Ideas prácticas para reducir costes
“Cada centavo en el bolsillo de alguien más, es un centavo menos en el tuyo.”
(Desconocido)
Esta frase expresa de forma elegante lo importante de reducir los costos en tu empresa y hacerlo de forma regular a través de una adecuada supervisión.
Kaizen es una palabra de origen Japonés que define la cultura de que todo lo que hacemos se puede mejorar. Y cuando hablamos de ahorrar y mejorar la eficiencia de nuestras finanzas, este es un concepto que vale la pena adoptar.
Todo buen emprendedor debe saber que la reducción y optimización de gastos es un tema estratégico. Al desarrollar esta labor es necesario enfocarla en rubros claves, sobre los cuales tengas control y que al reducirlos no afecten el negocio.
Una empresa no debe esperar una crisis para iniciar un programa para lograr la máxima eficiencia en los gastos. El control de gastos debe ser una tarea permanente de parte del gerente y el contralor de tu empresa.
No podemos decir que exista un método aplicable para cualquier empresa a la hora de buscar una gestión de reducción de gastos, pero sí es posible entregarte una serie de consejos para encaminarte al éxito en esta importante tarea. Aquí van:
1. Análisis de Tendencia
Revisa todo tipo de gastos, comparando con meses o períodos anteriores, y pon atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución.
2. Justificación
Haz el ejercicio de presupuesto base cero con los gastos y solicita a cada área y departamento que “justifique” cada gasto a realizar y que explique o detalle sobre los gastos ya ocurridos. Haz estas tres preguntas: ¿Es necesario este gasto? ¿Se puede reducir? ¿Es posible posponerlo?
3. Presupuesto
Es importante establecer el presupuesto de gastos y monitorearlo mes a mes, evaluando sus desviaciones. El hecho de contar con un presupuesto no obliga a gastar, si puedes evitar o posponer los gastos hay que motivar a hacerlo.
4. Seguimiento
Para controlar los gastos es importante que realices un seguimiento. Éste consiste en monitorear los rubros claves en forma semanal o mensual, analizar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes.
5. Concienciar
Reducir o recortar gastos es difícil, por lo que, es necesario concienciar a las gerencias y también al resto del personal que es necesario realizarlo.
6. No tener miedo
Debes perder el miedo a recortar los gastos, son medidas duras. Pero recuerda que, si enfrentas una crisis deberás ejecutarlas antes que las consecuencias sean irrecuperables.
7. Premiar
Encárgate de motivar a los empleados a que expongan iniciativas de ahorro y reducción de gastos, de tal forma que aquellos que aporten ideas que lleven a reducir gastos sean premiados.
Otros ideas para reducir los costos en tu negocio con efectividad:
- Eficientar el consumo telefónico en general haciendo uso de planes corporativos.
- Mejorar los procesos de transporte y logística para disminuir el consumo de combustibles y mantenimientos de vehículos.
- Cumplir en tiempo con los compromisos de pago por préstamos y tarjetas de crédito para eliminar costos por moras e intereses.
- Considerar mejores estrategias fiscales para reducir legalmente pagos de impuestos.
- Busca las mejores ventajas con tus proveedores al momento de comprar.
- Reducir el tiempo ocioso de tus equipos.
- Utilizar menos impresiones en papel y más medios electrónicos como correo electrónico e Internet.
- Realizar una evaluación profunda y general de todos los procesos importantes de la compañía y hacerlos más eficiente para ganar en productividad.
- Invertir en capacitación adecuada del personal pues esto a la larga representa un mejor aprovechamiento de los recursos de la compañía.
- Cuidar a tus mejores clientes. Conseguir nuevos clientes siempre será más costoso que conservar a los actuales.
- Reducir los viáticos por viajes o reducir los viajes a solo aquellos que sean estrictamente necesarios pues regularmente implican altos costos por transporte, hoteles y comidas.