ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE SILOS DIFUNCIONALES

Para llevar a cabo el análisis de los Silos Corporativos fue utilizada como institución modelo el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL), entidad reguladora del sector de las telecomunicaciones en la República Dominicana. El cual, se encarga de regular y promover la prestación de servicios de telecomunicaciones en beneficio de la sociedad, en un marco de libre, leal y efectiva competencia.

Al igual que un gran número de organizaciones, en el INDOTEL impera la presencia de SILOS FUNCIONALES, en donde se puede evidenciar un buen número de departamentos un tanto débiles, donde resulta palpable la falta de compromiso y el incumplimiento de las asignaciones. Así como también, SILOS ENTRE DEPARTAMENTOS, en la cual se percibe claramente, que no existe una colaboración departamental, lo cual provoca que el trabajo colaborativo que debiera existir entre cada departamento genere responsabilidades exclusivas en cada uno de los proceso, provocando esto una minimización en la integración con otras áreas del instituto. De igual forma se pueden identificar otros silos, como son: SILOS DE PROYECTOS y SILOS GEOGRAFICOS.

De los mencionado anteriormente, se puede considerar que los silos funcionales y los silos entre departamento son disfuncionales.

Para una adecuada gestión estratégica de los silos disfuncionales identificados se han definido las siguientes estrategias de gestión acorde a los problemas presentes.

• Es importante que los diferente departamentos o aéreas  enfaticen e identifiquen constantemente la meta comunes.
• Se vislumbra necesario que se realicen reuniones entre departamentos para que las personas se conozcan y se perciban como parte del grupo interno.
• Debe tomarse en cuenta la realización de actividades de trabajo en equipo rompiendo las barreras departamentales.
• Fomentar la creación de una cultura sólida, la cual sea compartida por todos los departamentos.
• Es de suma importancia la adopción de sistemas comunes, lo cual permita  establecer una plataforma integrada que facilite el manejo de la información de forma centralizada para toda la organización, como es el sistema ERP, permitiendo el acceso a los mismos datos e información.  Ofreciendo así un mecanismo de coordinación para que los silos puedan mejorar su integración.
• Se deben establecer puentes entre  los departamentos lo cual permita la  coordinación con las demás áreas, identificar la forma más optima en que se pueden asignar y utilizar los mismos.
• Debe tomarse en cuenta la sincronización de  la información y actividades, así como cambios de cultura en el departamento y re-asignaciones de roles. Inculcar el trabajar en conjunto entre los departamentos.
• Se deben realizar programas de capacitación para que el personal de la organización pueda dar soluciones orientadas al logro de los objetivos estratégicos de  todos los departamentos y de la organización.

Para poder llevar a cabo las estrategia planteadas anteriormente es necesario que cada departamento este exento de los problemas presentados, sin embrago se podrían utilizar varias metodologías para mitigar o eliminar estos problemas, como es el caso de metodología estratégica de heurísticas, en la cual, la resolución de problemas se pueda codificar, organizar, experimentar, explorar, introducir elementos auxiliares, dividir los problemas en partes, buscar regulaciones y suponer el problema resuelto. En donde los departamentos involucrados, así como los directivos de las empresas, realicen los cambios de cultura necesario para afianzar los cambios requeridos.

Ing. Jose Fernandez

Enviar comentario / 17 Mar 2014 por José Rafael Fernández Hidalgo
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Definición Estrategia para Gestión de los Silos Detectados

Gestionar adecuadamente los silos permitirá a la empresa la coordinación, fluidez de información, simplicidad, agilidad y flexibilidad en sus operaciones.

La empresa seleccionada fue una Prestadora de Servicios de Telecomunicaciones, erradicada en la República Dominicana llamada Telco, S.A, la cual fue seleccionada para definir la estrategia de gestión de los “Silos” pasamos por un proceso inicial comprendido por un período de observatorio y de análisis, dónde determinamos que la mejor opción, en benficio de la empresa era la de “Coordinar los silos y crear puentes entre ellos”, porque tenemos claro que en los silos hay parte del ADN de la organización, siendo parte primordial de las competencias y eje fundamental para sostener una ventaja competitiva de un factor determinado.

En Telco, S.A encontramos diversos silos entre los funcionales y disfuncionales, que se encontraban sanos o enfermizos(Siloitis), que luego de un minucioso análisis pudimos determinar la definición y alineación de la estrategia para “Coordinar los Silos”, tomando en cuenta algunos factores por los que son afectados: las rivalidades entre algunos departamentos, las diversas culturas internas, la resilencia , el individualismo, la ausencia de transmisión de conocimiento, la resistencia al cambio entre otras.

Las estrategias planteadas para la gestión de estos silos están basadas en las soluciones de Aaker, este sustenta la creación de puentes entre los silos para coordinarlos. En resumida cuenta el objetivo general es mantener silos sanos que nos ayuden en el buen funcionamiento de los procesos y operaciones empresariales, entre las acciones a tomar están las siguientes:

a) Integración de los sistemas de gestión de la empresa, para manejar la información de forma centralizada para toda la organización, permitirá el acceso a los mismos datos e información.
b) Desarrollar un programa de motivación para construir una cultura de colaboración dirigido por el área de RRHH, para incentivar a ser multiplicadores de la información a lo interno de la organización.
c) Desarrollar o adquirir un sistema de colaboración de ideas.
d) Desarrollar una campaña de los valores generales de la empresa y compartir los departamentales.
e) Realizar actividades de integración cruzadas entre departamentos.
f) Reestructurar los flujos de las interacciones entre departamentos.
g) Evaluar en 6 meses los resultados de la aplicación de la estrategia o plan para ver su progreso.

Maika Sivelth Rodríguez Pérez
República Dominicana

Enviar comentario / 17 Mar 2014 por maikasivelthrodriguez
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Estrategía de Gestión de Silos.

En la gran mayoría de empresas, los departamentos trabajan bien con su propio equipo, pero se convierten en silos y les cuesta trabajar en equipo entre áreas.

¿Por qué existe el problema de silos en las organizaciones? La respuesta está relacionada a nuestra naturaleza humana. En nuestros orígenes como especie vivíamos en clanes donde se colaboraba para poder sobrevivir. Pero había otros clanes que muchas veces eran enemigos que luchaban y competían por los mismos recursos. Nuestro cerebro evolucionó aprendiendo a detectar qué persona formaba parte del grupo interno y qué persona era parte del grupo externo. Saber esta diferencia era vital para poder sobrevivir.

Las estrategias ideal para combatir los Silos, sugiero hacer lo siguiente:
1) Que el gerente general enfatice constantemente la meta o el enemigo común. En una empresa, cuando hay peleas entre áreas, es importante que el gerente general siente a los grupos en una mesa y que les pregunte: ¿Qué es lo mejor para la compañía?
2) Hacer rotaciones entre departamentos para que las personas se conozcan y se perciban como parte del grupo interno.
3) Hacer actividades de trabajo en equipo rompiendo las barreras de las áreas.
4) Fomentar el trabajo de equipos multifuncionales.
5) Fomentar la creación de una cultura sólida, la cual sea compartida por todas las áreas.

Enviar comentario / 17 Mar 2014 por victorjosevargas
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Estrategia de gestión para manejo de silos

Existen diferentes corrientes que proponen enfrentar el tema de los silos de diferentes formas, entre ellas tenemos los que plantean que a estos hay que derribarlos y sustituirlos, mientras que otros plantean que debemos aceptarlos y coordinarlos. En nuestro trabajo escogimos una estrategia que busca coordinarlos e integrarlos para sacar provecho de ellos en la organización.

Luego de estudiar con detenimiento del comportamiento de una organización hemos desarrollado una estrategia para trabajar los silos encontrados. En esta empresa encontramos silos sanos  y enfermizos (Siloitis)  y para cada uno de ellos hemos desarrollado una estrategia. Para trabajar este fenómeno en la organización estudiada la cual se dedica al negocio de la telefonía e internet planteamos lo siguiente.

1-      Integración de los sistemas de gestión de la empresa de forma que esto ayude a que en todos los departamentos se hable el mismo idioma.

2-      Desarrollar un programa dirigido por el área de RRHH que motive a la gente a compartir información y que ensene a los integrantes de cada área que aunque la empresa es grande la competencia o el enemigo es externo y no interno.

3-      Desarrollar o adquirir un sistema de colaboración donde cualquier empleado pueda exponer una idea de solución a un problema o desarrollo de un producto.

4-      Hacer que todos los empleados conozcan los objetivos de la organización y que entiendan la importancia de trabajar unidos para alcanzarlos siendo estos más importantes que los objetivos departamentales.

5-      Realizar actividades de integración cruzadas entre departamentos donde los silos son enfermizos con el objetivo de que se sientan en la misma empresa.

6-      Evaluar en 6 meses los resultados de la aplicación de la estrategia o plan para ver su progreso.

 

Enviar comentario / 16 Mar 2014 por josefranciscovalerio
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«Siloitis» como hacerle frente

La estrategia que hemos planteado en el trabajo expuesto para la mitigación y posible integración de los silos existentes es la siguiente, recomendando su aplicación en el orden que se presenta.

*   Misma forma de proceder en situaciones adversas y diferenciadas, es decir, integración de los sistemas de gestión de la empresa de forma que esto ayude a que en todos los departamentos se hable el mismo “idioma”.

*    Desarrollar un programa dirigido por el área de gestión de personas que motive a la gente a compartir información y que enseñe a los integrantes de cada área que aunque la empresa es grande la competencia o el enemigo es externo y no interno.Es decir focalizar la fuerza interna para poder hacer frente a los silos que se pudieran encontrar en el análisis externo.

*      Desarrollar o adquirir un sistema de colaboración donde cualquier empleado pueda exponer una idea de solución a un problema o desarrollo de un producto, a modo de buzón de sugerencias.

*      Hacer que todos los empleados conozcan los objetivos de la organización y que entiendan la importancia de trabajar unidos para alcanzarlos siendo estos más importantes que los objetivos departamentales. Plasmar la cultura empresarial ( la cúal debe ser clara, concisa y fácil de entender por todos los empleados), y hacer ver que los objetivos de la empresa van de lo general a lo articular (llegando a cada empleado de la empresa).

*    Realizar actividades de integración cruzadas entre departamentos donde los silos son enfermizos con el objetivo de que se sientan en la misma empresa. (Jornadas de puertas abiertas, cursos de familiarización de los diferentes departamentos de la empresa, rotación interdepartamental)

*     Fomentar la necesidad de asistencia entre los departamentos afectados, para así reunir procesos, y tener la colaboración de los departamentos afectados. Es decir, que no se tenga el monopolio de algunos procesos en los diferentes departamentos y que para la consecución de los mismos sea necesario la colaboración de ambos. Ejemplo: impresos que se realizan en un departamento y son aprobados en otros (no ralentizan el trabajo sino que siguen un proceso que une a los diferentes departamentos).

*     Crear un único formato universal de comunicación entre los diferentes deparetamentos de la empresa (interno, fácil de usar, de entender), mediante intranets con portales corporativos donde todos los miembros de la empresa entren en el mismo sitio empresarial y puedan recibir los comunicados internos de  forma igualitaria. Los tablones de anuncios ya no están en su auge sino más bien en su declive, pero de vez en cuando, es interesante que se tengan en los direntes departamentos para incluir ahí las comunicaciones internas relevantes.

*      Desarrollar una única forma también universal interna para realizar los procesos, siguiendo un planning u hoja de ruta, para que cualquier empleado de la empresa tenga la misma forma de guardar documentos, enviar correos, etc. es decir, estandarizar los procesos laborales  y dejar un pequeño laissez faire o dejar hacer, dentro de unos parámetros dictados por la dirección, consiguiendo así unanimidad de realización de las actividades propias de la empresa y calidad en el servicio (por ejemplo eso es lo que buscan empresas como AENOR para dar certificados de calidad a empresas de servicios = la igualdad en los procesos en todos los departamentos).

*     Evaluar en 6 meses los resultados de la aplicación de la estrategia o plan para ver su progreso, es decir, tener un plan de contingencia para saber actuar en caso de que las medidas no hayan sido efectiivas, poder subsanar cuanto antes el “siloitis”.

 

Si se desarrollan todos los aspectos anterior descritos, conseguiremos un feed back interno entre todos los departamentos de la misma, evitando la siloitis enfermiza. Toda medida es poca para conseguir la consecución de los objetivos fundamentales y existenciales de la empresa.

Poco a poco si se hiciera un estudio en los diferentes departamentos encontraríamos que la efectividad y eficiencia de los diferentes sectores mejoran su productividad y servicio. En caso contrario se prevé un plan ce contingencias para retener los posibles fallos que pueden surgir de la implantación de los puntos claves anteriores.

En resumidas cuentas se busca la estandarización de los sistemas y la uniformidad de todos los departamentos.

Gracias por su atención

 

Javier Utrilla

 

Enviar comentario / 16 Mar 2014 por franciscojavierutrilla
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Estrategia de gestión de silos

a)  Identificar puntos focales y componentes (recursos) del sistema multidisciplinas que aportan a los “Silos”

b)  Separar silos funcionales de los disfuncionales

c)  Atacar los disfuncionales con estrategias de integración entre el equipo.

d)  Implementar un sistema de información automatizado que permita: asignar responsables de tareas específicas, dividir y asignar roles “tasks” específicos entre expertos, ejecutores y aprobadores.

e)  Como parte de la implementación del sistema de información, este debe contemplar: Gan de actividades, sistema de retroalimentación y seguimiento a través de alertas y mails automáticos.

f)  Establecimiento de fechas a responsables y aprobadores.

La puesta en marcha de esta estrategia permitirá mitigar los silos disfuncionales y eficientizar los funcionales.

La ejecución del sistema (tecnología de información) permitirá la debida “Automatización” del proceso tanto de operaciones como de validaciones.  Facilitará el registro y seguimiento a los usuarios, permitiendo de manera inmediata su productividad mientras se cumple con un proceso consistente de aprobación o remoción de los roles ya sea de ejecutores y/o aprobadores del sistema.

El “Workflow Integrado”  guiará y proveerá herramientas que cumplan los requerimientos (estrategia regulatoria) de la organización para el proceso de identificación y asignación, funciones y sus responsables, incluyendo el proceso de aprobación.

 

 

Manuel Sepulveda

 

Enviar comentario / 16 Mar 2014 por Manuel Asdrúbal Sepúlveda Corporán
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Vigilancia tecnológica & Curva «S»

Voy comenzar hacienda alguna aclaración sobre la curva “S” de un producto.

Esta está relacionado con el “ciclo de vida del producto” esto es:

Todos los productos tienen una curva tradicional de crecimiento donde empiezas haciendo una inversión hasta que el producto llega a un punto de equilibrio y después de ahí empieza a generar efectivo positivo y a continuación decae.

 

Dicho lo anterior, me refiero entonces a la “Vigilancia Tecnológica”

La vigilancia tecnológica es un proceso organizado, selectivo y permanente, de captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios.[1]

Como se ve, encontrar un punto de coincidencia seria quizás que la vigilancia tecnológica nos serviría de herramienta para poder identificar puntos de la curva “S” de un producto e identificar posibles amenazas y en el camino hacer correcciones que nos permitan extender la curva y/o adecuar nuestra estrategia.

Vigilancia tecnológica:

“Es un proceso sistemático y permanente de búsqueda, captación, recolección, análisis y difusión de información pública estratégica en el entorno de la organización así como del seguimiento y análisis del entorno de las competencias. El motor de búsqueda de la plataforma puede ser automatizado y consiste en una herramienta de rastreo y minado de información digital”[2].

La vigilancia es más “Empresa” que producto.

Los procesos de vigilancia (conocer el entorno propio y competidor, boletines, normativas, patentes) han existido siempre dentro de las estructuras organizacionales, pero actualmente el entorno global de:

• Acelerados cambios
• La sobreinformación por el gran impacto de las TIC
• Búsqueda continua de estrategias para la Innovación como clave del futuro

Para más información, consulte http://es.wikipedia.org/wiki/Vigilancia_tecnol%C3%B3gica

 

 

Enviar comentario / 03 Mar 2014 por Manuel Asdrúbal Sepúlveda Corporán
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TIC en el sector aeroportuario

Estimados compañeros,
adjunto os envío un muy interesante artículo sobre el uso de las TICs en el sector aeroportuario de cara a conseguir la excelencia operativa en un aeropuerto hub como el de Schiphol en Holanda.

http://www.inform-software.com/fileadmin/pdf/en/hub-management.pdf

Espero lo encuentren interesante!

Enviar comentario / 25 Feb 2014 por franciscojavierde
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«Cloud computing»

Este concepto empieza a ser cada vez más conocido. Se trata de un entorno en el que es posible almacenar diferentes tipos de contenido o aplicaciones, sin tener que disponer de una infraestructura propia que lo mantenga.

Un ejemplo práctico es el correo Gmail. Al utilizar este proveedor, el usuario no necesita disponer de un servidor para alojar la información, ni de un equipo técnico en cadas oficina para que resuelva los problemas puntuales que le puedan surgir. De ello se encarga la compañía que crea, mantiene y mejora la plataforma, en este caso Google, que con pocos recursos se puede llevar a cabo.

Los Beneficios principales serían varios: uno de ellos es la rapidez. Si fuese necesario realizar un desarrollo completo de una aplicación o plataforma, una empresa necesitaría un presupuesto y meses de trabajo, mientras que a través de los servicios cloud computing, solo necesita unos pocos días.

La conectividad total empresarial,y ahorrar costes de almacenamiento, el cloud permite que toda la información de la empresa este en la «nube» y se pueda acceder con seguridad desde cualquier dispositivo de la empresa sin necesidad de tener aplicaciones y costosos software que permitan lo mismo.

Enviar comentario / 06 Feb 2014 por franciscojavierutrilla
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LA GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN, LOS FALLOS Y EL RENDIMIENTO DE LA RED.

Por: Ing. Ezequiel Sosa Pulinario, Republica Dominicana.

Porqué la gestión de fallos afecta al retorno de la inversión (ROI).

Existen valores tangibles y cuantificables del (ROI) en la gestión de gestión de fallos. La utilización de herramientas apropiadas para evaluación de impacto nos permiten responder oportunamente a fallos y problemas que ocurren en nuestras operaciones cotidianas, anticiparnos a la solución de problemas, así como en la planificación de las necesidades de nuestra red. Si nuestra red es estable, habrá menos interrupciones, lo que se traduce en un incremento de la calidad de nuestro servicio y por ende genera confianza al usuario. Cuando conocemos los problemas en detalle, podemos conocer más el negocio y podemos elaborar planes de crecimiento oportuno, lo que afecta positivamente nuestro ROI.

Porqué es necesario monitorizar el ancho de banda y la QoS.

Si tuviéramos ancho de banda ilimitado, no tuviéramos ningún tipo de problema de retardo por escasez, todos los tipos de tráfico obtendrían sobradamente lo que necesitan para lograr su calidad y no hubiera la necesidad de establecer parámetros de QoS. Pero, como este no es el caso, nos vemos obligados a monitorear el tráfico, su tipo, el ancho de banda que ocupa y definir diferentes grados de prioridad para cada tipo de tráfico, de manera que uno resulte privilegiado sobre otro, minimizando este detrimento para que sea lo más imperceptible posible y si es muy notorio, que solamente incida sobre los tipos de tráfico donde menos nos afecte.

Motivos para gestionar las copias de seguridad en un entorno de red complejo.

Los motivos de las copias de seguridad es poder garantizar que todos los datos esenciales estén protegidos y disponibles oportunamente, para eso se debe contar con un buen sistema de respaldo automatizado. Las copias de seguridad deben ser planificadas tanto para los sistemas de información, como para los de gestión de la red integrada. Estas copias son necesarias para el control de cambios en los equipos de la red o de versiones en caso de los sistemas de información, garantizar la continuidad del negocio en caso de desastres y mitigar el “down time” si se produce algún problema.

 

Enviar comentario / 04 Feb 2014 por ezequielsosa
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