas y otras sub-herramientas que tienen la misma función de auxiliar en el desarrollo gerencial de proyectos. Algunas de estas técnicas y/o herramientas que puedo citar están:
• Diagrama de Gantt: Luego de completar la información de recursos, tiempo, dinero, etc. en MS Project, ésta herramienta nos facilita de forma automática un diagrama de Gantt que ilustra la programación de actividades en forma de calendario. Especifica el inicio y el final del proyecto de manera gráfica, la duración y las actividades secuenciales. Este diagrama es excelente para tener visibilidad más clara y concisa del proyecto.
• Ruta Crítica: esta herramienta también tiene la capacidad de crear la calendarización de rutas críticas de manera automática y por ende, identifica las actividades y los recursos críticos dentro del proyecto.
• Cálculo de costos: una vez que los recursos son asignados a cada tarea y tienen su información completada en la herramienta, también sirve para calcular los costos totales y la mano de obra, creando reportes de utilidad para tener un claro seguimiento financiero del proyecto.
• Control del Proyecto: nos ayuda a determinar de manera práctica y sencilla la asignación de carga excesiva para un recurso, ayudándonos a mantener un control tanto del personal como del tiempo. Igualmente nos ayuda a mantener un record de las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto.
Estas son solo algunas de las numerosas utilidades que poseen estas aplicaciones de Microsoft Officey PERT/CPM. En definitiva, estas son herramientas que nos ayuda en la gestión y dirección de proyectos, sino que son un conjunto de técnicas y herramientas que permiten organizar y manejar las actividades de forma eficaz. Sin lugar a dudas, son las herramienta que recomendaría utilizar y aplicar en un proyecto.

Enviar comentario / 13 Dic 2013 por wandagriselvicioso
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CONSEJOS PARA APLICAR DURANTE LA VIDEOCONFERENCIA

• Evitar excesivos movimientos o movimientos bruscos, puesto que la transmisión de las imágenes sufren un cierto retraso, de forma que los movimientos parecen estar lentos.
• Cuando está grabando una videoconferencia, asegúrese de que los participantes en los sitios remotos tengan conocimiento de ello, tanto por motivos legales como de cortesía.
• Si está en una videoconferencia punto a punto, no trate de mover la cámara remota con su control. Sólo use los controles de cámara remota si a la persona con la que está teniendo la videoconferencia no le es familiar el uso del equipo o si deja el control enteramente en usted.
• Evita tener la cámara inclinada. Esto resulta bastante molesto para los participantes de las salas remotas. Ajústela de manera que quede perfectamente horizontal.
• Evite vestir con textiles que tengan pequeños patrones o cuadros, ya que eso es complicado de enfocar por parte de los sistemas automáticos de video. Los coloressólidos son mejores para la imagen que recibirán los sitios remotos.
• Evite usar joyería u otros objetos que puedan producir destellos por reflejos, afectando la calidad de la imagen.
• Identifique al personal de soporte técnico para una rápida asistencia en caso de algún problema.

Enviar comentario / 07 Dic 2013 por massielcastro
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un personaje superior

http://www.youtube.com/watch?v=9olI0vEvLLE

Enviar comentario / 06 Dic 2013 por lizardomojica
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Mi vídeo blog

Buenos días, aquí les facilito el enlace a mi vídeo sobre La Felicidad y el dinero.

 

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=9TxJOa6Tcu0&feature=youtu.be[/youtube]

Enviar comentario / 05 Dic 2013 por ivanjusselpiniella
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Emprendurismo Como Complemento en la Formación Profesional

Crecí en un ambiente de negocios, matizado por el trabajo arduo y constante. Si bien es cierto que me privó de muchas andanzas juveniles, me enseñó el valor de las cosas y a trabajar mucho para alcanzar lo que uno quiere en la vida.

Pienso que el esfuerzo ha valido la pena! El profesional de hoy en día, ve limitado su aprendizaje si no experimenta la oportunidad de poder crear e innovar a través de un negocio propio, de cualquier tipo. Así que le animo al igual que yo a emprender y complementar su formación.

Enviar comentario / 05 Dic 2013 por Emmanuel Soriano Castro
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Estrategia

Una estrategia se puede  definir  como la unión de acciones para llevar a un determinado fin o una táctica para conseguir un objetivo a largo plazo y a elección de las acciones.

Tambien la podemos definir como la adaptación de los recursos y habilidades de la organización al entorno cambiante, aprovechando sus oportunidades y evaluando los riesgos en función de objetivos y metas.

Sin embargo una planificacion se basa en estrategia para completar un objetivo o logro.

En el area de ingenieria  antes del inicio de un proyecto determinado se prepara una planeamiento con las estrategia a ejecutar en el proceso de implantacion. En este caso las estraregia pueden ser tanto economica, calidad o tiempo.

 

Enviar comentario / 05 Dic 2013 por massielcastro
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