Actividad 4- TÉCNICA O HERRAMIENTA MÁS ÚTIL EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Antes de hablar delas técnicas o herramientas en la dirección de proyectos, debo decir que un proyecto es una actividad temporal para producir un servicio, producto que es único.
Podemos decir que es temporal ya que tiene un comienzo y un fin.
Decimos que es único porque es un conjunto específico de operaciones diseñadas para lograr una meta particular.
La dirección de proyectos, es la aplicación de las habilidades, del conocimiento y de las técnicas para ejecutar los proyectos en forma efectiva y eficiente. Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir mejor en su mercado.
Dentro de las principales técnicas y herramientas que podemos utilizar en la Gestión de Proyectos podemos mencionar:
El diagrama de Gantt es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto.
La ruta critica se usa para calcular los tiempos en la planificación de un proyecto.
El diagrama de evaluación del programa de revisión técnica (PERT) se usa para seguir el tiempo y los recursos necesarios para completar un objetivo, así como para mantener en perspectiva la secuencia correcta de las tareas.
Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoftpara asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

En mi experiencia considero que de las técnicas mencionadas más arriba la más completa es la de Microsoft Project, ya que es una herramienta que me ha permitido crear calendarización de rutas críticas, de cadenas críticas y metodología de eventos en cadena como graficar mi proyecto en una gráfica de Gantt.

Enviar comentario / 12 Ene 2015 por asainthilaire
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Técnica o herramienta más útil en Dirección de Proyectos (Actividad 4 Semana 2 Gestión de proyectos)

 

Un caluroso saludo a todos los lectores.

Sabemos que la dirección y gestión de proyectos es una tarea ardua y a veces complicada, pero se han inventado y desarrollado desde técnicas hasta herramientas de software complejas, que permiten facilitar y sobre todo ayudar en la toma de decisiones sobre los proyectos. En este post trataré sobre una herramienta o técnica, que a mi entender tiene bastante utilida en la dirección de proyectos : la lluvia o tormenta de ideas para la identificación de riesgos.

A pesar de ser una herramienta relativamente sencilla, es la técnica más utilizada al momento de completar el análisis de riesgos del proyecto. Una técnica que fue inventada hace 77 años por  Alex Faickney Osborn, conocida en inglés como brainstorming, que permite que el equipo de proyecto, con ayuda de un facilitador, y hasta la participación de expertos en la materia correspondiente del proyecto, generen ideas al azar sobre los riesgos que podrían afectar el proyecto, sin criticar ninguna de las ideas propuestas, e inclusive se le pide normalmente a los participantes que piensen «fuera de la caja».

Mientras más ideas se proporcionen será mejor. Se identifican las fuentes de los riesgos y se analizan durante la reunión. Luego se categorizan los riesgos, normalmente por tipo, o por el impacto que tendrían sobre el proyecto.

Es sumamente importante que en cada ronda, todos los participantes aporten una idea clara y concisa, y que estás rondan sean temporizadas para tener más control. El facilitador es el encargado de llevar el tiempo, y anotar las ideas propuesta.

Luego de terminar la sesión de la lluvia de ideas, se procede a identificar las consecuencias directas sobre el proyecto de cada una de las ideas propuestas, que normalmente afectan el cronograma representando retrasos, o el presupuesto representando sobrecostos.

Todo esto permite concretar el análisis de riesgo, y producir a su vez las estrategias de mitigación de los riesgos listados, pudiendo así de antemano evitar y mantener la salud del proyecto para que se cumplan los objetivos del mismo.

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En mi experiencia personal nunca he utilizado esta herramienta como parte del análisis de riesgos de un proyecto anterior. Me parece muy interesante que a pesar de su antigüedad esta técnica siga tan vigente, y pretendo utilizarla en un próximo proyecto que participe, ya que entiendo que la creatividad y la experiencia sumada de un grupo de personas siempre será más valiosa que la de personas individuales.

Pablo Rojas

 

Enviar comentario / 12 Ene 2015 por projas
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Herramienta mas útil en la dirección de proyectos.

Las empresas constantemente viven creando nuevos proyectos los cuales son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. Por lo tanto, éstos se usan a menudo como un medio para lograr el plan estratégico de la organización. Para el buen desempeño del proyecto este necesita ser monitoreado de alguna manera u otra; qué mejor forma sino a través de las distintas herramientas o métodos que nos ofrece la dirección de proyectos. Monitorear y controlar el proyecto es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en plan para la dirección del proyecto.

A mi entender la herramienta más útil en la dirección del proyecto y para el monitoreo del mismo es el Método PERT el cual tienen como objetivo principal determinar la duración del proyecto, entendiendo éste como una secuencia de actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las actividades tiene una duración estimada.

A través de este control podemos determinar las acciones preventivas o correctivas, o la modificación de los planes de acción y el seguimiento de los mismos para determinar si estos han permitido resolver el problema de desempeño presentado en el proyecto.

El beneficio de esta herramienta está en la definición de la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima eficiencia teniendo en cuenta todas las restricciones del proyecto. Este método nos permite asumir distintos escenarios de ocurrencia para los tiempos de duración de cada actividad.

Saludos,
DE

Enviar comentario / 11 Ene 2015 por despinal
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TÉCNICA O HERRAMIENTA MÁS ÚTIL EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS

La dirección de proyectos es una disciplina esencial para la gestión de organizaciones, esta busca aplicar a las actividades de un proyecto las técnicas o herramientas que satisfacen las expectativas de la organización.

Hoy en día existen diferentes herramientas como es la creciente gama de software diseñado para apoyar en la planeación, soporte, gestión y control de los proyectos. Cada proyecto según las necesidades que presente puede hacer uso de cada una de ellas.

En el ámbito ingenieril, área donde me desempeño, es de gran utilidad el uso de un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo llamado Microsoft Project (o MSP).

La última versión de Microsoft Project ofrece una forma potente y visualmente mejorada de administrar una amplia gama de proyectos y de programas eficazmente. Mediante una experiencia novedosa e intuitiva, esta solución proporciona las herramientas de planificación, administración y colaboración empresarial, de personas y de equipos necesarias para cumplir con los plazos de entrega cruciales o elegir los recursos adecuados para un equipo, entre otros objetivos.

Una de las principales ventajas del uso de esta herramienta es la facilidad de generar reportes del estatus actual del proyecto evaluando los parámetros de costes y plazos. Entre otras ventajas que ofrece este software están el obtener más beneficios de las inversiones tecnológicas existentes, la recuperación real de la inversión, poder colaborar y coordinar con facilidad, administrar los recursos eficazmente, mejorar constantemente los procesos, administrar el ciclo de vida del proyectos.

Dentro de las características que podemos encontrar en Microsoft Project están:

Ruta Crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma se obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y lejanos a cada actividad, o las holguras.

Diagrama de Gantt: Esta gráfica se muestra en la aplicación e ilustra la programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. La actividad crítica se muestra en rojo, las otras en azul. Las actividades que dentro de ellas tienen secundarias se muestran en negro.

Sobrecarga de Recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que pueden realizar.

Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y termino del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales trabajadas, los costes, el estado de las tareas y de los recursos.

Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea.

Control de Proyecto: cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica y el programa del proyecto como se desea, se puede salvar como línea de base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le vaya haciendo al proyecto.

 

Un Cordial saludo,

Albania González.

Enviar comentario / 11 Ene 2015 por agonzalezpaulino
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Método de valor ganado/ Control de proyectos

Desde mi experiencia profesional para mí todas las herramientas de gestión de proyectos son importantes, pues en un proceso cada herramienta necesita de otra para poder concluir  lo requerido con mayor probabilidad de éxito. Luego de esto debo expresar que me identifico y considero de vital importancia el Método de valor ganado, definido en nuestro material de la 2da semana del módulo de Gestión de proyectos como aquella herramienta que mide el rendimiento integrando de coste, plazos y alcance.
Esta herramienta de control la puedo comparar con la revisión médica de salud humana, de vital importancia para poder vivir.Pues si no sabemos de nuestras deficiencias médicas no podremos tomar medidas pudiendo morir, pero esto en frecuencias adecuadas. Con esta  analogía puedo agregar que dicho método posibilita la creación de planes de mitigación de riesgos basados en el costo real, los tiempos, y el progreso técnico del proyecto, sin esta información claro está en un tiempo adecuando el proyecto podría desde sobredimensionarse extramente hasta congelarse. Actualmente la utilizo en los proyectos que participo en  GerdauMetaldom, empresa para la cual laboro.

Enviar comentario / 11 Ene 2015 por irivas
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Técnica o herramienta más útil en Dirección de Proyectos

Saludos Distinguidos Lectores:

Técnica o herramienta más útil en Dirección de Proyectos

Toda empresa busca de manera audaz y efectiva la planeación de sus proyectos, por tal razón designan una Dirección para que se encargue de todo lo concerniente (Iniciación, Planificación, Ejecución, Control/Monitoreo, Conclusión). Dicha dirección debe hacer uso de métodos con el  fin de evaluar inversión, costos generales, actividades necesarias, tiempo de ejecución de cada actividad, periodo para dar por concluido con el proyecto, entre otros.

 

En mi opinión personal, resalto el Método PERT como el más útil. Este método es un sistema diseñado con la finalidad de proporcionar diversas informaciones para los directores exponiendo la “ruta crítica”. En todo proyecto existen actividades consideradas como críticas que deben ser realizadas para la rápida finalización del proyecto, dentro de estas actividades podemos encontrarnos con actividades críticas que se pueden retrasar, provocando un retraso en general. Por otro lado hay actividades que están fuera del camino crítico, por lo tanto tienen ciertas holguras; estas pueden empezar más tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga dentro del programa planificado. Este PERT identifica las actividades y el tiempo disponible para los retrasos y supone que el tiempo para realizar cada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por una distribución de probabilidad.

Existen software que nos ayudan a la fácil elaboración de un diagrama de PERT, entre estos tenemos Microsoft Visio que nos proporciona una plantilla donde solo debemos introducir los datos, nos permite visualizar la ruta crítica de una manera fácil de digerir.

 

Fuente: Crear diagramas PERT de Visio para planear proyectos y analizar dependencias

Enviar comentario / 11 Ene 2015 por ecasilla
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Herramientas o Técnicas mas útiles en Dirección de Proyectos

Hoy en día contamos con un sin número de herramientas para la buena gestión de proyectos, de tal modo que podemos elegir de acuerdo a nuestra necesidad. Técnicas o herramientas tales como: los paquetes de trabajo, los diagramas de Gantt, la estructura desagregada del trabajo, los diagramas de red, las redes pert/cpm, etc., constituyen recursos necesarios para completar la actividad en el menor tiempo posible y con mínimas de fallas.

En la gran mayoría de los proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programación sea difícil, pero gracias a estos métodos podemos conseguir identificar los instantes del proyecto en que cualquier restricción causará alguna dificultad y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el administrador manipule ciertas actividades para resolver estos problemas. Y esto lo podemos obtener por medio a las herramientas de gestión de proyecto.

De manera particular hay 4 herramientas que son muy útiles a la hora de realizar un proyecto y las he utilizado desde hace mucho tiempo, las cuales mencioné anteriormente y comparto brevemente su aplicación:

Diagramas de Gantt: Es un diagrama de barras horizontales en el cual la lista de actividades estarán debajo del eje vertical y las fechas se pondrán a lo largo del eje horizontal. Estas son muy utilizadas en la administración de proyectos porque no sólo son económicas y fáciles de utilizar, sino que también presentan gran volumen de información, donde el administrador puede detallar de inmediato cuáles actividades van adelantadas en la programación y cuáles están atrasadas.

Redes pert y cpm: Son herramientas de programación basadas en las redes, pueden emplearse en reemplazo de los diagramas de Gantt o junto con éstos. Son perfectos para ilustrar la secuencia de actividades que deben realizarse. Éstos indican cuáles actividades pueden ejecutarse con simultaneidad y cuáles no. Son muy buenas a la hora de tomar una decisión.

Ruta Crítica en una red: Es la que muestra la mayor trayectoria que se necesita y el mayor tiempo para recorrer la red. Además muestra el tiempo de holgura de las actividades que se encuentran en la ruta crítica y que esta da cero. También es muy útil a la hora de tomar decisiones.

Microsoft Project: Es una de las herramientas más poderosas y completas. De manera particular, creo que es excelente porque me permite tener control absoluto del proyecto.
Todas estas herramientas las usare siempre en mis trabajos y en mis proyectos.

Enviar comentario / 11 Ene 2015 por mdelgado
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Técnica o herramienta más útil en la dirección de proyectos.

Hoy en día toda organización que desee ser competitiva sin importar su naturaleza debe emprender proyectos para lograr productos y servicios que permitan satisfacer las necesidades del mercado;  “Un proyecto es un esfuerzo de carácter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio único” (Según el PMI (Project Management Institute).

Los proyectos para poder obtener resultados óptimos precisan que durante su dirección se apliquen un conjunto de conocimientos,  habilidades, técnicas y  herramientas adecuadas a las consecuentes actividades  para satisfacer los requisitos del mismo.

Existen un conjunto de amplias  e importantes herramientas que permiten  planificar, ejecutar y controlar de tal forma que podemos medir y  prevenir posibles fallas utilizando los recursos de forma  eficiente y efectiva para obtener mejores resultados.

Partiendo de los conocimientos obtenidos de mi corta experiencia en la gestión de proyectos entiendo que la herramienta más adecuada para proyectos es una combinación de las siguientes:

Método PDM:  Este método utiliza nodos para representar las actividades. Los nodos están conectados mediante flechas para mostrar las relaciones de prelación entre las actividades. Los solapes y desplazamientos entre actividades pueden ser representados en este método, indicando su duración sobre la flecha correspondiente.

 

Método PERT: Este método consiste en la  asignación de tiempos a las actividades del proyecto cuando duración de las actividades es incierta; supone que el tiempo es una variable aleatoria que lleva asociada una  distribución de probabilidad; analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.

 

Método de Valor Ganado: Este método es utilizado para medición de rendimiento en un instante de control dado; mide el coste presupuestado de la cantidad de trabajo realmente finalizado en un momento dado del proyecto.

 

Selecciono los métodos mencionados ya que  en mi experiencia personal me permite aplicarlos  en proyectos donde no tengo el tiempo exacto de cada actividad y la dirección me solicita auditoria de control aleatoria en cada etapa del proyecto y a su vez permite reducir incertidumbre.

Enviar comentario / 11 Ene 2015 por gtoribio
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Técnicas y Herramientas mas útil en la dirección de proyecto

Buenas tardes.

Inicio con las siguientes definiciones.

Proyecto : es una planificación de un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas entre si. cuya razón es alcanzar un objetivo especifico dentro de los limites establecidos.

Dirección de proyectos: se puede definir como la aplicación de conocimientos, aptitudes herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminada a satisfacer las necesidades o expectativa de una organización.

En cuanto a las técnicas puedo decir que hay varias técnicas bastante útil en dirección de proyectos, por ejemplo: GANT, PERT Y CPM. Con la que he trabajado mas es la de PERT, porque y la veo de gran utilidad porque ahí puedo ver todas las tareas de mi proyecto, el tiempo que conllevan, holgura etc. Por todo lo mencionado me inclino a esta técnica porque me permite tener un buen control en las principales variables del proyecto.

Al igual que las técnicas también existen varias herramienta que son de gran utilidad para la dirección poyecto, pero con la que mas me identifico es con Microsoft Project.

Es bueno señalar que no importa lo buena que sea la técnica o la herramienta, si el director o el responsable del proyecto no toma las decisiones oportuna después de hacer uso de ella. Estas técnicas o herramientas solo son de gran utilidad cuando el que hace uso de ella sabe interpretar cada uno de los resultados arrojados.

Concluyo diciendo que el éxito de un proyecto no depende de las técnicas o herramientas utilizadas , si no de la buena planificación, el análisis de riesgo y la decisiones tomadas por la dirección.

Saludos Cordiales.

Enviar comentario / 10 Ene 2015 por fvargas
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Técnica o Herramienta mal útil en Dirección de Proyectos

“Un proyecto es una secuencia única de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones” (Ribera, 2000).

En secuencia con la definición anterior y para garantizar la terminación del proyecto con relación a lo planificado, todo proyecto debe contar con una dirección del mismo. Dicha dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas de las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.

Dicho esto, enumero a continuación las técnicas y herramientas más útiles en la dirección de proyectos, las cuales pueden aplicarse en cualquier proyecto en la actualidad y nuestro entorno. Con el propósito de controlar las actividades, tiempos, presupuestos y demás relacionados a la terminación de un proyecto.

PERT: Técnica utilizada para programar y controlar proyectos, identifica los instantes del proyecto en que restricciones como la limitación en mano de obra y equipos puede causar problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.
Finalmente, el PERT proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en éste y su importancia en la terminación del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo.

Microsoft Project: Es una herramienta de administración de proyectos (software) diseñado para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a actividades, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
Esta herramienta utiliza métodos tales como el:

*Diagrama de Gantt: método muy usado en la dirección de proyectos para la planificación y seguimiento de actividades. Este diagrama consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.

*Ruta Crítica: método que se emplea para calcular los tiempos en la planificación de un proyecto. Se trata de un algoritmo que busca optimizar los costos a partir de la programación de las acciones.

Smailing Alcequiez

Enviar comentario / 10 Ene 2015 por salcequiez
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