Estrategia para la gestión de los silos detectados en mi organización
Por Carlos Arturo Merchán H.
Una vez identificados los silos en nuestra organización, se deben generar estrategias para gestionarlos. Estas estrategias pueden estar enfocadas en derribarlos, en reemplazarlos o simplemente en aceptarlos.
En la organización donde laboro, que es una empresa dedicada al desarrollo de software, la cual funciona en una estructura proyectizada, precisamente uno de los principales silos disfuncionales son aquellos conformados por cada uno de los proyectos. En este caso, cada proyecto se vuelve hermético y rígido, pues buscan sus logros y reconocimiento como proyecto y se resisten a cualquier cambio que ponga en riesgo el cumplimiento de objetivos. El problema radica en que cuando un proyecto entra en crisis y requiere de la colaboración de los demás, los gerentes de proyecto envés de entrar en una posición colaborativa que busca un interés común para la organización, se resisten a prestar sus recursos por temor a entorpecer el transcurso normal de sus propios proyectos.
Como estrategias para abordar este silo organizativo sugiero:
- Cambiar el modelo competitivo que existe actualmente por proyecto hacia un modelo de indicadores globales y reconocimientos por logros a nivel organizacional. Trabajar bajo la premisa de todos para uno y uno para todos.
- Establecer comités de gerentes de proyecto, en las que se presente el avance de cada proyecto, se hagan sugerencias, se establezcan lecciones aprendidas, y por supuesto, se aprenda a compartir recursos.
- Desarrollar actividades o dinámicas cortas pero frecuentes que promuevan el trabajo colaborativo en pro de una mayor eficiencia y orientación al cliente donde participen todos los miembros de la compañía y el personal de las compañías aliadas que nos apoyan en la ejecución de los proyectos.
Otro silo disfuncional identificado corresponde a aquel grupo conformado por desarrolladores y arquitectos de software, que conscientes de su importancia en la compañía, pues son casi que imprescindibles para la ejecución de los proyectos, hacen que se antepongan sus objetivos locales a los globales de la organización. Emplean técnicas de chantaje en pro de un aumento de sus capacidades técnicas, no transmiten sus conocimientos a otras áreas que podrían aprovecharse de ellos, no cumplen ciertas políticas de la organización (como puede ser el horario laboral) y en ocasiones no sienten ni la obligación de cumplir con las pautas indicadas por sus gerentes de proyecto.
En este caso, las estrategias que sugiero para tratar este silo son:
- Establecer comités técnicos, en las que compartan los diseños y avances de cada proyecto, se hagan sugerencias, se establezcan lecciones aprendidas, y por supuesto, se aprenda a compartir y colaborar. Trabajar bajo la premisa que el conocimiento es el único bien que más crece cuanto más se comparte.
- Rotación del personal entre los diferentes proyectos de manera que les permita interactuar con personas distintas y en diferentes situaciones.
- Realizar reuniones diarias de planeación y seguimiento de 20 minutos a primera hora con todos los miembros del proyecto y de paso enfatizar en que los resultados no son individuales sino grupales y con una clara orientación hacia el cliente. Esto también serviría para lograr que las personas cumplan el horario de entrada ya que la no asistencia a estas reuniones podría generar algún tipo de multas.
- Establecer programas para el desarrollo de capacidades técnicas, para asegurar que suficientes personas en la organización tienen habilidades en programación y diseño de software.
- Implementar esquemas de programación por pares o en parejas, donde el conocimiento pasa fácilmente entre programadores, pues comparten conocimiento del sistema y aprenden técnicas de programación unos de otros a medida que trabajan. Este esquema de trabajo también ofrece ventajas para superar problemas difíciles, calidad de desarrollo y mejor gestión del tiempo entre otros.
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11 Mar 2013
por
Carlos Arturo Merchán Herrera
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