Estrategia de Gestión de los Silos Detectados en la Organización

Según José María Berenguer los silos son característicos de una excesiva y mal equilibrada visión vertical de la organización. El “efecto silo” frecuentemente imposibilita que las cuestiones interdepartamentales se resuelvan a niveles medios o bajos. Los problemas se elevan a lo alto del silo para su resolución por los directores. Se genera la necesidad de un “extra” de control y los costes de coordinación aumentan.

Los silos complican los flujos de información porque la información para la toma de decisiones debe fluir hacia arriba, para luego bajar hasta el nivel del silo en donde las tares deben de ser ejecutadas. La empresa con silos se hace lenta y pierde agilidad. Además, la optimización funcional que se consigue con el silo contribuye a menudo a la sub-optimización de la organización como un todo.

Pero de los silos también se derivan ventajas como la especialización, la reducción de los costes de formación y la escalabilidad de la fuerza de trabajo. Además, los silos sirven para agregar valor y eficiencia a los procesos para producir u ofertar productos y servicios, sin embargo si estos son silos disfuncionales, pueden limitar la evolución y desarrollo de la empresa. Por esto, en la institución escogida se llegó a la conclusión de que es recomendable hacer constantemente una evaluación de la gestión de los procesos y también de las personas en la organización.

También, se recomienda mantenerse a la expectativa de mercado para anticiparnos a las innovaciones y poder adaptarnos eficientemente al mercado. Por esto, es conveniente tomar acciones en la empresa si se detectan silos disfuncionales para ser más competitivos y productivos en todas las áreas.

Entre las medidas tomadas por el grupo que se pueden destacar están:

-Ofrecer entrenamientos para que los todos los departamentos conozcan las funciones básicas de cada uno y puedan trabajar en conjunto, lográndose una mayor integración en la organización.

-Velar porque los departamentos técnicos y de tecnología tengan a su alcance la capacidad de manejar las TIC’s de manera eficaz y cuenten con los recursos necesarios para realizar sus funciones adecuadamente.

-Motivar a los empleados a desarrollar una cultura de colaboración, donde inicien los líderes y directivos a compartir sus experiencias y conocimientos de las áreas para proporcionar una mejor relación y motivación del personal laboral por aprender.

-Desarrollar reuniones mediante videoconferencia (Wimba, Webex,…) o dentro de la empresa donde los diferentes equipos de trabajo puedan reunirse en un ambiente agradable, para debatir nuevos productos y servicios e innovar procesos.

-Desarrollar mecanismos de mejoramiento continuo del ambiente laboral y las integraciones de tipo familiar o laboral.

Según Bob Garrat (1990) en las organizaciones que aprenden existe un clima y procesos que permiten a todos sus miembros aprender consciente y colectivamente de su trabajo. Y las personas son capaces de trasladar este aprendizaje y utilizarlo para transformarse y cambiar constantemente.

Por esto, el propósito de la sociedad del conocimiento es aprender a trabajar como individuo y en equipo, desarrollando las relaciones requeridas para aprovechar la energía innovadora que se produce entre las personas y convertirse en una institución o empresa inteligente. Además, desarrollar una cultura de confianza que permita a los empleados expresar sus puntos de vistas y estén más abiertos a trabajar en conjunto con toda la empresa; a fin de que la implantación de estos nuevos valores y la forma en que se producen contribuyan a cambiar las estrategias y modos de trabajo.

En conclusión, para aprovechar al máximo los silos funcionales y erradicar los disfuncionales, apoyados en la sociedad de conocimiento y las TIC’s se recomienda en las empresas: invertir en procesos de aprendizaje, desarrollar una cultura de la confianza y diseñar sistemas de gestión colaborativa. Debido a que representan puntos importantes para que el capital humano se adapte y comparta sus conocimientos en la era de la tecnología y la información.

Enviar comentario / 16 Mar 2013 por Darwin Rafael Durán Arias
mtelcon /

Estrategia de Gestión de los Silos Detectados en la Organización.

Los silos son unidades organizacionales que se forma en una empresa u organización los cuales en ocasiones se aíslan y no cooperan, pero no siempre es así también se puede dar es caso de que los silos si colaboren en beneficio de la empresa maximizando el valor para la organización y desarrollando nuevas competencias.

En la organización que analizamos que es una empresa que se dedica a al desarrollo de software en la cual pudimos detectar varios silos de estos la mayoría son funcionales, pero existen otros disfuncionales que se deben tratar de manejar para un mejor funcionamiento de las estrategias comunes de la organización.

Para diseñar estrategias de gestión de los silos, lo primero que las organizaciones debe hacer es determinar la cantidad de silos que tienes, cuales son buenos para la organización y cuales pueden convertirse en dañinos, saber las caracteristicas de cada uno para de esta forma poder diseñar estrategias de gestión que ataquen los problemas fundamentales que tienen estos silos disfuncionales, para que estos no afecten el rendimiento, la rentabilidad y productividad de la empresa. Luego de tener esta clasificación tienen las siguientes opciones: derribarlos, sustituirlos, aceptarlos o coordinarlos.

De los silos detectados los que representa mayor dificultad para el mejor de la organización son los gerentes de proyectos y los desarrolladores de software ya que estos no reacciona de una manera colaborativa cuando de presenta los problemas y actúan de una manera individualista y no transmiten sus conocimientos técnicos a los demás para de esta forma buscar soluciones en conjunto de una manera mas practica, rápida u efectiva.

Es muy importante para los lideres de proyectos y los desarrolladores tener una coordinación en conjunto y una comunicación fluida, ya que de esta forma las informaciones de pueden manejar mejor y se lograr con mayor satisfaccion los objetivos propuestos.

Las estrategias que se pueden implementar para mejor estos silos y lograr que se integren de una forma más efectiva a las metas comunes de la empresa pueden ser los siguientes:

Tener sistemas de información que sean totalmente integrados y centralizados.
Mantener actualizas las informaciones y desarrollar la cultura de compartir las informaciones.
Crear y desarrollar actividades que promuevan el trabajo en equipo y la colaboración.
Rotación del personal para una mayor compenetración entre los grupos, de forma que puedan interactuar con otras personas y diferentes situaciones.
Organizar talleres dentro y fuera de la oficina para promover la integración de los equipos de trabajo.
Crear espacios recreativos y actividades dinámicas para tener un mejor ambiente laborar donde fluya la comunicación.
Crear un programa de capacitación, donde se detecten las debilidades técnicas del personal y se pueden implementar cursos mejorar dichas debilidades.
Cultivar una comunidad sana donde se mida el rendimiento en términos que sean comprendidos por toda la organización.

Enviar comentario / 16 Mar 2013 por Awilda Carolina Beriguete De Leon
mtelcon /

Estrategia de gestión de los silos en la organización

Partiendo de que los silos tienen su origen la naturaleza humana misma, desde los tiempos de nuestra especie vivíamos en clanes donde se colaboraba para poder sobrevivir. Pero había algunos clanes contrarios que luchaban y competían por los mismos recursos. Hemos evolucionado aprendiendo a detectar qué persona formaba parte del grupo interno y quién pertenece al grupo externo.

Las personas, rápidamente forman una identidad grupal, sienten que pertenecen al grupo con el que se relacionan y se perciben unos a otros como parte del grupo interno viendo a los demás como parte del grupo externo. En segundo lugar, la competencia puede aumentar la cohesión del grupo interno y la separación del grupo externo.

Abordar el problema de los silos implica:

Comprender que esta diferencia es vital para poder sobrevivir y coexistir.
Asumir que cuando existe una meta común compartida o un enemigo común, los silos se pueden romper y generarse un solo grupo que interactúe en bien de los objetivos trazados.

Tomando en cuenta lo mencionado anteriormente, si se quiere que en la empresa desaparezcan los silos algunas sugerencias serían:

La gerencia general debe enfatizar continuamente la meta institucional o el enemigo común. En una organización, cuando hay competencias entre áreas, es importante que el gerente general siente a los grupos en una mesa y que los cuestione sobre qué es lo mejor para la toda la empresa.
Realizar actividades de labor en equipo rompiendo las barreras entre áreas.
Fomentar la colaboración de equipos multifuncionales.
Inducir a la creación de una cultura sólida de comunicación fluida.
Rotar los recursos entre departamentos para que las personas se conozcan y construyan pertenencia como parte del grupo interno.

En mi experiencia, he visto que muchos proyectos de automatización de aplicaciones se han estancado o desaparecido por la falta de involucramiento de las gerencias implicadas; mediante acciones concretas ante la coordinación adecuada de las actividades y el compromiso de los equipos, son los silos incidiendo en intereses particulares o en duplicación de esfuerzos los precursores del fracaso de muchos de estos proyectos.

Gracias a este estudio, comprendo que si los gerentes hubieran puesto en uso algunas de estas técnicas, habríamos podido alcanzar el éxito de estos proyectos.

La organización que ha operado tradicionalmente en la forma de silos funcionales aislados del resto del entorno, fomentando comunicaciones asimétricas y relaciones de trabajo excluyentes, ahora rompe sus barreras autoimpuestas, se articula en red y opera flexiblemente a través de relaciones basadas en la comunicación fluida y en la interdependencia entre sus distintos nodos, que logran finalmente trabajar en equipo al trascender las artificiales divisiones, antes impuestas por funciones, roles o cargos.

Finalmente, para seguir la línea de organización, procesos y coordinación administrativa les comparto un interesante video que he encontrado:

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=lTXKD5SuXJw[/youtube]

Lorenzo Martínez Lebrón

Enviar comentario / 16 Mar 2013 por Lorenzo Antonio Martínez Lebron
mtelcon /

Estrategias de gestión de los silos detectados

Depende de las representaciones de silos y su nivel de señal negativa que se genera en la Gerencia que se tomo en cuenta de la empresa seleccionada para el ejercicio. Hay diferentes estrategias para reducirlos o eliminarlos. Por ende las estrategias dependen de la estrategia de la Gerencia, sus prioridades y sus recursos.

Se pueden ver diferentes tipos de Silos:

Los silos funcionales

Se puede experimentar silos entre las diferentes Divisiones como la División de Ubicación, División de Radio y TV, División de Telecomunicaciones y asimismo dentro de la misma Gerencia, donde hay diferentes tipos de responsabilidades funcionales. La comunicación fluye dentro del área pero no con otros grupos de las otras Divisiones. La coordinación se dificulta porque cada silo escucha y acciona de acuerdo a sus intereses y objetivos. A menudo estos silos son el producto de ideas o filosofías diferentes de sus Jefes de División y compañeros de otras Divisiones.

Silos geográficos

Al aumentar la globalización a menudo las Divisiones de la Gerencia operan como entidades separadas. Los silos que se generan para proteger su propio interés son muy difíciles de eliminarlos. Sin embargo, muchas Divisiones que estaban afectadas con este problema han invertido muchos esfuerzos en crear una cultura fuerte y adaptada entre todas las unidades.

Si el impacto de dichos silos es demasiado destructivo a nivel de Gerencia se puede cambiar las responsabilidades o los roles de los Jefes de División. Seria recomendable tener en cuenta cursos o seminarios en “conflict management” que consiste en hacer las cosas a limitar los aspectos negativos de los conflictos y aumentar los aspectos positivos del conflicto. El objetivo de la gestión de conflictos es mejorar el aprendizaje y los resultados del grupo, incluyendo la eficacia o rendimiento en el establecimiento de la organización.

Sería recomendable tomar un sistema en común para todas las Divisiones de manera que se centralice la información en una plataforma donde toda la Gerencia los datos de información a manejar sean los, esto nos permite que los silos puedan optimizar su unificación.

Tener presente la claridad en los casos atender, cuando se tiene que hacer conjuntamente entre varias Divisiones, en esta actuación conjunta los silos se deben alinear de forma clara en la ejecución del trabajo a realizar.

Se debe edificar una cultura de contribución donde los cambios deben comenzar desde el Gerente, los Jefes de División, quienes deben comunicar al personal de una forma firme y motivadora el compartir, colaborar en toda la Gerencia, de esta manera se puede alcanzar una sustitución derrumbando los silos funcionales y elevando una conciencia de colaboración entre las Divisiones.

Antonio Velazco

Enviar comentario / 16 Mar 2013 por Antonio René Velazco González
mtelcon /

Estrategias de Gestión de los silos detectados!

De acuerdo a los silos encontrados en la empresa analizada por el grupo 2, hemos definidos varias estrategias de gestión de los mismos. Las estrategias de gestión son un punto clave para reducir o eliminar principalmente los disfuncionales, pero también sirven para sacarle ventaja a los silos sanos.

La empresa seleccionada presenta muchos silos disfuncionales y entiendo que con las estrategias que propusimos
se pueden solucionar.

Es considerable que los dueños de esta tomen medidas que vallan en favor de cambiar la mentalidad del personal por así decirlo y fomentar una nueva cultura que haga sentir a empleado identificado con la empresa, y se sienta que su trabajo es importante y es valorado, y los diferentes departamentos pueda trabajar con una mayor integración y comunicación, lo que creara un sentido de compromiso de hacer el trabajo mejor, adoptando un espíritu colaborativo y funcional.

Cabe mencionar algunas estrategias de acuerdo al análisis planteado en la empresa seleccionada:

Impulsar actividades fuera de oficina para que los diferentes departamentos puedan socializar y crear un ambiente más agradable.
Organizar talleres fuera de la oficina entre las empresas para promover la integración de los equipos.
Rotación del personal entre los diferentes proyectos de manera que les permita interactuar con personas distintas y en diferentes situaciones.
Abrir espacios recreativos para que el personal se divierta sanamente y de esta forma se mejora la motivación y productividad de los empleados.

JOSE GIORDANY

Enviar comentario / 13 Mar 2013 por Jose Giordany Severino Cruz
mtelcon /

Estrategia de gestión de los silos detectados en la organización

En la organización analizada se tienen algunos silos disfuncionales que deben ser tratados. Es muy importante recordar que los silos son el ADN de la organización. Una buena gestión de los silos detectados conlleva a que la empresa aumente su productividad y motivación y que no se desarrollen patologías en los mismos.

Es de suma importancia que los lideres de proyectos dentro de una empresa se relacionen mas con sus subordinados, de esta forma fluye mas la información entre ellos y se pueden lograr con mayor satisfacción los objetivos propuestos. Uno de los silos detectados en nuestra organización es que el departamento técnico no comparte información con los demás departamentos y por esto piensan que son imprescindibles. Entiendo que es vital que se desarrollen actividades de team building donde participe toda la empresa con el objetivo de promover el trabajo en equipo y la colaboración de todos para cumplir con las metas de la organización.

El no compartir información en un departamento es muy dañino para la organización. Los sistemas de información son de gran ayuda para mitigar el efecto de esto. Utilizar sistemas donde se almacene la información de forma centralizada y que todos los empleados puedan acceder y hacer consultas es lo mas conveniente para mantener a todos con la información actualizada de la empresa y que se promueva el compartir y ayudar a los demas.

Muchas gracias.

Oliver R. Suero P.

Enviar comentario / 12 Mar 2013 por Oliver Suero Pichirilo
mtelcon /

ESTRATEGIA DE GESTIÓN EN LOS SILOS DETCTADOS

De las formas en las que se puede solucionar la existencia de silos disfuncionales en la organización (derribarlos, sustituirlos, aceptarlos o coordinarlos), pienso que aceparlos no es una opción que deba tomarse en cuenta ya que esto implicaría la no evolución de la empresa, el no cumplimiento de los objetivos propuestos y la baja eficiencia en las áreas en donde fueron detectados.

Es de vital importancia la coordinación y por ello el PMO de cada proyecto debe tener claros los objetivos que se quieren lograr con el proyecto que está liderando. Los líderes de proyecto deben asegurarse de que cada decisión tomada sea en pro del éxito del proyecto y no de la persecución de un objetivo específico de algún sector.

Otro aspecto importante en la estrategia de gestión de silos es la comunicación entre los distintos departamentos involucrados en un proyecto y el seguimiento de la planificación.

Enviar comentario / 11 Mar 2013 por Karina Zárate González
mtelcon /

Estrategia para la gestión de los silos detectados en mi organización

Por Carlos Arturo Merchán H.

Una vez identificados los silos en nuestra organización, se deben generar estrategias para gestionarlos. Estas estrategias pueden estar enfocadas en derribarlos, en reemplazarlos o simplemente en aceptarlos.

En la organización donde laboro, que es una empresa dedicada al desarrollo de software, la cual funciona en una estructura proyectizada, precisamente uno de los principales silos disfuncionales son aquellos conformados por cada uno de los proyectos. En este caso, cada proyecto se vuelve hermético y rígido, pues buscan sus logros y reconocimiento como proyecto y se resisten a cualquier cambio que ponga en riesgo el cumplimiento de objetivos. El problema radica en que cuando un proyecto entra en crisis y requiere de la colaboración de los demás, los gerentes de proyecto envés de entrar en una posición colaborativa que busca un interés común para la organización, se resisten a prestar sus recursos por temor a entorpecer el transcurso normal de sus propios proyectos.

Como estrategias para abordar este silo organizativo sugiero:

Cambiar el modelo competitivo que existe actualmente por proyecto hacia un modelo de indicadores globales y reconocimientos por logros a nivel organizacional. Trabajar bajo la premisa de todos para uno y uno para todos.
Establecer comités de gerentes de proyecto, en las que se presente el avance de cada proyecto, se hagan sugerencias, se establezcan lecciones aprendidas, y por supuesto, se aprenda a compartir recursos.
Desarrollar actividades o dinámicas cortas pero frecuentes que promuevan el trabajo colaborativo en pro de una mayor eficiencia y orientación al cliente donde participen todos los miembros de la compañía y el personal de las compañías aliadas que nos apoyan en la ejecución de los proyectos.

Otro silo disfuncional identificado corresponde a aquel grupo conformado por desarrolladores y arquitectos de software, que conscientes de su importancia en la compañía, pues son casi que imprescindibles para la ejecución de los proyectos, hacen que se antepongan sus objetivos locales a los globales de la organización. Emplean técnicas de chantaje en pro de un aumento de sus capacidades técnicas, no transmiten sus conocimientos a otras áreas que podrían aprovecharse de ellos, no cumplen ciertas políticas de la organización (como puede ser el horario laboral) y en ocasiones no sienten ni la obligación de cumplir con las pautas indicadas por sus gerentes de proyecto.

En este caso, las estrategias que sugiero para tratar este silo son:

Establecer comités técnicos, en las que compartan los diseños y avances de cada proyecto, se hagan sugerencias, se establezcan lecciones aprendidas, y por supuesto, se aprenda a compartir y colaborar. Trabajar bajo la premisa que el conocimiento es el único bien que más crece cuanto más se comparte.
Rotación del personal entre los diferentes proyectos de manera que les permita interactuar con personas distintas y en diferentes situaciones.
Realizar reuniones diarias de planeación y seguimiento de 20 minutos a primera hora con todos los miembros del proyecto y de paso enfatizar en que los resultados no son individuales sino grupales y con una clara orientación hacia el cliente. Esto también serviría para lograr que las personas cumplan el horario de entrada ya que la no asistencia a estas reuniones podría generar algún tipo de multas.
Establecer programas para el desarrollo de capacidades técnicas, para asegurar que suficientes personas en la organización tienen habilidades en programación y diseño de software.
Implementar esquemas de programación por pares o en parejas, donde el conocimiento pasa fácilmente entre programadores, pues comparten conocimiento del sistema y aprenden técnicas de programación unos de otros a medida que trabajan. Este esquema de trabajo también ofrece ventajas para superar problemas difíciles, calidad de desarrollo y mejor gestión del tiempo entre otros.

Enviar comentario / 11 Mar 2013 por Carlos Arturo Merchán Herrera
mtelcon /

Estrategia de Gulati para tratar un silo.

Para proponer una estrategia de gestión para un silo que no funciona bien, lo primero que se debe hacer es estudiarlo a fondo para identificar sus problemas y en base a estos proponer una forma de tratarlos. No todos los silos son iguales y por tanto no pueden ser tratados de igual manera, pero en el trabajo en grupo realizado hemos visto ciertas características comunes en departamentos o áreas que existen en todas las empresas, por ejemplo el área de Ventas.

El problema básico de este departamento es que para cumplir sus metas de ventas, ofrecen a los clientes productos o servicios sin consultar con las áreas técnicas y se da el caso que la solución vendida no es viable, de tal forma que para poder cumplir con el ofrecimiento comercial se debe incurrir en gastos adicionales de implementación, subcontratación y multas por el tiempo extra que se toma entregar la solución considerando los problemas anteriores.

El objetivo es mejorar la coordinación de este silo para que siga haciendo su trabajo que es de vital importancia, pero lo haga de manera coordinada con las otras áreas que están involucradas y no de forma aislada como ha sido usual.

Para mejorar este escenario y poder cumplir con los objetivos de la empresa que sobre todo es el servicio al cliente, se propone aplicar la propuesta de Gulati, que se basa en las 4C:

Coordinación: Se requieren tres cosas basicas: información compartida, dividir el trabajo y tomar decisiones. Debe tomarse en cuenta que los procedimientos deben estar claros y orientados hacia el cliente.

Cooperación: Las empresas centradas en el cliente, desarrollan indicadores de satisfacción del cliente e incentivos que recompensan la cooperación centrada en éste.

Capacidad: Para entregar soluciones centradas en el cliente, los empleados deben tener el conocimiento necesario y la experiencia en los productos y servicios, un conocimiento profundo de las necesidades del cliente, y la capacidad para cruzar las fronteras internas.

Conexiones: Al combinar sus ofertas con las de un socio, las empresas pueden recortar costos incluso cuando crean soluciones de alto valor. Es importante no descuidar relaciones existentes tanto dentro como fuera de la organización así como desarrollar relaciones con nuevos aliados.

Para conseguir que estos cuatro parámetros sean cumplidos por el personal de esta área «silo» de ventas, es indispensable cambiar su cultura interna y alinearse con la de la empresa para que de manera sincronizada con las demás áreas puedan trabajar juntos para el cliente.

Lograr que la aplicación de esta metodología sea exitosa y se vuelva un proceso utilizado en el trabajo diario, requiere la colaboración de toda el área incluidos los jefes y el compromiso de todos.

Enviar comentario / 11 Mar 2013 por Daniela Matheu
mtelcon /

Ingenieria de valor en las TIC

Ingeniería de Valor en las TIC

Partiendo de los conocimientos obtenidos al realizar las lecturas Preámbulo: Visión sobre convergencia y oportunidades de las TIC e IDR, remito a modo de conclusión el orden correlativo de importancia en el cual considero deberían estar las afirmaciones relacionadas a la Ingeniería de Valor.

1- Comprender a fondo las necesidades del usuario para poder prestar nuestro servicio.

2- Asegurar el valor de los servicios que se prestan.

3- Lograr que la calidad del servicio sea un argumento de éxito en la prestación.

4- Comprender el papel del usuario como decisor.

5- Pensar más como prestador de servicio que como tecnólogo.

6- Tener la visión de la fortaleza de combinar contenidos y solución técnica.

7- Diseñar y prestar servicios que tengan como meta atraer, entusiasmar y mantener interesado al usuario.

8- Lograr rentabilidad y perennidad del sistema en base a soluciones excelentes.

9- Comprender que el seguimiento y la atención al usuario es un factor de éxito.

Considero que el cliente es pieza clave y es importante que nosotros como proveedores estemos conscientes de sus necesidades reales con el objetivo de satisfacerlas óptimamente y mantenerlos satisfechos, contentos y motivados a seguir eligiéndonos como suplidor de sus servicios.

Enviar comentario / 04 Mar 2013 por Jenny Esther De Jesús Reyes
mtelcon /