Ideas Prácticas Para Reducir Costos

Altos o bajos, los costos ahi estarán!

El reto es identificar las oportunidades que tenemos para reducirlos, y como todo en la vida, siempre hay oportunidades. Es probable que ya el lector haya oído el dicho “Las oportunidades son calvas y se agarran por lo cabellos”. Eso suele ser real, pero lo es más el hecho de que para las oportunidades debemos estar preparados y debemos salir a su encuentro, cuando menos lograr el ejercicio de identificación que ellas requieren.

Para identificar oportunidades de ahorro en costo debemos partir de analizar la empresa y es bueno entender que la palabra “análisis” en su origen griego es algo como “separar las cosas para ver como funcionan”. De manera que podemos encontrar formas más prácticas para reducción de costos si empezamos a ver la empresa por secciones, por procesos o unidades menos complejas que la empresa en su todo.

Para hacer más sencillo el planteamiento de mi participación y siguiendo la propuesta de los autores Thompson & Strickland en su libro Administración Estratégica en su edición 11, podemos hacer una división en tres partes de lo que pasa en la empresa:

• Procesos de Entrada Materia Prima a la Empresa.
• Procesos de Salida de Productos de la Empresa hacia los Clientes.
• Procesos Operativos en la Empresa.

Los lectores que tengan conocimiento acerca del concepto de Cadena de Valor podrán percibir que los tres elementos citados más arriba se fundamentan en dicho concepto, específicamente en las actividades principales. En las tres secciones citadas más arriba se pueden mencionar múltiples posibilidades para encontrar ahorros. En lo que  respecta a este artículo nos limitaremos a aquellas que consideramos más creativas.

Oportunidades de Ahorro en los Proceso de Entrada

En esta etapa un elemento clave es la relación que podamos crear y mantener con nuestros suplidores. Ellos nos proporcionan materiales o servicios que tienen un precio para nosotros y que en la medida en que el mismo se optimiza, puede permitirnos ahorrar y de esa forma ser más competitivos en costos en relación a nuestros rivales.

Si tenemos una relación con nuestro suplidor fundamentada en la confianza y en sentido “ganar-ganar”, podemos estudiar las operaciones del mismo, identificar mejoras, explicárselas, que las adopte y ellos lograr ahorros que podrían ser transferidos a nosotros como sus clientes. Lógico que esto solo será posible con el permiso de la empresa suplidora, no obstante es lógico pensar que ellos quieren mantenernos como sus clientes y no deberían estar cerrados a mejoras provenientes de una empresa que quiera una relación con ellos a largo plazo.

Otro elemento es que posiblemente el producto o servicio que estamos recibiendo tenga características que lo encarecen y que en realidad no necesitamos, o no necesitaremos de ahora en adelante. De manera que llevando el producto o servicio, que estamos comprando, a la justa medida de lo que necesitamos es otra forma en la que podamos ahorrar dinero.

La opción que quizás no queramos de inicio  pero que sí siempre debería ser una consideración, es la de buscar otro suplidor que se acoja mejor a nuestra necesidad de buenos precios y flexibilidad, en aras a una mayor competitividad.

Las propuestas citadas en los tres párrafos de más arriba tienen decenas, quizás más, de ejemplos. Empresas como Walmart han llegado a influir en sus suplidores en decisiones como donde deben instalar sus almacenes de punto de entrega. Apple trabaja directamente con sus suplidores para que ellos produzcan exactamente lo que quieren y llegan a colocar personal propio a trabajar hombro a hombro con su suplidor para mantener el estándar requerido al costo estipulado.

Oportunidades de Ahorro en los Proceso de Salida

En esta parte salen ideas muy creativas en el aspecto de como nuestro producto ha de llegar a nuestro cliente, es decir, en el proceso de distribución.  Una distribución eficiente nos reportará ahorros significativos y una totalmente innovadora podría crear una Ventaja Competitiva que nos lleve al liderazgo. Obviamente, cada tipo de producto o servicio descartará de inicio algunas modalidades de distribución.

Uno de los ejemplos más utilizados para mostrar a que nos estamos refiriendo fue a la modalidad utilizada por Dell hace un tiempo, en la que solamente distribuía sus computadoras por internet y no tenían presencia física  de sus productos en tiendas. De hecho esto también tenían implicaciones de cara a sus operaciones internas, ya que lograba que no necesitasen grandes existencias, debido a que se vendía lo que los compradores ya habían solicitado previamente en la orden colocada y pagada.

Oportunidades de Ahorro en las Operaciones de la Empresa

Las operaciones internas de la empresa reviste el sitio idóneo para identificar los principales ahorros que debemos lograr. Algunos de los que podemos considerar son los siguientes

• Re-diseño de productos o servicios: Al igual que como vimos para el caso de las oportunidades de ahorro en las operaciones de nuestros suplidores, en las operaciones internas de la empresa se puede identificar que uno o más productos o servicios, con sencillas modificaciones que no alteran la expectativa del cliente, podemos mejorar nuestros costos.
• Cambio de Materiales por otros más económicos: En ocasiones en la fabricación de un producto estamos incorporando un material que por su escasez u otra condición se ha encarecido, por lo que es el momento de identificar un sustituto el cual no implique una baja en la calidad u otra condición adversa. En muchos casos sucede que el sustituto resulta con mejores especificaciones que el original, aun cuando esto suceda con un esfuerzo de Investigación & Desarrollo y luego de algún tiempo.
• Modernización de las Operaciones: La obsolescencia resulta costosa, de forma que siempre debemos identificar que tan eficientes son nuestras maquinarias en relación a la oferta que hay en el mercado. Debemos hacer esto sin caer en el extremo opuesto de gastar fortunas en una tecnología que no mejora en nada nuestra productividad.
• Reestructurar los procesos: Procesos eficientes logran ahorro en costos considerables, de manera que debemos revisar dichos procesos para identificar como podemos modificarlos para mejor y teniendo en cuenta los costos.
• Sub-contratación: No siempre seremos los más eficientes en algunas actividades que debemos llevar a cabo. En muchas ocasiones estas actividades no son parte del eje principal de nuestro negocio. Cuando esto ocurre es una buena oportunidad para poder identificar quien sí es eficiente desarrollando estas actividades y por ende podamos confiarle la misma mediante un contrato que asegure nuestros requerimientos de calidad.
• Re-ubicación de Operaciones: A pesar de que esta posibilidad es muy utilizada por las grandes empresas cuando llevan a países del tercer mundo parte de sus actividades operativas y de esa forma logran ahorros, principalmente en Mano de Obra; existen condiciones donde medianas empresas pueden ayudarse con esta modalidad en los casos, por ejemplo, en que en un país, en una región determinada, se cuenten con impuestos más bajos o bien la mano de obra sea más barata aun estemos hablando del mismo país. Esta opción siempre requerirá un buen estudio financiero para garantizar que realmente el ahorro en uno de los renglones citados compensan gastos como el de transportación o gastos administrativos.

Como se puede ver hay múltiples posibilidades de lograr ahorros, más aun cuando, lógicamente aquí solo se citan algunas. La creatividad es esencial también en este aspecto de la gestión, así como es importante para desarrollar nuevos productos y servicios, en la identificación de ahorros se beneficia de las mentes creativas e innovadoras.

Comentarios desactivados en Ideas Prácticas Para Reducir Costos / 02 Jun 2012 por Jose Ariel Camilo Bencosme
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